Vijftig consultants in vaste dienst, verdeeld over evenzoveel opdrachten bij klanten, en elke consultant zonder lopende opdracht kost hetzelfde salaris zonder dat er iets tegenover staat. GrowMate zet opdrachten, uren, verlengingen en bezettingsgraad in één overzicht, zodat een aflopend contract wordt gezien vóórdat een consultant daadwerkelijk op de bank komt te staan.
Een detacheringsbureau verdient niet aan uren, maar aan de bezetting van mensen die het al in vaste dienst heeft. Elke consultant zonder lopende opdracht kost evenveel salaris als eentje die volledig gefactureerd wordt, en dat verschil tikt elke maand door in het resultaat. Verlengingen worden vaak laat besproken, skills van consultants staan verspreid in hoofden van projectleiders, en bezetting wordt pas achteraf in een spreadsheet opgeteld. Tegen de tijd dat een gat tussen twee opdrachten zichtbaar is, is de bank-tijd al begonnen.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw detacheringsbureau past: resourceplanning die skills en beschikbaarheid van consultants matcht met openstaande opdrachten, urenregistratie per opdracht die de klant zelf goedkeurt, automatische signalen ruim vóór een opdracht afloopt, en bezettingsgraad die je per consultant en per maand ziet in plaats van pas achteraf berekent. Onze consultants richten dit in op jouw dienstverlening en opdrachtenportefeuille, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk detacheringsbureau terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Wie precies op de bank staat en hoeveel dat kost, wordt in veel bureaus pas duidelijk bij het opstellen van de maandcijfers, terwijl elke dag zonder opdracht al vaststaande kosten heeft opgeleverd. Een dagelijks overzicht van bezettingsgraad per consultant laat een leeg gat meteen zien in plaats van pas drie weken later.
Een opdracht bij de klant loopt na een vast aantal maanden af, en zonder een tijdig signaal komt het gesprek over verlenging pas op gang als de einddatum al in zicht is, met weinig ruimte om op tijd een vervolgopdracht te vinden. Automatische signalen ruim voor het einde van elke opdracht geven de tijd om te verlengen of een consultant elders te plaatsen.
Welke consultant welke certificeringen, talen of ervaring heeft, zit vaak in het hoofd van een paar mensen, en bij een nieuwe aanvraag wordt er dan gebeld in plaats van gezocht. Een actueel skills- en beschikbaarheidsoverzicht van alle consultants maakt matching iets wat je kunt filteren in plaats van moet onthouden.
De ene klant wil een digitaal urenoverzicht per week, de andere accepteert alleen een getekend formulier aan het einde van de maand, en dat verschil per opdracht maakt facturatie foutgevoelig. Uren schrijven per project met een goedkeuringsstap die per opdracht is ingesteld, houdt die verschillen beheersbaar in plaats van dat elke opdracht een uitzondering wordt.
Een consultant die tussen twee opdrachten zit of langdurig ziek is, blijft volledig in dienst en op de loonlijst staan, zonder dat daar op dat moment omzet tegenover staat. Zicht op wie hoe lang niet-factureerbaar is, laat zien waar bijscholing of herplaatsing het snelst effect heeft.
Omdat consultants het grootste deel van hun tijd bij de klant doorbrengen, mist een interne beoordelingscyclus vaak de input van de opdrachtgever over hoe het daadwerkelijk gaat. Beoordelingen die de feedback van de klant en de eigen ontwikkelafspraken samenbrengen, geven een vollediger beeld dan een los HR-gesprek op kantoor.
Zo loopt een opdracht door GrowMate bij een detacheringsbureau met meerdere consultants:
Een klant vraagt een consultant met een bepaald profiel voor een bepaalde periode, en dat verzoek komt met tarief, looptijd en gewenste skills op één plek terecht.
Resourceplanning legt de aanvraag naast het actuele skills- en beschikbaarheidsoverzicht van alle consultants, zodat een match wordt gezocht op basis van wie er echt beschikbaar en gekwalificeerd is.
Zodra de opdracht start, schrijft de consultant zijn uren per project, en de klant keurt die goed volgens de afspraak die voor die opdracht is ingesteld.
Ruim voor het einde van de looptijd verschijnt een signaal, zodat het gesprek over verlengen of een nieuwe opdracht op tijd wordt gevoerd in plaats van in de laatste week.
Goedgekeurde uren gaan automatisch de factuur in tegen het afgesproken tarief, en daarna zie je per consultant de werkelijke loonkosten tegen de omzet, dus de echte bijdrage aan het resultaat.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Contractgegevens en eventuele onregelmatigheidstoeslagen gaan als periodeverwerking naar het salarispakket, ongeacht of een consultant op dat moment gefactureerd wordt.
Goedgekeurde uren per opdracht sluiten automatisch aan op de boekhouding, met per klant het juiste tarief en de juiste factuurfrequentie.
Opdrachtgevers zien de voortgang van hun consultant en keuren geschreven uren zelf goed, zonder telefonisch contact met de planning.
Voortgangsgesprekken en interne evaluatiemomenten synchroniseren met de agenda's van consultants en accountmanagers, ook als die grotendeels bij klanten op locatie zitten.
De GrowMate-app, ingericht voor een detacheringsbureau
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Ook bij een vast dienstverband geldt dat een gedetacheerde medewerker minstens de essentiële arbeidsvoorwaarden moet krijgen die bij de opdrachtgever gebruikelijk zijn, zoals werktijden en pauzes, tenzij daar in een cao van is afgeweken. Vastleggen welke afspraken per opdracht gelden, voorkomt dat dit pas bij een geschil wordt uitgezocht.
Werkt een consultant op de locatie van de opdrachtgever, dan is die opdrachtgever verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden ter plekke, terwijl het detacheringsbureau als werkgever verantwoordelijk blijft voor het algemene arbo-beleid en de begeleiding. Vastleggen wie welk deel van die verantwoordelijkheid draagt per opdracht voorkomt dat een incident tussen twee partijen blijft hangen.
Als werkgever moet een detacheringsbureau bij langdurig verzuim van een consultant de wettelijke re-integratiestappen en dossieropbouw volgen, ook als er op dat moment geen opdracht loopt. Verzuim en de bijbehorende stappen vastleggen per medewerker voorkomt dat een termijn uit het poortwachterstraject wordt gemist.
Functioneringsgesprekken, klantfeedback en beoordelingen van consultants bevatten persoonsgegevens die zorgvuldig en met beperkte toegang bewaard moeten worden. Rollen en rechten per gebruiker zorgen dat een projectleider bij de ene klant niet automatisch het volledige beoordelingsdossier van alle consultants ziet.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste detacheringsbureaus mee beginnen.
Dit is de kern van elk detacheringsbureau. Zonder een actueel skills- en beschikbaarheidsoverzicht blijft matching afhankelijk van wie er net aan wie denkt.
Voor het onderdeel dat direct het resultaat raakt: op tijd zien wanneer een opdracht afloopt en wie tussen twee opdrachten in zit.
Zodra de basis staat, laat dit zien of een consultant en een opdracht daadwerkelijk bijdragen aan het resultaat.
Voor grip op meerdere klanten tegelijk en het aantoonbaar op orde hebben van dossiers en toegangsrechten.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het percentage van de beschikbare uren of consultants dat op een moment daadwerkelijk aan een gefactureerde opdracht werkt.
De periode waarin een consultant in vaste dienst geen lopende opdracht heeft, ook wel bank-tijd genoemd.
Het proces waarbij de skills en beschikbaarheid van consultants worden afgezet tegen openstaande en verwachte opdrachten van klanten.
Een automatische waarschuwing ruim voordat de looptijd van een opdracht afloopt, bedoeld om op tijd over verlenging of een vervolgopdracht te praten.
Een overzicht van vaardigheden, certificeringen en ervaring per consultant, gebruikt om een aanvraag van een klant snel te matchen met de juiste persoon.
Elke opdracht krijgt een looptijd, en ruim voordat die afloopt verschijnt een signaal bij de accountmanager. Zo kun je op tijd verlengen of een nieuwe opdracht zoeken, in plaats van pas te reageren als een consultant al zonder opdracht zit.
Ja, elke consultant heeft een actueel skills- en beschikbaarheidsprofiel, en een nieuwe aanvraag van een klant wordt daar automatisch tegen afgezet. Dat maakt matching een kwestie van filteren op wie beschikbaar en gekwalificeerd is.
De eenmalige implementatie is maatwerk tegen een uurtarief van € 90. Voor resourceplanning, urenregistratie, verlengingssignalen en bezettingsrapportage zit een bureau van deze omvang meestal in het pakket Groei. Support en hosting zijn optioneel.
Ja. Consultants, lopende opdrachten en tarieven uit je huidige overzicht migreren we mee, zodat je niet met een lege planning begint. Lopende einddatums nemen we apart mee zodat er geen verlengingssignaal wordt gemist bij de overstap.
Ja, via het klantportaal keurt de opdrachtgever geschreven uren zelf goed, en die goedkeuring gaat rechtstreeks door naar de facturatie zonder dat iemand dat handmatig overneemt.
Ja, bezettingsgraad is per consultant, per team en per maand zichtbaar op één dashboard, zodat je snel ziet waar de bezetting achterblijft in plaats van dat aan het einde van het kwartaal te ontdekken.
Een ziekmelding komt binnen bij zowel de planning als het personeelsdossier, zodat duidelijk is welke opdracht daardoor mogelijk aandacht nodig heeft en de wettelijke verzuimstappen niet los van elkaar worden bijgehouden.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een detacheringsbureau.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.