Een expediteur rijdt geen kilometer zelf, maar verkoopt een zending tegen een prijs die pas klopt als je weet wat de vervoerder ervoor rekent en welke documenten het land van bestemming eist. GrowMate zet de inkoop bij vervoerders, de documenten per land en de marge per zending naast elkaar, zodat je vóór het aannemen van een zending al weet of hij loont.
Een expeditiebedrijf verkoopt geen eigen vrachtwagens, maar de regie over een zending: je koopt vervoer in bij een of meerdere vervoerders, regelt de documenten die het land van bestemming eist, en verkoopt dat geheel tegen een prijs waar je marge op maakt. Die marge staat niet vast, want de inkoopprijs bij de vervoerder verschilt per rit, per seizoen en per beschikbare laadruimte. Regel je dat in losse e-mails en een Excel per klant, dan ontdek je pas bij de facturatie of een zending nog wel iets heeft opgeleverd.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw expeditiebedrijf past: inkoop van vervoer bij meerdere vervoerders, documentbeheer per bestemmingsland, marge per zending die je al bij het aannemen ziet, en een klantportaal waar verladers hun zending zelf volgen. Onze consultants richten dit in op jouw bestemmingen en jouw vervoerdersnetwerk, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk expeditiebedrijf terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Je verkoopt een zending tegen een vaste prijs, maar wat de vervoerder er uiteindelijk voor rekent, hangt af van beschikbare laadruimte en actuele brandstofprijzen. Komt de inkoopfactuur van de vervoerder pas na levering binnen, dan weet je pas dan of er nog marge over was. Marge die je al bij het aannemen van de zending schat op basis van actuele vervoerderstarieven, voorkomt die verrassing achteraf.
Een zending naar Duitsland vraagt iets anders dan een zending naar Marokko: andere douanedocumenten, andere certificaten, soms een ander taalgebruik. Zonder vaste checklist per bestemming zoekt iedere medewerker het amper eenduidig uit. Documentchecklists per land zorgen dat niemand een verplicht document over het hoofd ziet.
Voor dezelfde zending kun je vaak bij meerdere vervoerders terecht, met verschillen in prijs, levertijd en betrouwbaarheid. Zonder een overzicht van historische tarieven en prestaties val je terug op de vervoerder die je toevallig het eerst belde. Vervoerdersvergelijking op basis van eerdere ritten laat zien wie voor deze route echt het beste aanbod doet.
Zodra een zending bij een vervoerder ligt, verdwijnt vaak het zicht erop tot de aflevering gemeld wordt. Een klant die tussentijds belt voor een update, kost je tijd die je niet aan nieuwe zendingen kunt besteden. Een klantportaal met de status van de vervoerder erin, geeft de klant dat antwoord zonder tussenkomst.
De vervoerder rekent soms een toeslag door die niet was afgesproken, of een tarief dat afwijkt van de offerte. Zonder de oorspronkelijke afspraak naast de inkoopfactuur te leggen, betaal je die factuur misschien gewoon. Inkoopcontrole die de factuur van de vervoerder afzet tegen de gemaakte afspraak, vangt dat verschil af voordat het wordt betaald.
Sommige bestemmingen kosten structureel meer aan documentafhandeling en coördinatie dan de marge op de zending oplevert, maar dat zie je niet zolang je alleen naar de totale omzet kijkt. Marge per zending en per bestemmingsland afgezet tegen de gemaakte kosten, laat zien welke routes je eigenlijk zou moeten herprijzen.
Zo loopt een zending door GrowMate bij een expediteur die vervoer inkoopt bij meerdere vervoerders:
Een aanvraag komt binnen met herkomst, bestemming en type lading. Op basis van het bestemmingsland verschijnt meteen de checklist met documenten die voor die route nodig zijn.
De zending wordt uitgezet bij een of meerdere vervoerders, met tarieven die worden vergeleken op basis van eerdere ritten en actuele beschikbaarheid. De gekozen inkoopprijs wordt meteen naast de verkoopprijs gezet, zodat de marge zichtbaar is vóór de zending vertrekt.
Vrachtbrief, douanedocumenten en eventuele certificaten worden samengesteld volgens de checklist van het bestemmingsland, met versiebeheer zodat iedereen met de laatste versie werkt.
De status van de vervoerder komt binnen in hetzelfde systeem, en de klant kan die status zelf inzien in het klantportaal in plaats van te bellen voor een update.
Na aflevering wordt de klant gefactureerd tegen de afgesproken verkoopprijs, en de inkoopfactuur van de vervoerder wordt gecontroleerd tegen de gemaakte afspraak. De werkelijke marge per zending staat daarmee vast.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Tarieven en beschikbaarheid van aangesloten vervoerders worden opgehaald zonder dat iemand ze telefonisch hoeft na te vragen bij elke nieuwe zending.
Douanedocumenten en aangiftes sluiten aan op de systemen die voor in- en uitvoer worden gebruikt, zodat gegevens niet dubbel worden ingevoerd.
Facturen aan klanten en van vervoerders in verschillende valuta sluiten automatisch aan op je boekhoudpakket, inclusief de actuele wisselkoers op de factuurdatum.
Verladers zien de status van hun zending, de documenten en de factuur op één plek, zonder dat ze daarvoor moeten bellen of mailen.
De GrowMate-app, ingericht voor een expeditiebedrijf
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Bij zendingen buiten de EU moet je de juiste HS-code, oorsprong en waarde aangeven bij de douane, anders loopt de zending vast bij de grens. Een verkeerde code kan leiden tot vertraging of een naheffing. Vaste documentchecklists per bestemmingsland verkleinen de kans dat een code of certificaat wordt vergeten.
Grotere klanten en douaneautoriteiten hechten waarde aan een AEO-status, die aantoont dat je processen rond douane en beveiliging op orde zijn. Een dossier per zending met alle documenten en controlemomenten maakt het makkelijker om bij een audit aan te tonen dat je daaraan voldoet.
Als expediteur werk je doorgaans onder de Nederlandse Expeditievoorwaarden, die je aansprakelijkheid begrenzen zolang je optreedt als tussenpersoon en niet als vervoerder. Vastgelegde afspraken per opdracht, inclusief wie welke rol vervult, voorkomen discussie achteraf over wie waarvoor verantwoordelijk was.
Ook al vervoer je zelf niet, de vervoerder die je inschakelt werkt met een CMR-vrachtbrief die aansprakelijkheid bij schade of vertraging regelt. Die vrachtbrief digitaal en gekoppeld aan de zending bewaren, scheelt tijd bij een discussie met de vervoerder of de klant.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste expediteurs en freight forwarders mee beginnen.
De kern van elk expeditiebedrijf: een zending aannemen, vervoer inkopen bij de juiste vervoerder en de vrachtbrief op orde hebben.
Voor grensoverschrijdende zendingen waar elk land zijn eigen documenten en certificaten eist.
Zodra de basis staat, wil de klant zelf kunnen zien waar zijn zending is, zonder te bellen.
Inzicht in wat een zending werkelijk heeft gekost en opgeleverd, per klant en per bestemming.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De partij die de zending daadwerkelijk rijdt of vaart, ingehuurd door de expediteur die zelf de regie voert.
De internationale goederencode die bepaalt onder welk tarief en welke regels een product de grens over gaat.
Een Europese douanecertificering die aantoont dat een bedrijf betrouwbare en veilige processen heeft in de internationale toeleveringsketen.
De standaardvoorwaarden waaronder Nederlandse expediteurs werken, met bepalingen over aansprakelijkheid als tussenpersoon.
De eenheid goederen die van herkomst naar bestemming wordt vervoerd, de basis waarop een expediteur inkoopt, factureert en marge berekent.
Voor de implementatie reken je € 90 per uur; het totaal hangt af van het aantal bestemmingslanden en vervoerderskoppelingen dat je inricht. Met inkoop van vervoer, documentbeheer en marge per zending zit je meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel.
Ja. Klantafspraken, vervoerderscontacten en veelgebruikte documentchecklists per land migreren we mee, zodat je vanaf de eerste zending in GrowMate werkt in plaats van terug te vallen op losse mappen.
Bij het aannemen van de zending wordt de verkoopprijs afgezet tegen een geschatte inkoopprijs op basis van eerdere ritten bij vergelijkbare vervoerders. Zodra de definitieve inkoopfactuur binnenkomt, wordt die schatting automatisch bijgewerkt naar de werkelijke marge.
Elk bestemmingsland heeft een eigen documentchecklist, die automatisch aan de zending wordt gekoppeld zodra de bestemming bekend is. Ontbreekt een document, dan is dat zichtbaar vóór de zending wordt vrijgegeven voor vervoer.
Ja, tarieven en prestaties van meerdere vervoerders worden per route bijgehouden, zodat je bij een nieuwe zending kunt kiezen op basis van eerdere ervaring in plaats van op wie het eerst reageert.
Ja, de status die binnenkomt vanuit de vervoerder wordt doorgezet naar het klantportaal, zodat een verlader zelf kan zien of een zending onderweg, bij de douane of afgeleverd is.
De inkoopfactuur van de vervoerder wordt naast de oorspronkelijk afgesproken prijs gelegd, zodat een afwijkende toeslag of een verkeerd tarief opvalt voordat de factuur wordt goedgekeurd.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een expeditiebedrijf.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.