Driehonderd huurders die op tijd moeten betalen, een lift die vanochtend een storing meldt, en over drie maanden een huurder die vertrekt en een opnamestaat verwacht: vastgoedbeheer draait niet op één transactie maar op honderden lopende relaties tegelijk. GrowMate houdt huurincasso, onderhoudsmeldingen, mutaties en de jaarlijkse servicekostenafrekening in één systeem bij elkaar.
Een vastgoedbeheerder verkoopt geen product, maar houdt honderden lopende huurrelaties draaiende namens een eigenaar: huur die maandelijks binnenkomt, onderhoudsmeldingen die huurders indienen zodra er iets kapot is, en een huurder die na jaren vertrekt en een opnamestaat verwacht bij de sleuteloverdracht. Aan het einde van elk jaar moet de eigenaar bovendien een sluitende servicekostenafrekening krijgen, met voorschotten die tegen de werkelijke kosten per pand zijn afgezet. Wie dat in een boekhoudpakket en een los meldingensysteem bijhoudt, ontdekt een huurachterstand of een gemiste afrekening vaak pas als een huurder of eigenaar erover belt.
GrowMate is geen vast beheerpakket, maar 439 modules waaruit je de set samenstelt die bij vastgoedbeheer past: huurincasso met automatische signalering van achterstand, onderhoudsmeldingen die rechtstreeks naar een aannemer gaan, mutaties met een digitale opnamestaat, en servicekosten die per pand worden toegerekend. Onze consultants richten het in op jouw portefeuille en jouw eigenaren, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk vastgoedbeheerder terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Bij driehonderd huurders valt een gemiste betaling niet meteen op tussen alle andere mutaties op de bankrekening. Tegen de tijd dat je het ontdekt, loopt de achterstand al een paar maanden op en is aanmanen lastiger geworden. Automatische incasso met een signaal bij een mislukte betaling laat een achterstand meteen zien in plaats van pas bij het kwartaaloverzicht.
De ene huurder belt over een lekkage, de andere stuurt een foto via WhatsApp en een derde mailt de verhuurmakelaar rechtstreeks. Zonder één ingang voor meldingen duurt het voordat duidelijk is welke aannemer erop gestuurd moet worden. Een melding die als dossier met foto, prioriteit en aannemer wordt vastgelegd, voorkomt dat een lekkage dagenlang blijft liggen.
Bij een huurderswisseling moet de staat van de woning of het pand bij intrede en vertrek vastliggen, anders ontstaat er discussie over de waarborgsom. Een opnamestaat op papier die kwijtraakt, is bij zo'n discussie geen bewijs meer. Een digitale opnamestaat met foto's en handtekening bij in- en uittrede maakt het verschil tussen een geschil en een snelle afhandeling.
Voorschotten voor gas, water, licht en onderhoud van gemeenschappelijke ruimtes moeten jaarlijks worden afgerekend tegen de werkelijke kosten per pand, binnen een wettelijke termijn. Zonder kosten die per pand zijn toegewezen, kost het reconstrueren van die afrekening weken. Kosten die per pand worden geboekt in plaats van in één grote pot, maken de jaarlijkse afrekening een kwestie van optellen in plaats van uitzoeken.
De jaarlijkse huurverhoging is aan een maximumpercentage gebonden en moet op tijd worden aangekondigd, en bij honderden contracten is dat met de hand bijna niet foutloos te doen. Een verkeerd toegepaste verhoging levert een geschil bij de huurcommissie op. Contractbeheer dat het juiste percentage en de aankondigingstermijn per contract toepast, voorkomt die fout.
Bij elke huurderswisseling gaan sleutels, toegangspassen en soms alarmcodes over, en zonder een vaste registratie is niet meer te achterhalen wie welke sleutel op welk moment heeft ontvangen. Bij een geschil over een verloren sleutel of een niet-teruggegeven pas sta je dan met lege handen. Sleutelbeheer met uitgifte en teruggave per mutatie maakt op elk moment inzichtelijk wie wat onder zich heeft.
Zo loopt een verhuurde eenheid door GrowMate, van incasso tot mutatie:
Het huurcontract met huurprijs, indexeringsmoment en servicekostenvoorschot wordt vastgelegd, en de maandelijkse incasso loopt daarna automatisch.
Een huurder meldt een storing via het portaal, met foto en omschrijving. De melding krijgt een prioriteit en gaat naar de aannemer die voor dat pand is vastgelegd.
De aannemer rondt de werkbon af met foto en eventueel gebruikt materiaal, waarna de huurder ziet dat de melding is opgelost zonder daar zelf naar te hoeven vragen.
Bij vertrek van een huurder wordt een digitale opnamestaat opgemaakt met foto's en handtekening, en worden sleutels en toegangspassen geregistreerd bij de overdracht.
Aan het einde van het jaar worden de werkelijke kosten per pand afgezet tegen de geïnde voorschotten, en gaat de afrekening automatisch naar huurder en eigenaar.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Huurincasso, servicekosten en eigenaarsafrekeningen sluiten aan op je boekhoudpakket, met een aparte administratie per eigenaar waar dat nodig is.
Automatische incasso's en de status daarvan worden dagelijks afgestemd met de bank, zodat een mislukte betaling snel zichtbaar is.
Huurders melden zelf een storing, zien de status van hun melding en vinden hun eigen huurcontract en servicekostenafrekening terug.
Eigenaren zien bezetting, huurincasso en onderhoudskosten van hun panden, zonder dat daar een apart rapport voor gemaakt hoeft te worden.
De GrowMate-app, ingericht voor een vastgoedbeheerder
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
De jaarlijkse huurverhoging is gebonden aan een wettelijk maximum en moet tijdig worden aangekondigd. Contractbeheer past het juiste percentage per contracttype toe en signaleert wanneer de aankondiging de deur uit moet.
Voorschotten voor servicekosten moeten jaarlijks binnen de wettelijke termijn worden afgerekend tegen de werkelijke kosten. Kosten die per pand zijn toegewezen, maken die afrekening controleerbaar in plaats van een schatting achteraf.
Bij vertrek van een huurder moet de waarborgsom binnen een redelijke termijn worden terugbetaald, verminderd met eventuele terechte inhoudingen op basis van de opnamestaat. Een digitale opnamestaat met foto's onderbouwt die inhouding als daar discussie over ontstaat.
Kantoorpanden moeten aan een minimale energielabel-eis voldoen om nog verhuurd te mogen worden, met enkele uitzonderingen. Het energielabel hoort bij de paneigenschappen, met een signaal als het verloopt of niet meer voldoet.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste vastgoedbeheerders mee beginnen.
Elke verhuurde eenheid begint met een huurcontract, een huurder in beeld en een incasso die vanzelf loopt.
Onderhoudsmeldingen moeten snel bij de juiste aannemer terechtkomen en een huurderswisseling moet sluitend worden vastgelegd.
Servicekosten moeten per pand kloppen en de jaarlijkse afrekening moet op tijd de deur uit.
Zodra de dagelijkse processen stabiel lopen, komen zelfbediening voor huurders en het bijhouden van huurwetgeving aan bod.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De wisseling van huurder in een verhuurde eenheid, inclusief de opnamestaat, sleuteloverdracht en eventuele afrekening van de waarborgsom.
Het proces van het maandelijks innen van de huur bij huurders, doorgaans via automatische incasso.
Kosten voor bijvoorbeeld gemeenschappelijke ruimtes, energie en onderhoud die via een voorschot worden geïnd en jaarlijks tegen de werkelijke kosten worden afgerekend.
Het rapport van de staat van een woning of pand bij in- of uittrede van een huurder, de basis voor eventuele inhoudingen op de waarborgsom.
Het bedrag dat een huurder bij aanvang van de huur stort als zekerheid, terug te betalen bij vertrek na verrekening van eventuele terechte kosten.
Zodra een automatische incasso mislukt, krijg je een signaal per huurder. Zo grijp je in bij de eerste gemiste betaling in plaats van pas bij het kwartaaloverzicht.
De huurder meldt de storing met foto via het klantportaal. De melding krijgt een prioriteit en gaat automatisch naar de aannemer die voor dat specifieke pand is vastgelegd.
Kosten voor onderhoud en gemeenschappelijke voorzieningen worden per pand geboekt, zodat de afrekening tegen de geïnde voorschotten aan het einde van het jaar een kwestie van optellen is in plaats van een reconstructie.
De implementatie wordt op maat gerekend tegen € 90 per uur, ongeacht het aantal eenheden dat je beheert. Met huurincasso, onderhoudsmeldingen en servicekostenafrekening zit een kantoor doorgaans rond pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs.
Nee, dat hoeft niet. Veel vastgoedbeheerders laten hun boekhoudpakket staan en gebruiken GrowMate voor huurincasso, onderhoudsmeldingen, mutaties en servicekosten ernaast.
Ja, het overzetten hoort bij de implementatie van een vastgoedbeheerder. Panden, huurcontracten, voorschotten en huurdergegevens uit je huidige systeem of Excel worden ingelezen, zodat je niet opnieuw hoeft te beginnen.
Met het rapportageportaal zien eigenaren bezetting, huurincasso en onderhoudskosten van hun eigen panden, zonder dat daar apart een rapport voor gemaakt hoeft te worden.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een vastgoedbeheerder.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.