Achthonderd polissen in de portefeuille, elk met een eigen prolongatiedatum, premie en provisiepercentage, en dan belt er een klant die net een waterschade heeft. Een assurantiekantoor draait niet op één transactie maar op een doorlopende relatie per polis, jaar na jaar. GrowMate houdt polis, prolongatie, schademelding en provisie bij elkaar, zonder dat je alles apart hoeft na te kijken.
Een assurantiekantoor verkoopt geen eenmalig product, maar beheert een portefeuille van polissen die elk jaar automatisch prolongeren, tenzij er iets verandert in de situatie van de klant. Ondertussen komen er schademeldingen binnen die snel opgepakt moeten worden, moet elke adviseur met het juiste Wft-diploma per productcategorie werken, en moet de provisie per polis kloppen met wat de verzekeraar uiteindelijk uitkeert. Wie dat in een polisadministratie van tien jaar oud en een los excel-bestand bijhoudt, ziet een gemiste prolongatie meestal pas als de klant zonder dekking blijkt te zitten.
GrowMate is geen vast verzekeringspakket, maar 439 modules waaruit je de set samenstelt die bij jouw portefeuille past: polisbeheer met prolongatiedata, schademeldingen die je kunt volgen tot afhandeling, provisie-inzicht per polis en per verzekeraar, en bewaking van de Wft-vakbekwaamheid van je adviseurs. Onze consultants richten het in op jouw verzekeraars en jouw manier van werken, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk assurantiekantoor terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een polis verlengt automatisch, maar de premie of de dekking is misschien al lang niet meer passend bij de situatie van de klant. Zonder een moment om daar even bij stil te staan, prolongeer je een polis die eigenlijk aangepast had moeten worden. Een prolongatiesignaal per polis geeft je de kans om de dekking te checken vóórdat de verlenging automatisch doorgaat.
Een klant meldt telefonisch een waterschade en verwacht daarna snel duidelijkheid, terwijl de melding intussen op een briefje bij een bureau ligt. Zonder een vast proces per schademelding duurt de afhandeling langer dan nodig en neemt de klanttevredenheid af. Een schademelding die als dossier met status wordt gevolgd, laat zien waar de vertraging precies zit.
Een verbouwing, een nieuw gezinslid of een uitbreiding van het bedrijf verandert wat een klant eigenlijk verzekerd zou moeten hebben, maar niemand belt daarover uit zichzelf. Bij een schade die daardoor niet gedekt blijkt, is de teleurstelling van de klant groot. Vaste contactmomenten rond levensgebeurtenissen en prolongatie houden die zorgplicht actief in plaats van afwachtend.
Verzekeraars keren provisie per polis uit, maar het handmatig controleren of dat bedrag klopt met wat er in de portefeuille staat, kost tijd die niemand ervoor heeft. Kleine afwijkingen tellen op honderden polissen flink op. Provisie-inzicht per polis en per verzekeraar maakt afwijkingen zichtbaar in plaats van dat je erop moet vertrouwen.
Voor schadeverzekeringen, zorgverzekeringen en vermogen gelden aparte Wft-diploma's, en een adviseur die zonder geldig diploma adviseert, brengt het kantoor in de problemen. Bij meerdere adviseurs en meerdere productcategorieën is dat met een spreadsheet moeilijk waterdicht te houden. Certificaatbewaking per adviseur en per productcategorie signaleert ruim voordat een diploma zijn geldigheid verliest.
Werk je met een volmacht van een verzekeraar, dan moet je aantoonbaar volgens hun acceptatie- en schaderichtlijnen werken, en bij een periodieke audit wordt dat gecontroleerd. Ontbreekt de onderbouwing in een dossier, dan levert dat bevindingen op die de relatie met de verzekeraar onder druk zetten. Een dossier waarin acceptatie en schadeafhandeling per polis herleidbaar zijn, voorkomt die onaangename verrassing.
Zo loopt een polis door GrowMate, van advies tot prolongatie:
Op basis van de situatie van de klant wordt een polis voorgesteld, digitaal geaccordeerd en toegevoegd aan de portefeuille met premie, dekking en provisieafspraak.
Elke polis staat met prolongatiedatum, premie en dekking in de portefeuille, gekoppeld aan het klantdossier en aan momenten waarop de situatie van de klant kan zijn veranderd.
Een schademelding wordt een dossier met status, van eerste melding tot afhandeling door de verzekeraar, zodat de klant op elk moment weet waar hij aan toe is.
Vóór de automatische verlenging wordt gecontroleerd of dekking en premie nog passend zijn, met een signaal als er reden is om het gesprek met de klant aan te gaan.
Provisie per polis wordt naast de uitkering van de verzekeraar gelegd, zodat afwijkingen opvallen en de omzet van de portefeuille inzichtelijk blijft.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Polisgegevens, premies en schadestatussen worden uitgewisseld met de systemen van de verzekeraars waarmee je werkt, zonder dubbele invoer.
Premie-incasso en provisieoverzichten sluiten aan op je boekhoudpakket, met de juiste verwerking per verzekeraar.
Nieuwe polissen en wijzigingen in dekking worden rechtsgeldig digitaal geaccordeerd door de klant, zonder een fysieke handtekeningronde.
Klanten melden een schade zelf online en volgen de status van de afhandeling, zonder dat daar telkens een telefoontje voor nodig is.
De GrowMate-app, ingericht voor een assurantiekantoor
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Voor schadeverzekeringen, zorgverzekeringen en vermogen gelden eigen Wft-diploma's, die periodiek met scholing actueel gehouden moeten worden. Vervaldata per adviseur en per productcategorie worden bewaakt, zodat niemand ongemerkt buiten zijn bevoegdheid adviseert.
Provisie die je per polis van een verzekeraar ontvangt, moet inzichtelijk en uitlegbaar zijn richting de klant. Provisie-inzicht per polis en per verzekeraar houdt die transparantie standaard aanwezig, in plaats van iets dat je op verzoek moet reconstrueren.
Kantoren die onder volmacht van een verzekeraar zelf polissen accepteren of schades afhandelen, moeten aantoonbaar volgens de acceptatie- en schaderichtlijnen van die verzekeraar werken. Een dossier per polis met de gevolgde stappen maakt dat bij een periodieke audit direct te controleren.
De zorgplicht stopt niet bij het afsluiten van een polis; bij wijzigingen in de situatie van de klant hoort een tussentijdse check of de dekking nog passend is. Vaste contactmomenten rond prolongatie en levensgebeurtenissen maken die doorlopende zorgplicht een vast onderdeel van het proces.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste assurantietussenpersonen mee beginnen.
Elke relatie begint met een klantdossier en een polis met premie, dekking en provisieafspraak die correct in de portefeuille staat.
Een schademelding moet gevolgd en afgehandeld worden, en klanten verwachten daar duidelijkheid over.
Premies moeten op tijd geïncasseerd worden en provisie per polis moet kloppen met wat de verzekeraar uitkeert.
Als de dagelijkse portefeuille stabiel loopt, komen vakbekwaamheidseisen en het aantoonbaar volgen van volmachtvoorwaarden aan bod.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het geheel van polissen dat een assurantiekantoor voor zijn klanten beheert, doorgaans het belangrijkste bezit van het kantoor zelf.
De jaarlijkse automatische verlenging van een polis, waarbij premie en dekking opnieuw worden vastgesteld.
De vergoeding die een verzekeraar aan het assurantiekantoor betaalt voor het afsluiten en beheren van een polis, doorgaans een percentage van de premie.
De bevoegdheid die een verzekeraar aan een kantoor geeft om namens haar polissen te accepteren of schades af te handelen, onder eigen richtlijnen.
De melding van een klant dat zich een gedekte gebeurtenis heeft voorgedaan, het startpunt van het schadeafhandelingsproces.
Vóór de automatische verlenging krijg je een signaal per polis, zodat je kunt checken of dekking en premie nog passen bij de situatie van de klant voordat de prolongatie definitief wordt.
Een schademelding wordt een dossier met status, van eerste melding tot afhandeling door de verzekeraar. De klant kan de voortgang zelf volgen via het serviceportaal, wat het aantal statustelefoontjes vermindert.
Ja. Provisie wordt gekoppeld aan de polis en de verzekeraar, zodat je kunt zien welk deel van je portefeuille het meeste oplevert en afwijkingen met wat een verzekeraar uitkeert sneller opvallen.
De implementatie wordt op maat gerekend tegen € 90 per uur, los van de provisie die je zelf per polis ontvangt. Met portefeuillebeheer, schadeafhandeling en facturatie zit een kantoor doorgaans rond pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs.
Nee, dat hoeft niet. Veel kantoren laten hun boekhouding en verzekeraarskoppelingen staan en gebruiken GrowMate voor portefeuillebeheer, schademeldingen en provisie-inzicht ernaast.
Ja, die migreren we mee bij de implementatie. Polissen, premies, prolongatiedata en klantgegevens uit je huidige systeem of Excel worden ingelezen, zodat je niet opnieuw hoeft te beginnen.
Per adviseur en per productcategorie wordt de geldigheid van diploma's en verplichte scholing bijgehouden, met een signaal ruim voordat een diploma zijn geldigheid verliest.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een assurantiekantoor.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.