Een zaak loopt soms drie jaar, van dagvaarding tot arrest, en elke zes minuten die een advocaat eraan besteedt moet uiteindelijk op de declaratie terugkomen. Tegelijk tikt voor diezelfde zaak een verjaringstermijn door die niemand mag missen. GrowMate houdt dossier, tijdschrijven, termijnbewaking en derdengelden bij elkaar, zodat het kantoor niet leunt op het geheugen van één behandelend advocaat.
Een advocatenkantoor verkoopt tijd, maar die tijd wordt vaak pas achteraf, uit het geheugen, aan een zaak toegeschreven: het telefoontje tussendoor, de e-mail 's avonds, het korte overleg op de gang. Ondertussen loopt voor diezelfde zaak een verjaringstermijn of een proceduretermijn die geen rekening houdt met drukte, vakantie of een dossier dat tijdelijk bij een andere advocaat ligt. Wie dat alleen in een agenda en een urenbriefje bijhoudt, verliest declarabele tijd en loopt het risico een termijn te missen.
GrowMate is geen vast kantoorpakket, maar 439 modules waaruit je zelf een set samenstelt: een dossier per zaak met tijdschrijven, termijnbewaking los van de waan van de dag, en een derdengeldenrekening die administratief strikt gescheiden blijft van de kantoorrekening. Onze consultants richten dat in op jouw rechtsgebieden en jouw manier van declareren, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk advocatenkantoor terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een telefoontje van tien minuten, een korte reactie op een e-mail, een overleg tussen twee zittingen door: het zijn stuk voor stuk minuten die aan een zaak toebehoren, maar die pas 's avonds of helemaal niet meer worden opgeschreven. Bij honderd zaken tegelijk is dat geen incident maar een structureel omzetlek. Tijdschrijven direct op het dossier, ook vanaf de telefoon, voorkomt dat die minuten verdwijnen voordat ze zijn genoteerd.
Verjaringstermijnen verschillen per rechtsgebied en per vordering, en een dossier dat tijdelijk bij een andere advocaat ligt, neemt die kennis niet vanzelf mee over. Wordt een termijn gemist, dan is de vordering onherstelbaar verloren en ligt de aansprakelijkheid bij het kantoor zelf. Termijnen die aan het dossier zelf hangen, in plaats van aan het geheugen van één advocaat, blijven zichtbaar bij overdracht.
Gelden van cliënten die tijdelijk op de derdengeldenrekening staan, mogen nooit vermengd raken met de eigen kantooradministratie, ook niet per ongeluk. Zonder een sluitende koppeling tussen dossier en derdengeldenrekening kost het bij een controle uren om aan te tonen dat elk bedrag bij de juiste zaak hoort. Een directe koppeling tussen mutatie en dossier maakt die scheiding op elk moment aantoonbaar.
Een zaak op basis van een toevoeging kent een eigen puntensysteem, een eigen bijdrage van de cliënt en een aparte afrekening met de Raad voor Rechtsbijstand, naast betalende zaken in hetzelfde kantoor. Loopt dat door elkaar met de reguliere urenregistratie, dan kost de jaarlijkse verantwoording onnodig veel uitzoekwerk.
Bij ziekte, vakantie of specialisatie gaat een zaak over naar een andere advocaat, en de nieuwe behandelaar moet dan reconstrueren wat er al is gebeurd, welke stukken zijn ingediend en welke termijn eraan komt. Een dossier waarin correspondentie, processtukken en termijnen overzichtelijk bij elkaar staan, maakt een overdracht een kwestie van minuten in plaats van een halve dag inlezen.
Uren die pas aan het einde van de maand worden verzameld en gecontroleerd, leiden tot declaraties die soms zes weken na het werk zelf de deur uitgaan. Cliënten die tussendoor al vragen stellen over de kosten, krijgen dan geen actueel antwoord. Wekelijkse controle van geschreven uren houdt de declaratie dicht bij het moment van het werk zelf.
Zo loopt een zaak door GrowMate, van intake tot einde van het dossier:
Bij het aannemen van de zaak wordt het rechtsgebied, de opdrachtbevestiging of toevoeging en de eerste inschatting van relevante termijnen vastgelegd. Het dossier opent meteen met de juiste structuur.
Elk contactmoment, elke processtuk en elk overleg wordt direct op het dossier geschreven, ook onderweg vanaf de telefoon, in plaats van achteraf uit het geheugen.
Verjaringstermijnen en proceduretermijnen staan gekoppeld aan het dossier zelf, met een signaal ruim voordat de termijn verstrijkt, onafhankelijk van wie de zaak op dat moment behandelt.
Brieven, e-mails en processtukken komen automatisch bij het juiste dossier terecht, zodat een overdracht aan een collega geen speurwerk in losse mappen wordt.
Geschreven uren gaan periodiek de declaratie in, met derdengelden die apart en herleidbaar per dossier worden verantwoord, gescheiden van de kantoorrekening.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Mutaties op de derdengeldenrekening worden automatisch gekoppeld aan het bijbehorende dossier, apart van de reguliere kantoorrekening.
Declaraties en de eigen kantooradministratie sluiten aan op het boekhoudpakket, zonder dat derdengelden daar tussendoor lopen.
Zittingsdata en proceduretermijnen worden twee kanten op gesynchroniseerd met de agenda, zodat een rolzitting nooit los van het dossier staat.
Cliënten zien de status van hun zaak, ingediende stukken en de opgebouwde declaratie, zonder daarvoor telkens te hoeven bellen.
De GrowMate-app, ingericht voor een advocatenkantoor
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Correspondentie tussen advocaat en cliënt valt onder het verschoningsrecht en mag niet zomaar worden ingezien door derden, ook niet binnen het eigen kantoor buiten de behandelend advocaat om. Toegang tot een dossier wordt daarom per zaak en per rol ingesteld.
Gelden van cliënten die via de derdengeldenrekening lopen, mogen nooit vermengd raken met de kantoorrekening en moeten per dossier herleidbaar zijn. Elke mutatie wordt gekoppeld aan het dossier waar het geld bij hoort, zodat die scheiding aantoonbaar blijft.
Bij bepaalde diensten, zoals het begeleiden van een bedrijfsovername of vastgoedtransactie, geldt een cliëntenonderzoek en meldplicht, terwijl procesbijstand daarvan is uitgezonderd. Vastlegging per dossiertype voorkomt dat je dit onderscheid steeds opnieuw moet uitzoeken.
Een advocaat moet jaarlijks aan een minimum aantal opleidingspunten voldoen en is verplicht verzekerd voor beroepsaansprakelijkheid. Een lopend overzicht per advocaat van gevolgde cursussen voorkomt dat een tekort pas bij de jaarlijkse controle aan het licht komt.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste advocatenkantoren mee beginnen.
Dit is de kern van elk advocatenkantoor. Zonder een dossier per zaak en direct tijdschrijven is elke declaratie achteraf giswerk.
Voor de verjaringstermijnen en proceduretermijnen die niet mogen afhangen van het geheugen van één advocaat.
Zodat geschreven uren tijdig declaraties worden en derdengelden aantoonbaar gescheiden blijven van de kantoorrekening.
Voor kantoren met meerdere advocaten waar overdracht tussen behandelaars en opleidingspunten net zo goed geregeld moeten zijn als het dossier zelf.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Een rekening waarop gelden van cliënten tijdelijk worden aangehouden, strikt gescheiden van de eigen kantoorrekening van het advocatenkantoor.
Gefinancierde rechtsbijstand die via de Raad voor Rechtsbijstand wordt toegekend aan cliënten die de kosten van rechtsbijstand niet zelf kunnen dragen.
De wettelijke termijn waarna een vordering niet meer in rechte afdwingbaar is, verschillend per rechtsgebied en type vordering.
Het recht van een advocaat om vertrouwelijke informatie van een cliënt niet prijs te geven, ook niet aan opsporingsdiensten.
De factuur voor verrichte werkzaamheden, meestal gebaseerd op geschreven uren en een afgesproken tarief per zaak.
Verjaringstermijnen worden bij intake aan het dossier gekoppeld, met een signaal ruim voordat de termijn verstrijkt. Dat signaal blijft zichtbaar voor het hele team, ook als de zaak tijdelijk bij een andere advocaat ligt.
Ja. Elke mutatie op de derdengeldenrekening wordt gekoppeld aan het dossier waar het geld bij hoort, zodat je bij een controle per dossier kunt aantonen dat er geen vermenging heeft plaatsgevonden met de kantooradministratie.
Ja. Lopende zaken met correspondentie, processtukken en toevoegingsgegevens worden bij de implementatie overgezet, zodat je niet voor elke lopende zaak opnieuw begint.
Reken op een eenmalige inrichting tegen € 90 per uur, zonder terugkerende licentiekosten per gebruiker. Een kantoor met dossierbeheer, tijdschrijven en declaratie zit doorgaans rond het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs, met support en hosting als losse keuze erbovenop.
Ja. Per zaak leg je vast of het om een toevoeging met eigen bijdrage gaat of om een reguliere opdracht, met elk hun eigen tarief- en afrekenlogica richting cliënt of de Raad voor Rechtsbijstand.
Doordat uren wekelijks worden gecontroleerd in plaats van pas aan het einde van de maand, kan de declaratie kort na het werk zelf de deur uit, in plaats van weken later.
Toegang tot een dossier wordt per rol en per zaak ingesteld, zodat correspondentie tussen advocaat en cliënt alleen zichtbaar is voor wie daadwerkelijk bij de zaak betrokken is.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een advocatenkantoor.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.