Een leerling boekt tien lessen, rijdt er acht, meldt zich twee keer niet af en vraagt dan waarom er nog geen examendatum is. Tel dat op voor vijftien instructeurs en acht lesauto's, en de planning van een rijschool wordt een puzzel die nooit stilstaat. GrowMate houdt lespakketten, instructeursrooster, lesauto's en examenaanvragen in één actueel overzicht.
Een rijschool verkoopt geen uren, maar vertrouwen: een leerling die twintig lessen koopt, wil zeker weten dat de achtste les niet wordt ingepland bij een instructeur die net is gestopt, dat de lesauto op tijd voor de deur staat en dat er op het juiste moment een examenaanvraag de deur uitgaat. Zodra het aantal resterende lessen alleen in het hoofd van de planner zit, gaat dat een keer mis: een leerling die te vroeg voor het praktijkexamen wordt aangemeld, of een pakket dat allang had moeten worden bijbesteld.
GrowMate is geen kant-en-klaar rijschoolpakket, maar 439 modules waaruit je zelf de set samenstelt die bij jouw rijschool past: lespakketten met resterende lessen, een rooster dat instructeur en lesauto tegelijk plant, CBR-examenaanvragen die op tijd de deur uitgaan en facturatie die meekijkt met wat er werkelijk gereden is. Onze consultants richten het in op jouw lessoorten en jouw instructeurs, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk rijschool terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een leerling koopt een pakket van twintig lessen, rijdt er wat in, annuleert er een paar en boekt tussendoor losse lessen bij. Zonder een teller die precies bijhoudt wat er nog open staat, wordt de balie een schatting op basis van een schriftje of een los Exceltje. Met een pakket dat automatisch afboekt per gereden les, weten leerling en balie altijd precies hoeveel lessen er nog over zijn.
Een rooster dat alleen naar de instructeur kijkt, loopt vast zodra die instructeur ziek is of de lesauto in de garage staat. Dan moet je op de ochtend zelf leerlingen gaan afbellen. Door instructeur, lesauto en leerling in één planning te koppelen, zie je meteen welke lessen risico lopen zodra er iets uitvalt, en kun je vervangen voordat de leerling er iets van merkt.
Een leerling die niet komt opdagen, kost de rijschool een volle lesuur waarin de instructeur en de auto stilstaan. Zonder een vaste regel en registratie blijft het bij mopperen aan de balie, en verdwijnt die omzet structureel. Met een no-show automatisch vastgelegd tegen het lespakket, en een annuleringsregel die in de factuur doorwerkt, wordt gemist lesuur geen verborgen verlies meer.
Een leerling te vroeg aanmelden voor het CBR-examen betekent vaak een zak, te laat betekent een leerling die wekenlang wacht terwijl hij er klaar voor is. De instructeur schat dat gevoelsmatig in, naast twintig andere leerlingen. Met de rijvaardigheid en het aantal gereden lessen per leerling in beeld, onderbouw je het moment van aanmelden in plaats van te gokken.
Als slagingscijfers alleen in het hoofd van de instructeur zitten, kun je nooit zien of een tegenvallend examenresultaat op toeval berust of op een patroon. Zonder die cijfers los je het probleem niet op, je herhaalt het. Door examenuitslagen te koppelen aan de instructeur en het aantal gereden lessen per leerling, wordt duidelijk waar bijsturen loont.
Een lesauto die naar de garage moet voor een APK of een beurt, valt vaak samen met een drukke lesweek, omdat niemand het onderhoudsmoment naast de planning legt. Dan schuif je leerlingen door op de ochtend zelf. Met onderhoudssignalen die in dezelfde agenda staan als de lessen, plan je de garage juist in een week waarin de auto toch al minder nodig is.
Zo loopt een lesweek bij een rijschool met vijftien instructeurs en acht lesauto's door GrowMate:
Bij de intake kiest de leerling een pakket lessen, vastgelegd met het aantal uren, het gewenste lesschema en bijzonderheden zoals een aangepaste lesauto. Vanaf dat moment telt elke gereden les automatisch af van het pakket, zodat balie en instructeur altijd hetzelfde resterende aantal zien.
De planning houdt rekening met de beschikbaarheid van de instructeur, welke lesauto vrij is en de wensen van de leerling voor tijdstip en lesduur. Wijzigt een instructeur zijn beschikbaarheid, dan ziet de leerling dat direct in de app en kan hij zelf een nieuw moment kiezen.
Na de les tekent de instructeur de rit af in de app: gereden tijd, behandelde onderdelen en een korte voortgangsnotitie. Bij een no-show wordt dat met één tik vastgelegd, inclusief of de annuleringsregel op deze leerling van toepassing is.
Zodra de instructeur inschat dat een leerling er klaar voor is, wordt de examenaanvraag vanuit het leerlingdossier ingediend, met het gereden aantal lessen en de voortgang als onderbouwing. De uitslag komt terug in hetzelfde dossier en telt mee in het slagingspercentage van de instructeur.
Het lespakket wordt in termijnen of in één keer gefactureerd, met automatische incasso voor leerlingen die daarvoor kiezen. Aan het eind van de maand zie je per instructeur de gereden lessen, de no-shows en het slagingspercentage naast elkaar.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Verkoopfacturen en de incasso van lespakketten sluiten aan op je boekhoudpakket, zodat de balie niet dubbel hoeft te boeken.
Termijnen van een lespakket worden automatisch geïncasseerd via een doorlopende machtiging, met een herinnering bij een mislukte afschrijving.
Instructeurs zien hun rooster ook in hun eigen Google- of Outlook-agenda, zodat een gewijzigde les niet apart per systeem bijgehouden hoeft te worden.
Leerlingen zien zelf hun resterende lessen, eerstvolgende afspraak en factuurstatus, zonder dat de balie continu de telefoon moet beantwoorden.
De GrowMate-app, ingericht voor een rijschool
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
De Wet Rijonderricht Motorrijtuigen verplicht dat alleen instructeurs met een geldige bevoegdheid praktijklessen mogen geven, en die bevoegdheid moet periodiek verlengd worden. Bij een wisselend team raakt dat met een spreadsheet snel uit het oog. Certificaatbewaking signaleert ruim van tevoren wanneer een bevoegdheid verloopt, zodat niemand achter het stuur zit zonder geldig papier.
Een examenaanvraag moet op het juiste moment de deur uit: te vroeg kost een onnodige zak, te laat een wachtende leerling. Door de voortgang per leerling centraal bij te houden in plaats van in het hoofd van de instructeur, kun je het aanvraagmoment onderbouwen en de aanvraag met de juiste gegevens direct vanuit het leerlingdossier indienen.
Een leerlingdossier bevat naast contactgegevens ook voortgangsnotities en soms gevoelige informatie over rijangst of medische beperkingen. Dat vraagt om afgeschermde toegang per rol en een bewaartermijn die niet oneindig doorloopt. Rollen en rechten regelen wie welk dossier mag inzien, en bewaartermijnen ruimen leerlingdossiers automatisch op zodra een leerling langere tijd niet meer actief is.
Een lesauto rijdt met een leerling achter het stuur en een instructeur ernaast, en dat vraagt om een aparte inzittendenverzekering en heldere afspraken over eigen risico bij schade tijdens de les. Zonder centraal overzicht van polissen en vervaldata ontdek je een gat in de dekking vaak pas na een schadegeval. Verzekeringen per lesauto centraal bijhouden voorkomt die verrassing.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste rijscholen mee beginnen.
Dit is het fundament van elke rijschool: weten wie welke lessen nog tegoed heeft, en wie daarvoor wanneer beschikbaar is. Zonder deze basis is elke andere module een laag bovenop een wankele planning.
Lesauto's en examenaanvragen zijn de twee dingen die een rijschool niet volledig zelf in de hand heeft zodra de planning al staat, en die je daarom vroeg in beeld wilt hebben.
Zodra het dagelijkse proces staat, is dit de fase waarin je grip krijgt op wat er per leerling en per pakket binnenkomt, inclusief de incasso van termijnen en losse lessen.
Met een paar maanden aan gegevens over lessen, no-shows en examens zie je voor het eerst objectief welke instructeur, welk lesschema en welke lesauto het beste presteren.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Een vooraf gekocht aantal rijlessen, vaak met een vaste prijs per les en een teller die afloopt naarmate er lessen worden gereden.
Een leerling die niet op een geboekte les verschijnt zonder tijdige afmelding, waardoor de instructeur en de lesauto het uur stilstaan.
De wettelijk verplichte bevoegdheid voor een rijinstructeur om praktijklessen te mogen geven, met een geldigheidstermijn die periodieke bijscholing vereist.
Een tussentijdse beoordeling van de rijvaardigheid, vaak gebruikt om te bepalen of een leerling al klaar is voor het praktijkexamen.
Het rijexamen bij het CBR waarbij een leerling zelfstandig rijdt onder beoordeling van een examinator, met een uitslag die direct teruggekoppeld wordt aan de rijschool.
Voor een rijschool rekenen we de inrichting af op werkelijke uren, tegen € 90 per uur. Een rijschool met lespakketten, instructeursrooster, wagenparkbeheer en facturatie zit doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn voor een rijschool een losse keuze.
Ja. Leerlingdossiers, resterende lessen per pakket en instructeursgegevens uit je huidige systeem of spreadsheet worden bij de implementatie ingelezen, zodat leerlingen niet met een leeg dossier verdergaan en de balie niet opnieuw hoeft te beginnen.
Ja, per instructeur leg je vast wanneer de bevoegdheid verloopt en wanneer nascholing nodig is. Je krijgt ruim van tevoren een signaal, zodat je niemand per ongeluk laat lesgeven zonder geldige bevoegdheid, ook niet bij een team met veel invalinstructeurs of parttimers.
Met de online afsprakenplanner ziet een leerling de beschikbaarheid van zijn eigen instructeur en boekt hij zelf een moment binnen de regels die jij instelt, zoals een minimale afzegtermijn voordat een verzetting als no-show telt en van het lespakket wordt afgeboekt.
Ja. Omdat lesauto, instructeur en leerling in dezelfde planning staan, zie je bij uitval direct welke lessen risico lopen en kun je ze verplaatsen naar een andere auto of instructeur voordat de leerling voor een dichte deur staat.
Het dashboard koppelt examenuitslagen aan de instructeur en het aantal gereden lessen per leerling, zodat je verschillen in slagingspercentage kunt onderbouwen in plaats van op gevoel bij te sturen, en gericht kunt beslissen waar extra begeleiding of bijscholing loont.
Je begint met lespakketten, rooster en wagenpark, en breidt later uit met facturatie-automatisering en dashboards. Nieuwe modules sluiten aan op dezelfde leerlingen, instructeurs en lesauto's, zonder dat je opnieuw begint met invoeren.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een rijschool.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.