Een leaseauto die na drie jaar terugkomt met een kras op de bumper, een berijder die een trekhaak liet bijplaatsen zonder dat het dossier werd bijgewerkt, en een restwaarde die daardoor niet meer klopt: in de leasebranche zit het risico in wat er tussen ondertekening en inlevering verandert. GrowMate volgt contract, wijziging en onderhoud, van aflevering tot eindafrekening.
Een leasemaatschappij verdient niet op de maandtermijn, maar op het verschil tussen wat een auto bij aanvang waard leek en wat hij bij inlevering daadwerkelijk oplevert. Een berijder die na anderhalf jaar een andere auto wil, een onderhoudsbudget dat structureel wordt overschreden doordat een auto net iets meer rijdt dan begroot, een bijtellingspercentage dat verandert zodra de samenstelling van de auto wijzigt, en een inleverschade die pas bij de veiling wordt opgemerkt: al die momenten vreten aan de marge als ze niet op het moment zelf worden vastgelegd.
GrowMate is geen kant-en-klaar leasepakket, maar 439 modules waaruit je zelf samenstelt wat bij jouw wagenpark en jouw berijders past: contractbeheer met restwaarde en looptijd, een onderhoudsbudget per auto dat meekijkt met werkelijke kosten, bijtellingsgegevens per berijder, en inleverschade die met foto's wordt vastgelegd vóór de auto de deur uitgaat. Onze consultants richten het in op jouw contractvormen en jouw berijdersregeling, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk leasemaatschappij terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Bij het afsluiten van een leasecontract wordt een restwaarde ingeschat op basis van looptijd en verwachte kilometers. Rijdt een berijder structureel meer, of komt de auto met meer schade terug dan gecalculeerd, dan ontdek je het verschil pas bij de eindafrekening. Door kilometerstand, onderhoudskosten en schademeldingen gedurende de looptijd te volgen, zie je ruim van tevoren of de werkelijke restwaarde afwijkt van de calculatie.
Elke leaseauto heeft een vast onderhoudsbudget voor de looptijd, maar zonder overzicht per voertuig valt pas bij de jaarafsluiting op welke auto's ver boven budget zitten. Met werkelijke onderhoudskosten die per auto tegen het toegekende budget worden afgezet, signaleer je een overschrijding bij de derde onderhoudsbeurt in plaats van bij de laatste.
Een berijder laat tussentijds accessoires bijplaatsen of wisselt van model, en de bijtelling die aan de salarisadministratie wordt doorgegeven klopt niet meer. Met een dossier per berijder waarin elke wijziging aan het voertuig wordt vastgelegd, blijft de bijtellingsgrondslag actueel in plaats van gebaseerd op de situatie bij aflevering.
Een berijder vraagt een andere leasetermijn, een ander kilometerpakket of een overstap naar een andere auto, en die aanpassing wordt in een los mailtje afgehandeld terwijl het contract zelf ongewijzigd blijft. Bij de eindafrekening blijkt dan dat de voorwaarden niet meer overeenkomen met wat er werkelijk is afgesproken.
Bij inlevering wijst de berijder naar normale slijtage, terwijl de leasemaatschappij een deuk of gescheurde bekleding als bovenmatige schade ziet. Zonder vastgelegde staat bij aflevering is er niets om tegen te toetsen. Een innamedossier met foto's bij aflevering en bij inlevering maakt het verschil aantoonbaar in plaats van een kwestie van wie het hardst roept.
Met honderden contracten in verschillende looptijden wordt het lastig om op tijd te zien welke auto's over twee maanden ingeleverd moeten worden en welke berijders al een vervolgvoorstel nodig hebben. Zonder tijdig signaal loopt een contract stilzwijgend door tegen oude voorwaarden, of staat een berijder ineens zonder auto.
Zo loopt een leasecontract door GrowMate, van offerte tot inleverdatum:
Looptijd, kilometerpakket, restwaarde en het onderhoudsbudget worden per contract vastgelegd en gekoppeld aan de berijder en het gekozen voertuig. Dat is het uitgangspunt waar alle latere wijzigingen tegen worden afgezet.
Onderhoudsbeurten, banden en schadeherstel worden per auto geboekt tegen het toegekende budget, zodat je per kwartaal ziet welke auto's boven de gecalculeerde kosten uitkomen.
Vraagt een berijder een andere auto, een langere looptijd of een ander kilometerpakket, dan wordt die wijziging in hetzelfde contract doorgevoerd, inclusief het effect op restwaarde en bijtelling.
De actuele cataloguswaarde en bijtellingsgrondslag per berijder gaan als periodebestand naar de salarisverwerking van de werkgever, ook als er tussentijds iets aan het voertuig is veranderd.
Bij inlevering wordt de staat van de auto vergeleken met de staat bij aflevering, gaat eventuele bovenmatige schade als factuurregel mee, en wordt de werkelijke restwaarde afgezet tegen de calculatie bij aanvang.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Bijtellingsgegevens en cataloguswaarde per berijder gaan als periodebestand naar de salarisverwerking van de werkgever, zonder handmatig overtypen bij elke wijziging.
Maandtermijnen, onderhoudskosten en eindafrekeningen sluiten aan op de boekhouding, zodat de marge per contract inzichtelijk blijft naast de reguliere administratie.
Voertuiggegevens, tenaamstelling en APK-datum worden gekoppeld aan het kenteken, zodat elk contract aansluit op een correct geregistreerd voertuig.
Onderhoudsbeurten en schadeherstel die extern worden uitgevoerd, worden met factuur en werkomschrijving teruggekoppeld naar het dossier van de betreffende auto.
De GrowMate-app, ingericht voor een leasemaatschappij
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
De bijtelling voor privégebruik van een leaseauto wordt berekend over de oorspronkelijke cataloguswaarde en het geldende bijtellingspercentage, dat mede afhangt van de CO₂-uitstoot van het voertuig. Wijzigt de samenstelling van de auto tussentijds, dan moet de grondslag die naar de werkgever van de berijder gaat kloppend blijven, anders draait de berijder op voor een verkeerde jaaropgave.
In het leasecontract staat vastgelegd wat normale slijtage is bij inlevering, welk kilometerpakket geldt en welke vergoeding hoort bij meerkilometers of vroegtijdige beëindiging. Bij een geschil over inleverschade ben je afhankelijk van wat er bij aflevering is vastgelegd, niet van een inschatting achteraf.
Leaseauto's staan doorgaans op naam van de leasemaatschappij bij de RDW, met een aparte verzekeringsdekking voor het gebruik door de berijder. Bij tussentijdse wisseling van berijder of voertuig moet die tenaamstelling en dekking meteen kloppend blijven, anders is een schadeclaim niet gedekt.
Veel leasecontracten verplichten de berijder tot onderhoud bij een erkend bedrijf binnen vaste intervallen, als voorwaarde voor de garantie op de restwaarde. Blijft die registratie achter, dan kan een leasemaatschappij bij inlevering een lagere restwaarde toepassen omdat het onderhoud niet aantoonbaar is uitgevoerd.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste lease- en fleetmaatschappijen mee beginnen.
De kern van elke leasemaatschappij: weten welk contract bij welke berijder en welk voertuig hoort, met looptijd, restwaarde en kilometerpakket vast.
Onderhoudskosten en schade bepalen samen of de restwaarde bij inlevering nog klopt met de calculatie bij aanvang van het contract.
Zodra een berijder van auto wisselt of het contract aanpast, moet de bijtellingsgrondslag daar automatisch in meebewegen, zonder losse mailwisseling.
Voor de fleetmanager bij de klant die zelf inzicht wil in kosten, contracten en aflopende termijnen zonder daarvoor te bellen.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De geschatte waarde van een leaseauto aan het einde van de looptijd, gebruikt om de maandtermijn te berekenen; het verschil met de werkelijke waarde bij inlevering bepaalt het resultaat op het contract.
Het bedrag dat bij het inkomen van een berijder wordt opgeteld voor het privégebruik van een leaseauto, berekend over de cataloguswaarde en het geldende percentage.
Een leasevorm waarbij de leasemaatschappij eigenaar blijft en naast financiering ook onderhoud, verzekering en restwaarderisico voor haar rekening neemt.
Het jaarlijkse aantal kilometers dat in de leaseprijs is inbegrepen; over- of onderschrijding bij inlevering wordt verrekend tegen een vooraf afgesproken tarief.
De vastlegging van de staat van een leaseauto bij inlevering, inclusief foto's en eventuele schadebeoordeling, gebruikt om normale slijtage te onderscheiden van bovenmatige schade.
De implementatie rekenen we op basis van een uurtarief van € 90, afhankelijk van het aantal contracten en berijders dat je beheert. Contractbeheer, restwaarde, onderhoudsbudget en bijtelling passen meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn voor een leasemaatschappij een losse keuze.
Nee. Contracten, berijders en voertuiggegevens uit je huidige systeem of spreadsheets migreren we bij de start, en veel leasemaatschappijen laten hun bestaande boekhoudpakket gewoon staan naast GrowMate.
De bijtellingsgrondslag op basis van cataloguswaarde en CO₂-uitstoot wordt per berijder bijgehouden en aangepast zodra er iets aan het voertuig verandert. De uiteindelijke verwerking in de loonstrook blijft bij de salarisadministratie van de werkgever, GrowMate levert de actuele gegevens aan.
Bij aflevering leggen we de staat van de auto vast met foto's per zijde. Bij inlevering wordt dezelfde check herhaald, en het verschil tussen beide momenten is het uitgangspunt voor de beoordeling, in lijn met wat in het leasecontract als normale slijtage is omschreven.
Ja, zo'n wijziging wordt in het bestaande contract verwerkt in plaats van als nieuw dossier, inclusief het effect op restwaarde, kilometerpakket en bijtelling vanaf de wijzigingsdatum.
Met het klantportaal ziet een fleetmanager bij de klant zijn eigen contracten, aankomende inleverdata en onderhoudskosten per auto, zonder dat daar telkens een telefoontje voor nodig is.
Ja, het onderhoudsbudget wordt per auto bijgehouden, ongeacht bij welke werkplaats of dealer het onderhoud wordt uitgevoerd. Facturen van externe partijen worden aan het juiste voertuigdossier gekoppeld.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een leasemaatschappij.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.