Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om bij de start meteen dashboards, klantportaal en uitgebreide rapportages aan te zetten naast de contractadministratie. In de leasebranche is dat voorbarig, omdat elk van die modules leunt op gegevens die pas na verloop van tijd waarde krijgen: een marge per contract zegt pas iets na de eerste onderhoudsbeurten, en een restwaardeprognose is pas bruikbaar als de kilometerstanden een aantal maanden zijn bijgehouden. Zet je alles tegelijk aan, dan kijk je in het begin naar lege schermen in plaats van naar bruikbare cijfers. Daarom richten we eerst het contract, de berijder en de kilometer- en onderhoudsregistratie in, en pas daarna de modules die daarop voortbouwen.
Eerst dus leaseovereenkomsten, contractbeheer en kilometerstanden, aangevuld met onderhoudssignalen en schaderegistratie zodra de eerste auto's op de weg zijn. Bijtelling en tussentijdse wijzigingen sluiten daarop aan zodra berijders daadwerkelijk beginnen te wisselen van auto of contractvorm. Klantportaal, marge-analyse en cashflow-dashboards komen als laatste, omdat ze pas iets laten zien als er genoeg contracten en onderhoudsdata zijn opgebouwd om op te vergelijken.
De modulesets voor een leasemaatschappij
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: contract, berijder en voertuig
De kern van elke leasemaatschappij: weten welk contract bij welke berijder en welk voertuig hoort, met looptijd, restwaarde en kilometerpakket vast.
Onderhoud, schade en restwaarde
Onderhoudskosten en schade bepalen samen of de restwaarde bij inlevering nog klopt met de calculatie bij aanvang van het contract.
Bijtelling en tussentijdse wijzigingen
Zodra een berijder van auto wisselt of het contract aanpast, moet de bijtellingsgrondslag daar automatisch in meebewegen, zonder losse mailwisseling.
Cijfers en portaal voor de wagenparkbeheerder
Voor de fleetmanager bij de klant die zelf inzicht wil in kosten, contracten en aflopende termijnen zonder daarvoor te bellen.
Wat elke module doet voor lease- en fleetmaatschappijen
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een leasemaatschappij betekent |
|---|---|---|
| Leaseovereenkomsten | Wagenpark & Materieel | Looptijd, restwaarde, kilometerpakket en inleverdatum per contract vastgelegd, gekoppeld aan berijder en voertuig als basis voor de rest van de inrichting. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Voorwaarden, tarief en verlengmomenten per leasecontract bewaakt, met signaal ruim vóór een contract stilzwijgend zou doorlopen. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Berijder, werkgever en contracthistorie op één kaart, zodat een tussentijdse wijziging altijd bij de juiste persoon en het juiste voertuig terechtkomt. |
| Kilometerstanden | Wagenpark & Materieel | Standen gedurende de looptijd bijgehouden tegen het afgesproken kilometerpakket, zodat een afwijking op de restwaarde al ruim vóór inlevering zichtbaar is. |
| APK- & onderhoudssignalen | Wagenpark & Materieel | Signalen vóór een onderhoudsbeurt of keuring verloopt, relevant omdat gemist onderhoud de garantie op de restwaarde kan aantasten. |
| Schaderegistratie | Wagenpark & Materieel | Foto's bij aflevering en inlevering, zodat bovenmatige schade te onderscheiden is van normale slijtage bij de eindafrekening. |
| Bandenbeheer | Wagenpark & Materieel | Bandenwissels en profieldiepte per auto bijgehouden als vast onderdeel van het onderhoudsbudget over de hele looptijd. |
| Wagenparkbeheer | Wagenpark & Materieel | Alle leaseauto's met berijder, contract en actuele status in één overzicht, in plaats van los per contractdossier. |
| Salariskoppeling | HR & Personeel | Bijtellingsgegevens per berijder als periodebestand naar de salarisverwerking van de werkgever, kloppend na elke tussentijdse wijziging. |
| Contractsignalen | HR & Personeel | Automatische alerts vóór een leasecontract of proefperiode van een berijder afloopt, zodat een vervolgvoorstel op tijd klaarstaat. |
| Verlengingsbeheer | Sales & Offertes | Aflopende contracten worden ruim van tevoren gesignaleerd, met de mogelijkheid om direct een verlenging of vervangend voertuig voor te stellen. |
| Prijs- & margeafspraken | Facturatie & Betalingen | Afwijkende tarieven per werkgever of vlootgrootte automatisch toegepast, zodat elke medewerker met dezelfde afspraken factureert. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | De fleetmanager bij de klant ziet zelf contracten, onderhoudskosten en aankomende inleverdata, zonder daarvoor te bellen. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Bezetting, aflopende contracten en onderhoudskosten per auto op één scherm voor het wekelijkse overleg. |
| Marge-analyse | Business Intelligence | Werkelijke restwaarde en onderhoudskosten afgezet tegen de calculatie bij aanvang, per contract en per voertuigtype. |
| Cashflow-dashboard | Business Intelligence | Instroom van maandtermijnen tegenover geplande onderhouds- en vervangingskosten, zodat je pieken in de vlootuitgaven op tijd ziet. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een leasemaatschappij, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een leasemaatschappij, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules in één keer inrichten voor ons wagenpark?
Nee. De meeste leasemaatschappijen starten met contractbeheer, kilometerstanden en onderhoudsbudget per auto. Bijtelling, klantportaal en dashboards volgen meestal in een tweede fase.
Wat als onze contractvormen afwijken van de standaardmodule?
Dan richten we de module in op jouw contractvormen, of het nu operationele lease, private lease of een gemengde vloot is. Velden en berekeningen worden aangepast aan jouw voorwaarden.
Kunnen we later uitbreiden zonder de bestaande contracten opnieuw in te voeren?
Ja, een nieuwe module bouwt voort op dezelfde contracten, berijders en voertuigen die al vastliggen. Je betaalt alleen de inrichting van de module die je toevoegt.
Is er verschil in inrichting tussen operationele lease en private lease?
De basis van contract en voertuig is gelijk, maar bij private lease richten we facturatie rechtstreeks aan de particuliere berijder in, terwijl bij operationele lease de werkgever als contractpartij en factuuradres geldt.