Tien onderaannemers op één bouwplaats, een stukadoor die moet wachten tot de elektricien klaar is, en een opdrachtgever die halverwege de bouw om een extra dakraam vraagt: dat is de dagelijkse werkelijkheid van een hoofdaannemer. GrowMate brengt calculatie, planning, meer- en minderwerk, kwaliteitsborging en termijnfacturatie samen in één systeem, ingericht op jouw bouwprojecten.
Een bouwproject draait niet op één aannemer, maar op een keten van vakmensen die na elkaar en soms tegelijk hetzelfde pand in moeten: de stukadoor kan pas verder als de elektricien zijn leidingen heeft weggewerkt, de schilder wacht op droge muren, de dakdekker heeft de steiger nodig die net is vrijgegeven. Wie dat in een Excel-planning en losse WhatsApp-groepen probeert bij te houden, ziet die conflicten vaak pas op de bouwplaats zelf. Ondertussen wordt het meerwerk dat de opdrachtgever er tussendoor bij vraagt, mondeling toegezegd en nooit teruggevonden op de eindfactuur.
GrowMate is geen kant-en-klaar bouwpakket, maar 439 modules waaruit je zelf de set samenstelt die bij jouw manier van bouwen past: calculatie en aanbesteding, planning van onderaannemers, meerwerkregistratie met foto en handtekening, het Wkb-dossier bij oplevering en termijnfacturatie per bouwfase. Onze consultants richten het in op jouw contractvorm en jouw onderaannemers, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk aannemersbedrijf terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Zodra de stukadoor een dag te laat begint, schuift de schilder een week op en staat de dakdekker voor niks op de stoep. Zonder een planning die naar afhankelijkheden tussen vakdisciplines kijkt, ontdek je die conflicten pas als de eerste onderaannemer al voor een dichte deur staat. Met de planning van onderaannemers gekoppeld aan het bouwdeel zie je vertraging vooruit in plaats van achteraf.
De opdrachtgever vraagt tijdens de bouw om een extra stopcontact, een ander type kozijn of een dakraam erbij. Het wordt toegezegd op de bouwplaats en daarna nergens opgeschreven, tot de eindafrekening niet meer klopt met wat er werkelijk is uitgevoerd. Als meerwerk direct op de bouwplaats wordt vastgelegd en door de klant afgetekend, staat het automatisch klaar als factuurregel.
Bij het inzetten van onderaannemers ben je als hoofdaannemer mede verantwoordelijk voor de afdracht van loonheffing en btw. Zonder actueel overzicht van G-rekeningen, KvK-gegevens en geldige verklaringen kom je bij een controle in de problemen, ook als de fout niet bij jou lag. Met onderaannemersdossiers die verlopen documenten signaleren, weet je dat vóór de volgende opdracht wordt uitgezet.
Onder de Wet kwaliteitsborging moet je bij oplevering een compleet consumentendossier aanleveren, met tekeningen, garanties en gegevens over installaties. Als die stukken pas aan het einde bij elkaar gezocht worden, mis je onderdelen of ontstaat vertraging in de oplevering. Door dossiervorming vanaf de start van het project op te bouwen, staat het consumentendossier al klaar wanneer de kwaliteitsborger zijn laatste controle doet.
Een verkeerd ingemeten kozijn, een stukadoor die twee keer moet terugkomen omdat de leidingen niet op tijd weggewerkt waren: dat soort faalkosten verdwijnt in de projectadministratie tot de nacalculatie laat zien dat het bouwdeel geld heeft gekost in plaats van opgeleverd. Met begrote en werkelijke uren per bouwdeel naast elkaar, zie je tijdens de bouw al waar het misgaat, niet pas na afloop.
Termijnfacturatie is gekoppeld aan bouwfases: ruwbouw, dichting, afbouw, oplevering. Loopt een fase uit doordat een onderaannemer vertraagd is, dan verstuur je toch een termijnfactuur volgens het oorspronkelijke schema, of je vergeet juist een termijn omdat niemand het overzicht bijhoudt. Met facturatie die aan de voortgang van het bouwdeel gekoppeld is, gaat de termijn pas de deur uit als de fase ook echt gereed is.
Zo loopt een bouwproject door GrowMate, van eerste calculatie tot eindafrekening:
Bij de aanbesteding of offerte bereken je het bouwproject per bouwdeel en leg je vast onder welke contractvorm gewerkt wordt, bijvoorbeeld UAV-GC. Die begroting is meteen de basis voor de nacalculatie later: wat je hier vastlegt, vergelijk je aan het einde met wat er werkelijk is besteed.
Stukadoors, schilders, elektrotechniek en dakdekkers worden ingepland op het bouwdeel waarvoor ze nodig zijn, met de afhankelijkheden tussen hun werkzaamheden zichtbaar in dezelfde planning. Verschuift een fase, dan zie je meteen welke onderaannemer daardoor ook moet opschuiven.
Tijdens de bouw houd je de voortgang per bouwdeel bij en bespreek je afwijkingen in de wekelijkse bouwvergadering. Besluiten en actiepunten uit die vergadering komen terug bij het bouwdeel zelf, zodat ze niet alleen in een los verslag blijven staan.
Wijzigingen die de opdrachtgever tijdens de bouw vraagt, worden op de bouwplaats vastgelegd met foto en handtekening en gaan pas als extra werk mee als ze zijn goedgekeurd. Minderwerk wordt op dezelfde manier verrekend, zodat de eindafrekening klopt met wat werkelijk is gebouwd.
Bij oplevering rondt de kwaliteitsborger zijn laatste controle af en overhandig je het consumentendossier aan de opdrachtgever. De laatste termijnfactuur gaat de deur uit en de nacalculatie laat zien wat elk bouwdeel werkelijk heeft gekost tegenover wat er begroot was.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Termijnfacturen en de eindafrekening sluiten aan op je boekhoudpakket, inclusief e-facturatie voor opdrachtgevers die dat als eis stellen bij grotere bouwprojecten.
Contracten, meerwerkopdrachten en het consumentendossier laat je rechtsgeldig ondertekenen door opdrachtgever en onderaannemer, zonder printer op de bouwplaats.
Bouwvergaderingen en opleverdata synchroniseren met de agenda's van projectleider, uitvoerder en onderaannemers, zodat iedereen dezelfde planning ziet.
Betalingen van opdrachtgevers en afdrachten naar G-rekeningen van onderaannemers worden automatisch herkend en gematcht met de bijbehorende termijnfactuur.
De GrowMate-app, ingericht voor een aannemersbedrijf
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Onder de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen toetst een onafhankelijke kwaliteitsborger tijdens de bouw of je bouwwerk aan de voorschriften voldoet, los van de gemeente. Bij oplevering lever je een consumentendossier aan met tekeningen, garanties en gegevens over de gebruikte materialen en installaties. Dossiervorming die vanaf de start meeloopt met het project voorkomt dat je dit aan het einde in tijdnood moet samenstellen.
De contractvorm bepaalt wie waarvoor verantwoordelijk is: onder de klassieke UAV lever je uitvoering op basis van een bestek van de opdrachtgever, onder UAV-GC neem je ook ontwerp en coördinatie van onderaannemers voor je rekening. Welke vorm je hanteert, bepaalt hoe je risico's, meerwerk en oplevering vastlegt en verantwoordt richting de opdrachtgever.
Zet je onderaannemers in, dan ben je als hoofdaannemer mede aansprakelijk voor de afdracht van loonheffing en btw over hun werk. Een deel van de factuur stort je daarom op de geblokkeerde G-rekening van de onderaannemer. Actuele KvK-gegevens, verklaringen en G-rekeningnummers per onderaannemer voorkomen dat je bij een controle zelf voor die afdracht moet opdraaien.
Bij het inzetten van onderaannemers op dezelfde bouwplaats moet je kunnen aantonen dat iedereen veilig werkt volgens VCA, en bij grotere projecten vaak VCA**. Voor eigen personeel gelden daarnaast de loonschalen en arbeidsvoorwaarden uit de CAO Bouw & Infra. Certificaten en contractafspraken die per medewerker en onderaannemer bewaakt worden, voorkomen verrassingen bij een audit of een ongeval.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste aannemers en bouwbedrijven mee beginnen.
Dit is waar elk bouwproject mee begint: de calculatie, de contractvorm en de onderaannemers die je daarop inplant. Zonder deze basis blijft coördinatie tussen vakdisciplines op de bouwplaats improviseren.
Voor de fase waarin het er echt op aankomt: onderaannemers zijn ingepland, meerwerk wordt onderweg gevraagd en de kwaliteit moet aantoonbaar zijn richting de kwaliteitsborger en de opdrachtgever.
Alles wat is uitgevoerd ook daadwerkelijk factureren, per bouwfase en per bouwdeel zien of het project nog rendeert in plaats van dat pas bij de jaarrekening te ontdekken.
Voor de verantwoording die niet stopt bij de sleuteloverdracht: het Wkb-dossier, VCA-bewijs, certificaten van je mensen en de garantietermijnen die daarna nog jarenlang doorlopen.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het dossier dat een hoofdaannemer bij oplevering aan de particuliere opdrachtgever moet overhandigen onder de Wkb: tekeningen, garantiebewijzen en gegevens over gebruikte materialen en installaties.
De onafhankelijke partij die onder de Wkb tijdens de bouw toetst of een bouwwerk aan de bouwtechnische voorschriften voldoet, los van de aannemer en de gemeente.
Contractvorm waarbij de aannemer naast de uitvoering ook het ontwerp en de coördinatie van onderaannemers voor zijn rekening neemt, met een eigen risicoverdeling ten opzichte van de klassieke UAV.
Kosten die ontstaan door fouten, herstelwerk of slechte afstemming tussen onderaannemers op de bouwplaats, vaak pas zichtbaar bij de nacalculatie.
Geblokkeerde bankrekening waarop een hoofdaannemer een deel van de factuur van een onderaannemer stort, ter dekking van loonheffing en btw bij ketenaansprakelijkheid.
De implementatie wordt eenmalig uitgevoerd tegen € 90 per uur, met een offerte die is afgestemd op het aantal onderaannemers en bouwprocessen dat je wilt ontsluiten. Een aannemersbedrijf met projectplanning, onderaannemerscoördinatie, meerwerkregistratie en termijnfacturatie zit doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel, je betaalt alleen wat je afneemt.
Ja. Veel aannemersbedrijven houden hun boekhoudpakket en koppelen dat aan GrowMate voor projectplanning, onderaannemers, meerwerk en termijnfacturatie. Wil je de financiële administratie op termijn ook overzetten, dan kan dat modulair, zonder dat je in één keer alles hoeft om te zetten.
Die migreren we mee bij de implementatie. Projectlijsten, calculaties, contactgegevens van onderaannemers en lopende contracten worden ingelezen, zodat je niet met een lege administratie begint terwijl er nog projecten in uitvoering zijn.
Ja. Documenten, tekeningen, garanties en gegevens over installaties die je gedurende het project vastlegt, bouwen automatisch mee aan het consumentendossier, zodat je bij oplevering niet alsnog alles bij elkaar hoeft te zoeken. De uiteindelijke beoordeling blijft aan de kwaliteitsborger.
Onderaannemers krijgen toegang tot hun eigen bouwdeel: werkbonnen invullen, meerwerk melden met foto, of alleen hun planning inzien, afhankelijk van wat je ze wilt geven. Je bepaalt zelf hoeveel toegang elke partij krijgt tot je bouwproject.
Ja. De mobiele app werkt offline: werkbonnen, foto's en uren worden lokaal opgeslagen en gesynchroniseerd zodra er weer verbinding is, bijvoorbeeld terug in de bouwkeet of onderweg naar het volgende project.
Ja. Per project leg je vast onder welke contractvorm gewerkt wordt en welke afspraken daarbij horen, van verantwoordelijkheid voor ontwerp tot oplevertermijnen. Dat heeft geen invloed op hoe je onderaannemers plant of meerwerk registreert, dat proces blijft hetzelfde.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een aannemersbedrijf.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.