Software voor schildersbedrijven

software voor schildersbedrijven

Waarom standaardsoftware zelden past bij een schildersbedrijf

Een schilderofferte wordt gemaakt op basis van vierkante meters en een verfsysteem, maar wat een muur of kozijn werkelijk nodig heeft, blijkt vaak pas als de ladder al staat: meer plamuurwerk dan gedacht, een raamkozijn met houtrot, een gevel die drie in plaats van twee lagen vraagt. Diezelfde onzekerheid geldt voor de planning zelf: buitenschilderwerk kan niet doorgaan bij regen of vorst, en een ploeg die daardoor stilvalt, moet ergens anders inzetbaar zijn. Wie dat bijhoudt in agendaatjes en losse offertesjablonen, ziet de marge op een project pas achteraf, als bijsturen al te laat is.

GrowMate is geen pakket dat je krijgt zoals het wordt opgeleverd: uit 439 modules stel je de combinatie samen die bij jouw manier van werken past. Calculatie per m² met het gekozen verfsysteem, een planning die rekening houdt met weer en ploegbezetting, kleur- en RAL-vastlegging per object, en een meerjarenonderhoudsplan voor VvE's en woningcorporaties die jaren vooruit plannen welk blok aan de beurt is. Onze consultants richten dat in op jouw verfsystemen en jouw contracten, en dat staat binnen één tot drie weken.

De praktijk

Waar het misgaat bij schildersbedrijven

Zes knelpunten die we bij vrijwel elk schildersbedrijf terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.

Calculatie die afwijkt van de praktijk

Een offerte wordt gemaakt op basis van een schouw van een paar uur, maar pas als de steiger staat blijkt hoeveel plamuurwerk een gevel echt nodig heeft of dat een kozijn houtrot heeft dat eerst hersteld moet worden. Dat extra werk wordt vaak wel uitgevoerd, maar niet altijd apart vastgelegd en doorberekend. Als meerwerk direct op het project wordt geregistreerd, tegenover de oorspronkelijke calculatie, zie je per project of de nacalculatie nog klopt in plaats van pas bij de jaarcijfers.

Weer bepaalt of een laag kan drogen

Buitenschilderwerk kan niet zomaar doorgaan: bij regen, te lage temperaturen of te hoge luchtvochtigheid hecht een laag verf niet goed en moet het werk verschuiven. Staat de planning van een ploeg vast in een los schema, dan kost herplannen tijd en raakt de volgorde van objecten door elkaar. Met een planning die per project laat zien in welke fase het zit, schuif je een buitenklus door en zet je de ploeg tijdelijk op een binnenobject zonder dat er een dag verloren gaat.

Meerjarenonderhoud dat uit het zicht raakt

Bij een VvE of woningcorporatie schilder je niet één keer, maar volgens een meerjarenonderhoudsplan waarin per bouwblok vastligt wanneer het weer aan de beurt is. Staat dat in een los bestand naast je eigen planning, dan mis je het moment waarop een blok voorbereid moet worden of loop je een contractverlenging mis. Met de onderhoudsplanning gekoppeld aan je projectplanning zie je per opdrachtgever welk blok dit jaar en welk blok over drie jaar aan de beurt is.

Kleur- en verfsysteemkeuzes die kwijtraken

Een opdrachtgever kiest een RAL-kleur, een glansgraad en een aantal lagen, en jaren later bij het volgende onderhoudsmoment weet niemand meer precies welk verfsysteem er destijds is gebruikt. Dat levert discussie op met de klant en risico op een verkeerde kleurmatch bij bijwerken. Door kleur, RAL-code, glansgraad en verfsysteem per object vast te leggen, weet de volgende ploeg precies wat er nodig is, ook jaren later.

Ploegen die door de week over objecten heen springen

Een ploeg werkt maandag aan een gevel in de ene plaats en woensdag aan een binnenklus ergens anders, met tussendoor een spoedklus die ertussen gepropt moet worden. Zonder actueel overzicht van wie waar met welk verfsysteem aan het werk is, ontstaat er dubbele planning of staat een ploeg zonder het juiste materiaal op locatie. Een planning die bezetting, materiaal en projectfase samen toont, voorkomt dat soort misverstanden voordat de ploeg al onderweg is.

Verfverbruik dat de marge opeet

De calculatie gaat uit van een bepaald aantal liters per vierkante meter en een laagdikte, maar op locatie wordt vaak meer verf gebruikt dan begroot, zeker op een ruwe of poreuze ondergrond. Zonder registratie van het werkelijke verbruik per project blijft dat verschil onzichtbaar tot de jaarcijfers. Verfverbruik en uren tegenover de calculatie per project geven binnen een paar weken al een signaal welk type object of welke ondergrond structureel duurder uitpakt dan begroot.

Zo werkt het

Van planning tot factuur, in één keten

Zo loopt een schilderproject bij een schildersbedrijf van schouw tot factuur:

Schouw en opname ter plaatse

Voor de offerte wordt de ondergrond opgenomen: conditie van het houtwerk, aanwezigheid van vocht of houtrot, en het aantal vierkante meters te schilderen oppervlak per gevel of ruimte. Deze opname is meteen de basis voor de calculatie en voor het werkprogramma dat de ploeg later op locatie gebruikt.

Offerte met verfsysteem en kleuradvies

De offerte wordt opgebouwd per m² oppervlak, met het gekozen verfsysteem, het aantal lagen, de RAL-kleur en de glansgraad vastgelegd per gevel of ruimte. Bij VvE's en corporaties wordt deze meteen gekoppeld aan het meerjarenonderhoudsplan, zodat duidelijk is in welk jaar dit blok aan de beurt is.

Materiaal bestellen bij de groothandel

Op basis van de calculatie wordt de benodigde verf, in de juiste kleur en het juiste systeem, besteld bij de verfgroothandel. Signalen bij lage voorraad voorkomen dat een ploeg op locatie staat zonder de juiste kleur of hoeveelheid, en spreiden de inkoop over de projecten die eraan komen.

Uitvoering per ploeg met voortgang

De ploeg werkt het project af volgens het werkprogramma: ondergrondvoorbereiding, plamuurwerk en houtrotherstel waar nodig, en de aangebrachte lagen. Voortgang, gewerkte uren en eventueel geconstateerd meerwerk worden op locatie vastgelegd, zodat de planning van de volgende dagen daarop kan worden afgestemd.

Oplevering, facturatie en planupdate

Bij oplevering worden foto's gemaakt en wordt het gebruikte verfsysteem met kleur en glansgraad vastgelegd voor het volgende onderhoudsmoment. De factuur volgt op basis van de werkelijke uren en het goedgekeurde meerwerk, en bij VvE's en corporaties wordt het blok bijgewerkt in het meerjarenonderhoudsplan voor de volgende ronde.

Op locatie

Wat je mensen buiten de deur op hun telefoon zien

De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.

Boekhoudkoppeling
Verkoopfacturen en de goedgekeurde uren per project sluiten aan op je boekhoudpakket, zodat de administratie niet twee keer hetzelfde bedrag hoeft in te voeren.
Weerdata bij de planning
Actuele en verwachte neerslag en temperatuur naast de planning maken zichtbaar welk buitenproject deze week wel of niet door kan gaan, zodat je op tijd kunt omschakelen naar een binnenklus.
Klantportaal voor opdrachtgevers
VvE-besturen en facilitair beheerders van corporaties zien zelf de status van hun project, de opleverfoto's en waar hun blok in het meerjarenonderhoudsplan staat.
Agenda-synchronisatie
De planning van een ploeg komt terug in de eigen agenda van de medewerker, inclusief adres, contactpersoon en het verfsysteem dat die dag nodig is.

De GrowMate-app, ingericht voor een schildersbedrijf

Regels & verantwoording

De eisen die specifiek voor jouw branche gelden

Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.

OnderhoudNL

OnderhoudNL is de brancheorganisatie voor de schilders- en onderhoudsbranche en stelt eisen aan de manier waarop leden hun werk uitvoeren en vastleggen, bijvoorbeeld rond verfsystemen en werkprogramma's. Met werkprogramma's, verfsysteemkeuzes en opleverfoto's per project vastgelegd in hetzelfde systeem als de planning, bouw je die onderbouwing automatisch op tijdens het werk zelf, in plaats van er achteraf een dossier van te maken.

Cao voor het Schilders-, Afwerkings- en Glaszetbedrijf

Toeslagen, reisurenvergoeding en de arbeidsvoorwaarden uit de cao voor de schilders- en afwerkingsbranche zijn met een handvol ploegen die verspreid over meerdere objecten werken lastig handmatig bij te houden. Urenregistratie per project en per medewerker met de juiste toeslagen erin verwerkt, levert een exportbestand op voor de salarisverwerking zonder dat er apart wordt nagerekend.

VCA

Zodra een ploeg schilderwerk uitvoert op een bouwplaats van een aannemer of op een industrieel terrein, wordt vaak een geldig VCA-certificaat per medewerker geëist voordat er toegang wordt verleend. Certificaatbewaking met signalen ruim vóór de vervaldatum voorkomt dat een medewerker op de ochtend zelf blijkt te zijn verlopen en de ploeg alsnog met een man te weinig moet beginnen.

Wkb en het consumentendossier

Bij schilderwerk dat onder de Wet kwaliteitsborging valt, moet een aannemer of hoofdaannemer een consumentendossier kunnen overleggen met de uitgevoerde werkzaamheden, gebruikte materialen en opleverpunten. Doordat werkprogramma, verfsysteem, opleverfoto's en meerwerk al per project zijn vastgelegd, is dat dossier grotendeels al onderweg opgebouwd in plaats van achteraf samengeraapt.

Modules

Het pakket dat wij een schildersbedrijf adviseren

Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste schildersbedrijven mee beginnen.

Basis: calculatie, planning en ploegenuren

Dit is de kern die ieder schildersbedrijf vanaf dag één nodig heeft: een project met m²-calculatie, een planning die rekening houdt met weer en ploegbezetting, en uren en voortgang die op locatie worden vastgelegd in plaats van achteraf gereconstrueerd.

Bouw & installatieProjectplanningUren op projectenWerkbonnen-appFoto- & handtekeningregistratie

Materiaal en voorraad

Verf, kleuren en verbruik per m² vormen de grootste onzekere factor in de calculatie. Met voorraad, tijdige bestelsignalen en een vaste checklist voor de ondergrondvoorbereiding zie je sneller of een project qua materiaal en uren nog klopt met de begroting.

Realtime voorraadniveausAutomatische inkoopvoorstellenChecklists ter plaatseNacalculatie projecten

Geld: facturatie en marge

Meerwerk zoals houtrotherstel wordt vaak wel uitgevoerd maar niet altijd gefactureerd, en de marge per project blijft daardoor onzichtbaar tot de jaarafsluiting. Met meerwerk, facturatie en projectmarge in hetzelfde overzicht stuur je per project bij in plaats van achteraf te concluderen dat het is misgelopen.

TermijnfacturatieMeerwerkregistratieProjectwinstgevendheidRealtime dashboardsContractbeheer

Personeel en compliance

Ploegen die verspreid over meerdere objecten werken, hebben een planning nodig die rekening houdt met beschikbaarheid, cao-afspraken en geldige VCA-certificaten. Personeelsdossiers en verzuimregistratie zorgen dat vervanging bij ziekte geen improvisatie op de ochtend zelf meer is.

RoosterplanningCertificaatbewakingPersoneelsdossiersVerzuimregistratie

Alle modules voor schildersbedrijven

Vakjargon

Wij spreken de taal van je sector

Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.

Verfsysteem

De combinatie van grondlaag, tussenlaag en aflaag die samen bepalen hoe lang een verflaag meegaat. Welk systeem nodig is, hangt af van de ondergrond en de conditie van het hout of metselwerk.

Laagdikte

De dikte van een aangebrachte verflaag, meestal uitgedrukt in micrometers. Te dun aangebracht slijt sneller, te dik verbruikt meer verf dan begroot en kan tot scheurvorming leiden.

MJOP

Meerjarenonderhoudsplan: het overzicht waarin een VvE of woningcorporatie per bouwblok vastlegt in welk jaar onderhoud, waaronder schilderwerk, gepland staat.

RAL-kleur

Een gestandaardiseerde kleurcode uit het RAL-systeem, gebruikt om een specifieke kleur verf eenduidig vast te leggen zodat die jaren later exact herhaald kan worden.

Houtrotherstel

Het repareren of vervangen van aangetast houtwerk vóórdat er geschilderd kan worden, vaak pas zichtbaar zodra de oude verflaag is weggehaald en dus lastig vooraf te calculeren.

Veelgestelde vragen

Vragen van schildersbedrijven

Kan GrowMate rekenen met vierkante meters en verfsystemen?

Ja. De calculatie van een project gaat uit van m² oppervlak, het gekozen verfsysteem en het aantal lagen, en je kunt zelf vastleggen hoeveel liter verf per m² en per laagdikte je normaal rekent. Werkelijk verbruik leg je per project vast, zodat je calculatienormen kunt bijstellen op basis van wat er echt gebeurt, per type ondergrond.

Wat kost GrowMate voor een schildersbedrijf van onze omvang?

De eenmalige implementatie werkt op basis van € 90 per uur. Voor een schildersbedrijf met projectplanning, mobiele urenregistratie, materiaalbeheer en facturatie zit je meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs voor circa 140 uur. Support en hosting zijn optioneel; je mag ook alleen de implementatie afnemen en daarna zelf beheren.

We werken nu met een boekhoudpakket en een los planbord. Moeten we dat weggooien?

Nee. Veel schildersbedrijven laten de boekhouding staan en gebruiken GrowMate voor calculatie, planning, mobiele urenregistratie en materiaal, met een koppeling naar het boekhoudpakket. Het losse planbord vervalt meestal wel, omdat de planning dan rekening kan houden met weer, ploegbezetting en projectfase in plaats van los te staan van de rest.

Kan het meerjarenonderhoudsplan van onze VvE-klanten erin?

Ja. Per opdrachtgever leg je vast welk bouwblok in welk jaar aan de beurt is voor onderhoud, gekoppeld aan het contract en het eerder gebruikte verfsysteem per object. Zo zie je niet alleen je eigen planning voor komende weken, maar ook welke blokken de komende jaren voorbereid moeten worden.

Hoe gaat GrowMate om met weersinvloed op buitenschilderwerk?

De planning toont per project of het om binnen- of buitenwerk gaat en in welke fase het zit, zodat je bij een weersvoorspelling met regen of vorst snel kunt zien welke ploegen omgeschakeld kunnen worden naar een binnenklus. De koppeling met weerdata is een van de opties die we bij de implementatie meenemen.

Kan GrowMate helpen met het consumentendossier onder de Wkb?

De onderdelen die daarvoor nodig zijn, zoals het gebruikte verfsysteem, opleverfoto's, geconstateerd en verholpen houtrot en het uiteindelijke meerwerk, worden al per project vastgelegd tijdens het werk. Daarmee is een dossier grotendeels al opgebouwd op het moment dat je het moet overleggen, in plaats van dat je het achteraf samenstelt.

Onze medewerkers werken op wisselende objecten. Werkt de app ook zonder wifi op locatie?

Ja. De app werkt offline: een ploeg klokt in, registreert voortgang en meerwerk en maakt foto's ook zonder verbinding, en alles synchroniseert zodra er weer bereik is. Handig bij nieuwbouwlocaties of afgelegen objecten waar nog geen wifi hangt.

Aanverwante sectoren

Werk je ook in deze branches?

Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een schildersbedrijf.

Stukadoorsbedrijven Kozijnen- en gevelbedrijven Isolatiebedrijven Timmerbedrijven Aannemers en bouwbedrijven Glaszetters en glasbedrijven

Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren