Een set speakers, een lichttafel en negen kabels gaan vrijdag de deur uit voor een event en moeten maandag compleet en onbeschadigd terug de kast in, terwijl diezelfde set voor het volgende weekend alweer voor een andere klant staat gereserveerd. GrowMate houdt bij wat eruit gaat, wat terug moet komen en of dat ook echt klopt.
Een AV-verhuurbedrijf verdient niet aan het bezit van apparatuur, maar aan hoe vaak diezelfde set de deur uit en weer terug kan zonder dat er iets tussen zit. In het hoogseizoen wordt een populaire lichtset soms voor drie weekends achter elkaar aangevraagd, en zonder een sluitend overzicht van wat al gereserveerd staat, ontdek je een dubbele boeking pas als twee klanten dezelfde zaterdag bellen. Komt materiaal terug, dan moet je razendsnel checken of alles er nog is: een missende XLR-kabel of een gedeukte flightcase kost je bij de volgende verhuring net zo goed geld als een kapot apparaat.
GrowMate is geen kaartenbak met verhuurbonnen, maar 439 modules waaruit je zelf een set samenstelt: voorraad die je per periode reserveert zodat een dubbele boeking niet meer voorkomt, uitgifte en retour die je scant in plaats van aftekent op papier, schade en ontbrekende onderdelen die je direct aan de verhuring koppelt, en keuringen die op tijd een signaal geven. Onze consultants richten dat in op jouw assortiment, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk AV-verhuurbedrijf terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
In het festival- en trouwseizoen wordt dezelfde populaire lichtset soms voor twee verschillende weekends tegelijk toegezegd, omdat de ene verhuring in een agenda staat en de andere in het hoofd van een collega. Materiaal dat je per periode reserveert in één centraal systeem, in plaats van los per verhuring bij te houden, laat een botsing meteen zien op het moment dat je een nieuwe order aanmaakt.
Een flightcase komt maandagochtend terug met alle apparatuur erin, maar een van de drie microfoons ontbreekt en niemand controleert dat voordat de volgende klant de set meeneemt. Uitgifte en retour die je per item afvinkt bij het scannen, in plaats van in bulk 'compleet' aftekenen, laat een ontbrekend onderdeel meteen zien bij de check-in.
Een verhuurset bestaat voor een groot deel uit kabels, adapters en accessoires die zelden apart geteld worden, en die geleidelijk kwijtraken zonder dat één verhuring daar de schuld van lijkt te zijn. Kleine onderdelen als los te tellen item registreren, in plaats van als vanzelfsprekend onderdeel van de set, maakt zichtbaar waar de sluiproute in je voorraad zit.
Elektrisch materieel moet periodiek gekeurd worden, maar tussen de drukte van uitgaande en binnenkomende verhuringen door wordt een vervallen keuringsdatum makkelijk over het hoofd gezien. Een keuringsdatum die aan elk item hangt, met een signaal ruim van tevoren, voorkomt dat je materieel verhuurt dat eigenlijk eerst gekeurd had moeten worden.
Bij de ene klant wordt een borg gevraagd en bij de andere niet, afhankelijk van wie de order op dat moment aanmaakt en hoeveel haast er is. Zonder een vaste regel per type materiaal ontstaat bij schade discussie over wat er eigenlijk was afgesproken. Een borgbedrag dat automatisch aan het type verhuring hangt, maakt die afspraak voor elke klant hetzelfde.
Een gedeukte speakerkast of een kapotte connector wordt bij de retour niet meteen opgemerkt, en pas de volgende klant meldt dat er iets niet in orde is. Schade die je direct bij de retour van een verhuring registreert, met foto en omschrijving, koppelt het probleem aan de juiste huurder in plaats van aan de verkeerde.
Zo loopt een verhuring door GrowMate, van reservering tot retour:
Een verhuring wordt vastgelegd met de gewenste periode, en het materiaal wordt voor die dagen gereserveerd, zodat het niet nog een keer aan een andere klant kan worden toegezegd.
Bij het ophalen of leveren wordt elk item, van speaker tot losse kabel, gescand en aan de verhuring gekoppeld, in plaats van in bulk als één set afgetekend.
Tijdens de verhuurperiode staat in één oogopslag welke items bij welke klant zijn, handig bij een spoedvraag over vervangend materiaal.
Bij terugkomst wordt elk item opnieuw gescand, zodat een ontbrekend onderdeel of zichtbare schade direct aan deze verhuring wordt gekoppeld in plaats van pas bij de volgende klant te blijken.
Is alles compleet en onbeschadigd, dan wordt de borg vrijgegeven en de huurfactuur afgerond; is er schade, dan wordt die automatisch verrekend voordat de borg wordt terugbetaald.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Huurfacturen, borgverrekening en eventuele schadekosten sluiten aan op je boekhoudpakket, zonder een verhuring dubbel in te voeren.
Een borg wordt bij het boeken direct via een betaallink vastgezet, in plaats van dat je contant geld op locatie moet regelen.
Uitgifte en retour van elk item worden gescand met dezelfde scanner die je al in het magazijn gebruikt, zonder aparte handmatige lijstjes.
Leveringen en ophalingen van materiaal bij events worden gepland langs de venstertijden van de locatie, gekoppeld aan de betreffende verhuring.
De GrowMate-app, ingericht voor een AV-verhuurbedrijf
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Elektrisch verhuurmaterieel moet periodiek worden gekeurd volgens NEN 3140, met een geldigheidstermijn per keuring. Een keuringsdatum die aan elk item hangt in plaats van bijgehouden te worden in een los overzicht, voorkomt dat materieel wordt verhuurd terwijl de keuring al is verlopen.
Bij schade aan geretourneerd materiaal moet duidelijk zijn welk deel van de borg wordt ingehouden en op basis waarvan, om discussie met de klant te voorkomen. Schade die je vastlegt met foto en omschrijving bij de retour zelf, geeft een onderbouwing die je bij een geschil direct kunt tonen.
Wie aansprakelijk is bij schade tijdens transport, bij verkeerd gebruik of bij total loss van gehuurd materiaal, hoort in de huurvoorwaarden te staan die bij elke verhuring worden geaccepteerd. Voorwaarden die aan de verhuurorder zelf gekoppeld zijn, in plaats van los op de website, maken aantoonbaar wat er is geaccepteerd.
Materieel dat buiten je eigen pand bij een klant of op een locatie staat, valt niet automatisch onder een reguliere inboedelverzekering en vraagt vaak een aparte dekking tijdens verhuur en transport. Een overzicht van welke polis welk deel van je materieel dekt, voorkomt dat je bij schade ontdekt dat iets buiten de dekking viel.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste av- en licht- en geluidverhuur mee beginnen.
Dit is de kern van elk AV-verhuurbedrijf. Zonder reserveringen per periode en een centrale voorraad blijft een dubbele boeking in het hoogseizoen een risico.
Voor het scannen van uitgifte en retour, het bijhouden van schade en het bewaken van keuringstermijnen op materieelniveau.
Zodat huurbedrag, borg en eventuele schadekosten in dezelfde afhandeling landen.
Voor bedrijven die dekking per materieelgroep willen bijhouden en willen zien welke sets het meest renderen.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het vastzetten van materiaal voor een specifieke periode zodra een verhuring wordt geboekt, zodat het niet nogmaals aan een andere klant kan worden toegezegd.
De Nederlandse norm voor de periodieke keuring van elektrisch materieel op veiligheid, veelgebruikt bij verhuurbare AV-apparatuur.
De controle bij binnenkomst van gehuurd materiaal, waarbij elk item wordt gescand om compleetheid en eventuele schade vast te stellen.
Een vooraf vastgezet bedrag dat wordt ingehouden bij schade of ontbrekende onderdelen en anders na een correcte retour wordt vrijgegeven.
Een verzameling gelijksoortige items, bijvoorbeeld een type lichttafel of speaker, die als groep in voorraad en reservering wordt beheerd.
Ja. Materiaal wordt voor een specifieke periode gereserveerd zodra een verhuring wordt vastgelegd, en een tweede aanvraag voor dezelfde set op overlappende data wordt direct zichtbaar bij het aanmaken van de order, in plaats van pas bij een telefoontje van een teleurgestelde klant.
De eenmalige implementatie reken je tegen € 90 per uur, ook als je omzet in het hoogseizoen flink oploopt. Een verhuurbedrijf met voorraadreserveringen, scannen bij uitgifte en retour en schaderegistratie landt meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting kies je er los bij.
Ja. Je artikelbestand, serienummers en klantgegevens uit een bestaand verhuurpakket of een spreadsheet worden bij de implementatie ingelezen, zodat je niet opnieuw begint met het invoeren van je hele magazijn.
Kleine onderdelen worden als los te tellen item geregistreerd in plaats van als vanzelfsprekend onderdeel van een set. Bij uitgifte en retour scan je ze apart, zodat een ontbrekende kabel meteen aan de juiste verhuring wordt gekoppeld in plaats van pas bij de volgende klant op te vallen.
Ja. Elk item met een keuringsplicht heeft een eigen keuringsdatum, en je krijgt ruim voor het verlopen daarvan een signaal. Zo verhuur je nooit per ongeluk iets waarvan de keuring inmiddels is verstreken.
Bij de retourscan wordt schade of een ontbrekend onderdeel direct vastgelegd met een omschrijving en, indien nodig, een foto. Die vastlegging is de basis voor wat er van de borg wordt ingehouden, zodat de klant kan zien waarop het bedrag is gebaseerd.
Ja. Verhuur van je eigen materieel loopt via voorraad en reserveringen, terwijl draaiboeken en crewplanning voor een eigen event via aparte modules lopen. Onze consultants adviseren welke combinatie bij jouw bedrijf past.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een AV-verhuurbedrijf.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.