Vijftig objecten, honderd medewerkers en marges van een paar procent: in de schoonmaak wordt het verschil gemaakt in de uren die je wél of niet terugziet in je administratie. GrowMate verbindt objectplanning, gewerkte uren, kwaliteitscontrole en facturatie in één systeem.
Een schoonmaakbedrijf verdient zijn geld niet aan één grote order, maar aan honderden kleine, terugkerende afspraken die allemaal precies moeten kloppen. Een object dat drie keer per week schoongemaakt wordt, een glazenwasronde per kwartaal, een specialistische vloerbehandeling twee keer per jaar, plus het meerwerk dat de klant er tussendoor bij vraagt. Zolang dat in Excel-planningen, WhatsApp-groepen en losse urenbriefjes zit, verdwijnt er elke maand omzet die je nooit meer terugvindt.
GrowMate is geen kant-en-klaar schoonmaakpakket dat je moet accepteren zoals het is. Je stelt uit 439 modules precies de set samen die bij jouw manier van werken past: objectbeheer met werkprogramma's, urenregistratie via de app op locatie, controlerondes met foto's, contractbeheer met indexering, en facturatie die het meerwerk automatisch meepakt. Onze consultants richten het in op jouw objecten en jouw CAO-afspraken, en dat staat er binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk schoonmaakbedrijf terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Als medewerkers hun uren op papier of via de app-van-de-week doorgeven, kost het je administratie dagen om ze aan het juiste object te koppelen. En elk uur dat op de verkeerde plek belandt, vervuilt je marge per contract. Met inklokken op locatie via NFC-tag of geofence staat elk uur direct bij het juiste object en de juiste kostenplaats.
De klant vraagt de schoonmaker om even de kantine extra te doen of het glas aan de binnenzijde mee te nemen. Dat wordt gedaan, en verder nooit ergens vastgelegd. Als meerwerk direct in de app wordt gemeld en meteen als factuurregel klaarstaat, verlies je die omzet niet meer.
Een klant belt dat het al weken niet goed is. Zonder vastgelegde controlerondes sta je met lege handen en geef je uit onderhandelingspositie korting weg. Met periodieke controles, DKS-scores en foto's per ruimte kun je aantonen wat er wanneer geleverd is.
Om zes uur 's ochtends valt iemand uit en moet je in vijftien minuten een vervanger vinden die de sleutel heeft, het object kent en binnen zijn contracturen zit. Zonder actueel overzicht van beschikbaarheid en bevoegdheden wordt dat elke keer improviseren.
Je beheert vaak tientallen tot honderden sleutels, tags en alarmcodes van gebouwen van anderen. Raakt er één kwijt, dan is de aansprakelijkheid direct groot. Sleutelbeheer met uitgifteregistratie en teruggavecontrole maakt op elk moment inzichtelijk wie wat onder zich heeft.
De jaarrekening laat zien dat je winst maakt, maar niet welke objecten je geld kosten. Terwijl juist in de schoonmaak één verkeerd gecalculeerd object je hele resultaat kan opeten. Met werkelijke uren tegen contractwaarde per object zie je maandelijks welk contract herzien moet worden.
Zo loopt een week door GrowMate bij een schoonmaakbedrijf met vijftig objecten:
Per object staan de ruimtes, frequenties, werkzaamheden en de gecalculeerde uren vast. Het werkprogramma is meteen de basis voor de planning, de controlerondes en de calculatie: één keer invoeren, overal gebruikt.
De planning kijkt mee naar contracturen, beschikbaarheid, VCA-geldigheid en welke medewerker de sleutel van dat object heeft. Wijzig je een dienst, dan ziet de medewerker dat direct in zijn app.
De medewerker klokt in op het object via de app, met NFC-tag of locatiebepaling. Aanwezigheid, gewerkte uren en eventueel meerwerk komen realtime binnen, zonder papieren urenbriefje.
De objectleider loopt periodiek een controleronde af volgens een vaste checklist, scoort per ruimte en legt afwijkingen met foto vast. De score en de foto's zijn zichtbaar in het klantportaal.
Aan het eind van de periode gaan contractbedragen en goedgekeurd meerwerk automatisch de facturatie in, inclusief indexering. Daarna zie je per object de werkelijke uren tegen de contractwaarde en dus de echte marge.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Goedgekeurde uren met CAO-toeslagen gaan als periodeverwerking naar je salarispakket, zonder handmatig overtypen.
Verkoopfacturen en UBL-facturatie sluiten aan op je boekhouding; grote opdrachtgevers ontvangen e-facturen in het formaat dat ze eisen.
Facilitair managers zien hun eigen objecten: controlerondes, meldingen, meerwerk en aanwezigheid. Minder telefoontjes, meer vertrouwen.
Verbruik van middelen en materiaal per object bijhouden legt bloot waar structureel meer weggaat dan gecalculeerd.
De GrowMate-app, ingericht voor een schoonmaakbedrijf
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Toeslagen voor onregelmatige uren, minimale diensttijden en de loonschalen uit de CAO zijn niet met de hand bij te houden bij honderd medewerkers. GrowMate rekent toeslagen en urennormen mee in de urenverwerking en levert een exportbestand aan je salarissoftware.
Opdrachtgevers vragen steeds vaker aan te tonen dat je de Code naleeft: realistische werktijden, geen structureel te lage calculatie. Doordat gecalculeerde en werkelijke uren per object naast elkaar staan, kun je dat met cijfers onderbouwen in plaats van met een verklaring.
Voor het OSB-keurmerk en bij inlening moet je administratie op orde zijn: identiteitscontrole, loonheffing, G-rekening en gecontroleerde onderaannemers. Personeelsdossiers met verloopdatums en documentcontrole voorkomen dat je hierop struikelt bij een audit.
Grote opdrachtgevers werken met het VSR-kwaliteitsmeetsysteem of een dagelijkse kwaliteitsscore. Als je die metingen in hetzelfde systeem vastlegt als je planning, kun je een tegenvallende meting direct herleiden naar de uren en de bezetting van die week.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste schoonmaakbedrijven mee beginnen.
Dit is de kern die elk schoonmaakbedrijf nodig heeft. Zonder objectbeheer en betrouwbare urenregistratie blijft de rest gokwerk.
Voor opdrachtgevers die op kwaliteitsscores afrekenen en voor het onderbouwen van je eigen werk.
Alles wat gedaan is ook factureren, en per object zien of het contract nog rendeert.
Honderd medewerkers met CAO-toeslagen, verlopende certificaten en verzuim vragen een strakke administratie.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De vastgelegde afspraak per object over welke ruimtes met welke frequentie en welke werkzaamheden worden schoongemaakt. Basis voor planning, calculatie en controle.
Dagelijkse Kwaliteitsscore: een meetmethode waarbij de geleverde kwaliteit per ruimte periodiek wordt beoordeeld en in een score wordt uitgedrukt.
Het kwaliteitsmeetsysteem van de Vereniging Schoonmaak Research, waarmee opdrachtgevers steekproefgewijs de schoonmaakkwaliteit objectief meten.
De verantwoordelijke voor een of meerdere objecten: bezetting, kwaliteit, klantcontact en meerwerk.
Onregelmatigheidstoeslag: de CAO-toeslag op uren buiten reguliere tijden, in de schoonmaak vaak van toepassing bij avond- en ochtendwerk.
Ja. De app werkt offline: de medewerker klokt in en uit, en zodra er weer verbinding is worden de uren gesynchroniseerd. Bij objecten waar telefoons niet gewenst zijn, kun je werken met een NFC-tag bij de ingang of een vast tabletpunt.
De urenverwerking rekent onregelmatigheidstoeslagen, avond- en weekendtarieven en minimale diensttijden mee volgens de regels die we bij de implementatie vastleggen. Verandert de CAO, dan passen we die regels aan. De uiteindelijke loonberekening blijft in je salarispakket, GrowMate levert de goedgekeurde uren aan.
Ja. Onderaannemers krijgen hun eigen objecten en opdrachten toegewezen, en je legt per partij vast welke documenten geldig moeten zijn: KvK, verzekering, VCA, G-rekening. Verloopt er iets, dan zie je dat voordat je de volgende opdracht uitzet.
Nee. Veel schoonmaakbedrijven laten de boekhouding staan en gebruiken GrowMate voor objecten, planning, uren en facturatie, met een koppeling naar het boekhoudpakket. Wil je het financiële deel later ook overzetten, dan kan dat modulair.
Die migreren we mee. Objectlijsten, ruimtestaten, frequenties en contractgegevens uit Excel worden bij de implementatie ingelezen, zodat je niet opnieuw begint met invoeren.
De eenmalige implementatie is maatwerk op basis van € 90 per uur. Voor een schoonmaakbedrijf met objectbeheer, planning, mobiele uren en facturatie zit je doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel.
Met het klantportaal krijgt elke opdrachtgever toegang tot zijn eigen objecten: uitgevoerde controlerondes met scores en foto's, gemelde afwijkingen, meerwerkaanvragen en de status daarvan. Dat scheelt in de praktijk veel telefoontjes en discussie bij de contractevaluatie.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een schoonmaakbedrijf.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.