Een vrachtwagen vertrekt met dertig volle bierfusten naar de horeca en komt terug met vijfentwintig lege, twee kapotte en drie die bij de verkeerde kroeg staan: in de drankengroothandel is het fust minstens zo belangrijk als de inhoud. GrowMate houdt emballage, accijnsgoederen en de zware route langs cafés en restaurants in balans, zodat statiegeld nooit stil blijft staan op een creditnota die nooit wordt gemaakt.
Een drankengroothandel verkoopt niet alleen flessen en fusten, maar ook het leeggoed dat weer terug moet: kratten, statiegeldflessen en bierfusten die bij honderd horecazaken tegelijk in omloop zijn. Wie dat bijhoudt op een kladblok in de bus, raakt binnen een paar maanden het overzicht kwijt over wie nog fusten heeft staan en wie er eentje kwijt is. Daar komt de zwaarte van de lading bij: een volle vrachtwagen met bier en frisdrank vraagt een andere planning dan een busje met dozen.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij een drankenhandel past: emballage- en fustenbeheer per klant, routeplanning die rekening houdt met laadgewicht en venstertijden, accijnsregistratie voor goederen waar dat voor geldt, en facturatie die statiegeld automatisch verrekent. Consultants richten dit in op jouw assortiment en jouw horecaroutes, live binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk drankengroothandel terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een café heeft al maanden drie fusten van je staan, maar niemand heeft dat vastgelegd en dus wordt er ook nooit naar gevraagd. Met emballagebeheer per klant zie je precies hoeveel fusten, kratten en statiegeldflessen bij wie in omloop zijn, en wanneer het tijd is om ze op te halen.
Leeggoed wordt vaak los van de order meegenomen en dus ook los van de administratie verrekend, of helemaal niet. Als emballage automatisch aan de klant en de factuur gekoppeld is, verdwijnt dat verschil niet meer in de marge.
Een pallet bierkratten weegt anders dan een pallet frisdrank, en een route die daar geen rekening mee houdt loopt vast op laadvermogen in plaats van op afstand. Routeplanning die laadgewicht meeweegt voorkomt dat de laatste stop van de dag niet meer op de wagen past.
Een lege fust die terugkomt kan beschadigd zijn of, in het ergste geval, niet leeg. Zonder controle bij inname verdwijnt dat verschil in de emballagevoorraad totdat de jaarlijkse telling een gat blootlegt dat niemand kan verklaren.
Een horecaklant belt om zeven uur dat het toch tien kratten meer moeten zijn omdat er een feest is. Als de planning en de voorraad niet in real time zijn gekoppeld, gaat die wijziging verloren tussen de vroege drukte door.
Voor bepaalde dranken geldt een aparte registratie zolang ze zich in de accijnsgoederenplaats bevinden, en die administratie mag niet los staan van de gewone voorraad. Een voorraadsysteem dat accijnsstatus per partij bijhoudt, voorkomt dat je dat er handmatig naast moet bijhouden.
Zo loopt een leveringsdag door GrowMate bij een drankengroothandel:
Een horecabestelling komt binnen via telefoon of bestelportaal. Het systeem toont meteen het openstaande emballagesaldo van die klant, zodat de chauffeur weet hoeveel lege fusten en kratten hij kan verwachten.
De planning houdt rekening met laadgewicht per stop en de venstertijden van cafés en restaurants, zodat de zwaarste orders niet toevallig als laatste op de route staan.
Volle fusten, kratten en flessen gaan mee op basis van de picklijst; retouremballage wordt bij levering direct meegenomen en geteld, niet pas bij terugkomst in het magazijn.
Teruggekomen fusten en kratten worden gecontroleerd op aantal en staat voordat ze weer als volle voorraad meetellen. Beschadigde emballage wordt apart geregistreerd in plaats van gewoon opnieuw ingeboekt.
De factuur combineert geleverde dranken, in rekening gebracht statiegeld en het bijgewerkte emballagesaldo, zodat de klant in één oogopslag ziet wat hij nog moet terugbrengen.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Verkoopfacturen inclusief statiegeld en emballage sluiten automatisch aan op je boekhoudpakket, zonder handmatige nabewerking.
Grotere horecaketens en slijterijketens sturen bestellingen via EDI-berichten, die automatisch als order binnenkomen.
Cafés en restaurants plaatsen zelf bestellingen en zien hun actuele emballagesaldo, zonder dat de binnendienst dat hoeft na te kijken.
Weegbruggen bij het laden geven het werkelijke laadgewicht door, zodat de route vooraf al klopt met wat er daadwerkelijk op de wagen gaat.
De GrowMate-app, ingericht voor een drankengroothandel
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Zolang alcoholhoudende dranken zich in een accijnsgoederenplaats bevinden, geldt een schorsing van de accijns en moet je de voorraad apart en aantoonbaar administreren. Voorraadregistratie die de accijnsstatus per partij bijhoudt, voorkomt dat je dit los van je gewone voorraad moet bijbenen.
Voor flessen, kratten en fusten geldt een statiegeldsysteem waarbij je moet kunnen aantonen wat er bij wie in omloop is. Emballagebeheer per klant houdt dat saldo bij en voorkomt discussie bij de jaarlijkse afrekening.
Bij levering van alcoholhoudende dranken aan detailhandel en horeca gelden regels rond wie mag ontvangen en aftekenen. Aftekening bij levering met naam en functie van de ontvanger legt dit per rit vast.
Verpakte dranken moeten voorzien zijn van de juiste etikettering, inclusief eventuele waarschuwingen. Artikelregistratie met etiketgegevens per partij helpt aantonen dat uitgeleverde producten aan die eisen voldoen.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste drankengroothandel mee beginnen.
Zonder een kloppend emballagesaldo per klant blijft leeggoed onzichtbaar verlies; dit is de basis waar de rest van het proces op leunt.
Voor de horecaroute waar laadgewicht en venstertijden bepalen of de planning van de ochtend ook echt klopt.
Voor grip op inkoopprijzen en leverbetrouwbaarheid bij brouwerijen, importeurs en drankenproducenten.
Als voorraad en emballage kloppen, volgt facturatie die statiegeld meeneemt en grip op betalingsgedrag van horecaklanten.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Herbruikbare verpakkingsmiddelen zoals kratten, fusten en flessen die na levering weer worden opgehaald en opnieuw worden ingezet.
Het bedrag dat in rekening wordt gebracht voor emballage en wordt terugbetaald of verrekend zodra die emballage wordt geretourneerd.
Een erkende locatie waar accijnsgoederen zoals alcoholhoudende dranken onder schorsing van accijns mogen worden opgeslagen en bewerkt.
Het vat waarin bier wordt getransporteerd en geleverd aan de horeca, doorgaans in omloop tussen groothandel en cafés.
Het bijhouden van saldi van uitwisselbare pallets, zoals Europallets, tussen groothandel, leverancier en klant.
Ja. Emballagebeheer registreert per klant hoeveel fusten, kratten en statiegeldflessen zijn geleverd en teruggekomen, zodat je op elk moment het openstaande saldo ziet in plaats van dat te schatten.
De routeplanning houdt rekening met laadgewicht per stop, zodat een route niet vastloopt op het maximale laadvermogen van de wagen. Zware orders worden zo verdeeld dat de laatste stop van de dag niet buiten de boot valt.
De inrichting wordt afgerekend op basis van gewerkte uren tegen € 90 per uur. Voor voorraad, emballage, routes en facturatie zit je doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel.
Ja, bestaande emballagesaldi per klant worden bij de implementatie ingelezen. Vanaf dat moment loopt het bijhouden mee met elke levering in plaats van in een los bestand dat na de rit moet worden bijgewerkt.
Voorraad die zich in een accijnsgoederenplaats bevindt, krijgt die status bij ontvangst en behoudt die tot uitslag. Zo is op elk moment te zien welke voorraad onder schorsing van accijns valt en welke niet.
Debiteurenbeheer met kredietbewaking laat betaalgedrag per klant zien, en kan bij overschrijding van een kredietlimiet een nieuwe order automatisch blokkeren totdat openstaande facturen zijn voldaan.
Directe koppeling met kassasystemen van klanten valt buiten de standaardmodules, maar via de open API en het bestelportaal kunnen klanten wel zelf bestellingen doorgeven op basis van hun eigen voorraadbehoefte.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een drankengroothandel.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.