Een dinsdagmiddag met één vaste klant en een zaterdag voor kerst met een rij tot aan de deur: bij een slijterij verschilt de drukte enorm, maar de leeftijdscontrole, de accijns per fles en de juiste jaargang moeten altijd kloppen. GrowMate brengt kassa, voorraad, cadeauservice en facturatie voor zakelijke klanten samen in één systeem.
Een slijterij verkoopt geen gewoon product: op elke fles zit accijns die per drankcategorie verschilt, en elke verkoop vereist een controle van de leeftijd van de koper. Een groot deel van de jaaromzet valt bovendien in een paar weken rond kerst, met cadeauverpakking en kaarten erbij, naast horeca en bedrijven met eigen prijsafspraken. Zolang dat in een kassa zonder categorieën en een Excel-lijst met jaargangen staat, is het een kwestie van tijd voordat er iets misgaat: een verkeerde prijs, een gemiste controle of een partij die niet te herleiden is.
GrowMate is geen kant-en-klaar kassapakket waar je de rest van je bedrijfsvoering omheen moet plooien. Je stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw slijterij past: een kassa met accijns per categorie en een verplichte leeftijdscontrole, voorraad per jaargang en partij, cadeauverpakking en cadeaubonnen, een bestelportaal voor horecaklanten met eigen prijsafspraken, en een planning voor proeverijen. Onze consultants richten dat in op jouw assortiment en jouw leveranciers, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk slijterij terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Bier, wijn en gedistilleerd kennen elk hun eigen accijnstarief, en dat tarief verandert weleens. Als je dat met de hand in Excel bijhoudt, sluipt er ergens een verkeerd bedrag in de inkoopprijs of de verkoopprijs, en zie je dat vaak pas bij de jaarafsluiting. Met accijns die automatisch is gekoppeld aan de drankcategorie klopt de prijsopbouw per fles, en kun je bij een tariefwijziging in één keer bijschakelen.
Bij een controle van de gemeente moet je kunnen aantonen dat medewerkers structureel de leeftijd van de koper checken, niet alleen bij twijfel. Een mondelinge afspraak op de vloer is geen bewijs. Met een verplichte controlestap in de kassaflow, die pas verder gaat na bevestiging van de leeftijdscheck, bouw je vanzelf een aantoonbaar proces op, zonder dat de rij bij de kassa vaststaat.
Een fles wijn uit de nieuwe oogst gaat voor een andere prijs de deur uit dan de vorige jaargang, maar in een gewone voorraadlijst staat gewoon 'rode wijn, 12 flessen'. Verkoop je per ongeluk de verkeerde partij, dan klopt je marge niet en krijgt een vaste klant een andere jaargang dan hij proefde. Met voorraad per partij en jaargang weet je exact welke fles waar staat en wat hij moet kosten.
Rond kerst verkoop je in een paar weken een flink deel van je jaaromzet, en een groot deel moet ook nog ingepakt worden, met een kaart voor een relatiegeschenk. Is daar geen apart proces voor, dan doet het personeel dat naast de kassa en lopen wachtrijen op. Met een aparte werkstroom voor cadeauverpakking, los van de gewone verkoop, blijft de kassa doorlopen terwijl het inpakwerk gestructureerd wordt afgehandeld.
Een café om de hoek of een cateraar bestelt structureel bij je, vaak tegen een andere prijs dan de klant aan de balie. Staat die afspraak nergens vastgelegd, dan reken je op een drukke dag per ongeluk de verkeerde prijs, of moet iemand bijhalen wat ook alweer was afgesproken. Met vaste prijs- en staffelafspraken per zakelijke klant klopt de rekening vanzelf, ook als een andere collega achter de kassa staat.
Voor een proeverij in de winkel of bij een klant ga je flessen open, schenk je proefjes en verkoop je soms een deel van diezelfde partij. Loopt dat los van je voorraadadministratie, dan klopt de eindvoorraad van die partij nooit meer en weet niemand achteraf hoeveel er verbruikt is voor de proeverij zelf. Door proeverijen apart in te plannen en het verbruik te koppelen aan de voorraad, blijft de partij herleidbaar.
Zo loopt een verkoop bij een slijterij van binnenkomst van een partij tot de factuur:
Een nieuwe partij wijn, bier of gedistilleerd komt binnen en wordt geregistreerd met leverancier, jaargang of lotnummer en de accijns die erop van toepassing is. Die gegevens staan meteen vast voor de rest van de keten: voorraad, prijsopbouw en, bij een proeverij, de herleidbaarheid van de fles.
De verkoopprijs wordt opgebouwd uit inkoopprijs, marge en het geldende accijnstarief voor die drankcategorie. Verandert het tarief, dan werk je dat op één plek bij en past de prijs zich overal aan, van schapkaartje tot kassascherm en factuur aan een zakelijke klant.
Bij elke verkoop van alcohol bevestigt de medewerker eerst de leeftijdscontrole voordat de kassa verder rekent. Bij twijfel geeft het systeem een herinnering om een identiteitsbewijs te vragen. Zo staat er een aantoonbare stap in het proces, in plaats van een mondelinge afspraak op de vloer.
Vraagt de klant om een cadeauverpakking met kaart, of gaat de fles mee als proefexemplaar voor een proeverij, dan wordt dat als aparte regel meegenomen in de verkoop. Zo blijft duidelijk wat verkocht is, wat weggegeven is als monster en wat er nog gefactureerd moet worden.
Particuliere verkopen lopen via de kassa, zakelijke bestellingen van horeca en relatiegeschenken via een factuur met de afgesproken prijs. Aan het eind van de periode zie je de marge per drankcategorie, zodat je weet welk deel van het assortiment echt rendeert.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Verkopen, inkoopfacturen en accijnsposten per drankcategorie sluiten automatisch aan op je boekhoudpakket, zodat de jaarafsluiting niet begint met een handmatige herberekening van de accijns.
Pinbetalingen aan de kassa en betaallinks voor zakelijke bestellingen komen automatisch binnen, zodat de kassa-afsluiting en de openstaande facturen van horecaklanten kloppen zonder handmatig overtypen.
Bestellingen bij groothandels en drankenleveranciers gaan via dezelfde artikelgegevens als je eigen assortiment, inclusief jaargang en accijnscategorie, zodat een nieuwe partij meteen goed geboekt binnenkomt.
Onlinebestellingen en afhaalverzoeken uit de webshop komen rechtstreeks in dezelfde voorraad en kassa terecht als de verkoop in de winkel, inclusief de verplichte leeftijdscontrole bij aflevering.
De GrowMate-app, ingericht voor een slijterij
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Bij elke verkoop van alcoholhoudende drank moet aantoonbaar de leeftijd van de koper gecontroleerd zijn. Een controle achteraf kijkt niet alleen naar wat er gebeurd is, maar ook of je dat structureel kunt aantonen. Een vaste controlestap in de verkoopflow, die de medewerker moet bevestigen voordat de kassa doorgaat, bouwt dat bewijs vanzelf op zonder dat het de bediening vertraagt.
Een slijterij mag alleen alcoholhoudende drank verkopen met een vergunning die aan het verkooppunt gekoppeld is. Verhuis je, open je een tweede vestiging of wijzigt de leidinggevende, dan moet die vergunning mee veranderen. Door vergunninggegevens en geldigheid bij het bedrijfsdossier te bewaren, weet je bij een controle direct waar je aan toe bent, zonder in oude mappen te zoeken.
Op bier, wijn en gedistilleerd rust een verbruiksbelasting die per literklasse en drankcategorie verschilt, en die zichtbaar in je prijsopbouw moet terugkomen. Reken je de accijns niet consequent per categorie door, dan klopt je marge niet. Door de accijns per categorie aan het artikel te koppelen, wordt hij automatisch meegenomen in inkoopprijs, verkoopprijs en rapportage.
Voor het adverteren van alcoholhoudende drank gelden regels en zelfregulering over hoe en aan wie je mag communiceren, bijvoorbeeld rond het bereik van jongeren. Dat raakt vooral je uitingen rond kerst en zomer, wanneer de verleiding groot is om alcohol nadrukkelijk in de aanbieding te zetten. Door acties vanuit één overzicht te plannen, houd je grip op wat waar en hoe wordt gecommuniceerd.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste slijterijen en wijnhandels mee beginnen.
De basis van elke slijterij: een kassa die accijns en leeftijdscontrole meeneemt, en voorraad die per partij en jaargang is bij te houden. Zonder deze twee blijft alles daarna gokwerk.
Veel omzet in een slijterij komt van cadeaus en zakelijke klanten met eigen afspraken. Deze set zorgt dat inpakservice, staffelprijzen en horecacontracten net zo soepel lopen als een gewone verkoop aan de balie.
Proeverijen en terugkerende klanten zijn waar een slijterij zich onderscheidt van de supermarktschap. Met een planning voor proefmomenten en een manier om trouwe klanten te herkennen, wordt die relatie ook systematisch onderhouden.
Zodra de basis staat, wil je weten waar je geld verdient. Deze set koppelt inkoopvoorstellen, marge per drankcategorie en de bewaking van personeelscertificaten aan de rest van je administratie.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het oogstjaar van de druiven waarmee een wijn is gemaakt. Wijnen van verschillende jaargangen kunnen in prijs en smaak verschillen, ook als het om dezelfde naam en druif gaat.
Een verbruiksbelasting op alcoholhoudende dranken die per literklasse en drankcategorie verschilt, en die bovenop de inkoopprijs in de verkoopprijs verwerkt moet worden.
De regel dat alcohol en tabak niet aan personen onder de 18 jaar verkocht mogen worden, met een verplichte en aantoonbare leeftijdscontrole aan de kassa als gevolg.
Een fles of pakket dat een bedrijf aan een klant of relatie geeft, vaak met een persoonlijke kaart en een aparte, vooraf afgesproken zakelijke prijs.
Flessen die apart worden gehouden om tijdens een proeverij te schenken, in plaats van te verkopen. Verbruik daarvan moet gekoppeld blijven aan de herkomstpartij.
Je rekent de eenmalige implementatie af tegen € 90 per uur, zonder abonnement of licentiestaffel. Voor een slijterij met kassa, voorraad per jaargang, accijnsverwerking en facturatie voor zakelijke klanten zit je meestal in het pakket Kiem of Groei, vanaf € 2.950 respectievelijk € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel en reken je er los bij.
Ja. Artikelgegevens, prijzen, jaargangen en klantgegevens uit je huidige kassa- of voorraadsysteem worden bij de implementatie ingelezen. Je begint dus niet opnieuw met het intypen van je hele assortiment, en de historie van vaste klanten blijft bewaard.
De kassa vraagt bij elke verkoop van alcoholhoudende drank een bevestiging van de leeftijdscontrole, voordat de rest van de transactie wordt afgerekend. Bij twijfel krijgt de medewerker een herinnering om een identiteitsbewijs te vragen. Zo bouw je een aantoonbaar proces op, zonder dat elke verkoop wordt vertraagd.
Ja. Je legt per drankcategorie het geldende accijnstarief vast, en dat tarief wordt automatisch meegenomen in de inkoopprijs, de verkoopprijs en de rapportage. Verandert een tarief, dan werk je dat op één plek bij in plaats van in elk los prijskaartje.
Ja. Voor elke zakelijke klant leg je een eigen prijs- of staffelafspraak vast, die automatisch wordt toegepast zodra die klant een bestelling plaatst via het B2B-portaal of een factuur krijgt. De particuliere winkelprijs aan de balie blijft daar los van staan.
Proeverijen plan je in met een maximum aantal deelnemers en de flessen die je daarvoor nodig hebt, of dat nu in de winkel is of op locatie bij een bedrijf. Het verbruik van proefflessen wordt gekoppeld aan de partij, zodat je voorraad kloppend blijft.
Ja. Elke levering krijgt een eigen partij- of jaargangnummer, van ontvangst tot verkoop. Je ziet per jaargang hoeveel er nog op voorraad is en tegen welke inkoopprijs die is binnengekomen, wat vooral bij wijn met wisselende oogsten verschil maakt.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een slijterij.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.