Vrijdagavond achttien man aan de bar, zondagmiddag een handjevol vaste gasten: een café draait op pieken die zich lastig laten plannen en nog lastiger laten narekenen in de kassa. GrowMate koppelt de kassa, de drankvoorraad en de bardiensten aan elkaar, zodat je aan het eind van de avond weet wat er is verkocht, geschonken en overgebleven.
Een café verdient zijn geld niet gelijkmatig over de week, maar in een paar uur op vrijdag- en zaterdagavond en tijdens borrels en events. In die uren moet de bar snel kunnen schenken, de kassa moet kloppen en de voorraad moet niet halverwege de avond op zijn. Tussendoor komt daar de vraag bij hoeveel bier er nu eigenlijk uit een vat is verdwenen tegenover wat er aangeslagen is: schenkverlies dat niemand precies kan verklaren, tenzij je het per vat en per tap bijhoudt.
GrowMate is geen kassasysteem dat je erbij plakt, maar een geheel waarin de kassa, de drankvoorraad en de personeelsplanning met elkaar praten. Je stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw zaak past: kassa met snelknoppen per ronde, voorraadbeheer per fust en fles, roosterplanning met bardiensten en toeslagen, en een dagafsluiting die klopt voordat je de deur op slot doet. Onze consultants richten dit in op jouw kaart en je diensten, en dat staat er binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk café terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een vat van vijftig liter levert op papier zoveel glazen op, maar de kassa telt structureel minder. Overschenken, proeverijen en gemorst bier vallen weg zonder dat iemand het merkt. Met vatregistratie tegen kassaverkoop per tap zie je per week welk vat slechter uitkomt dan het zou moeten, en waar dat ligt.
De kassalade klopt niet met de kassarol en niemand weet meer of dat door een verkeerde aanslag kwam, een vergeten rondje van de zaak of gewoon een reken fout bij het wisselen. Een digitale dagafsluiting met kassaverschil per medewerker en per dienst legt vast waar het misging in plaats van dat je gist.
De ene vrijdag staat de tent vol door een voetbalwedstrijd, de volgende vrijdag is het rustig. Te veel personeel inplannen kost geld, te weinig personeel geeft wachtrijen aan de bar en geïrriteerde gasten. Omzethistorie per dagdeel naast de planning helpt om bardiensten dichter bij de werkelijke drukte te zetten.
Bij twijfel over de leeftijd van een gast moet personeel controleren en dat kunnen aantonen als het misgaat. Zonder registratie is dat achteraf een welles-nietes tussen barpersoneel en een controlerende instantie. Een aantekening bij de bestelling dat er is gecontroleerd, geeft je personeel en jou rugdekking.
Veel cafés draaien op een vaste kern en een grote groep oproepkrachten en weekendkrachten die per week beschikbaar zijn of niet. Handmatig roosteren met WhatsApp-berichtjes kost de eigenaar zelf avonden. Met beschikbaarheid die medewerkers zelf invullen en een rooster dat daarmee rekening houdt, ontstaat een dienstenrooster zonder eindeloos heen-en-weer bellen.
Een bedrijfsborrel of een avond met een dj lijkt goed te lopen, maar aan het eind van de maand is niet duidelijk of die avond geld heeft opgeleverd boven de extra bardiensten en inkoop. Omzet en drankverbruik per avond naast elkaar zetten laat zien welke avonden het waard zijn om te herhalen.
Zo loopt een weekend door GrowMate bij een café met een vaste bar en een terras:
Nieuwe vaten, fusten en flessen worden bij binnenkomst geregistreerd met leverancier, inhoud en houdbaarheid. De kassa weet daarmee precies wat er nog aan drank in huis is voordat de avond begint.
De planning houdt rekening met beschikbaarheid, contracturen en de omzet van vergelijkbare avonden in het verleden. Wijzigt het rooster, dan ziet de medewerker dat direct in zijn app.
Elke ronde wordt aangeslagen op de kassa met snelknoppen per drank, inclusief een vinkje bij twijfel over leeftijd. Wat er over de bar gaat, komt realtime terug in de voorraad.
Aan het einde van de avond wordt de kassalade geteld tegen de digitale omzet per medewerker en per betaalmethode. Verschillen worden direct zichtbaar in plaats van pas bij de weekafsluiting.
Aan het eind van de week zie je de omzet per dagdeel, het schenkverlies per fust en de loonkosten van de bardiensten naast elkaar, zodat je weet welke avonden en welke tap aandacht nodig hebben.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Pintransacties komen automatisch naast de kassaomzet te staan, zodat de dagafsluiting in één oogopslag klopt zonder losse pinbonnetjes te vergelijken.
Dagomzet met het juiste hoge en lage btw-tarief per drank en gerecht sluit automatisch aan op je boekhoudpakket, zonder handmatig overtypen van kassarollen.
Bestellingen bij je vaste drankenleverancier volgen uit de actuele voorraad, zodat je nooit halverwege een drukke avond zonder een populair biermerk komt te zitten.
Goedgekeurde uren met ORT en weekendtoeslagen gaan als periodeverwerking naar je salarispakket, ook bij een grote groep wisselende oproepkrachten.
De GrowMate-app, ingericht voor een café
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Het schenken van alcohol aan personen onder de achttien is verboden en bij twijfel moet personeel om een identiteitsbewijs vragen. GrowMate laat medewerkers bij een bestelling vastleggen dat er is gecontroleerd, zodat je bij een controle van de gemeente of NVWA kunt aantonen dat je zaak daar structureel op let.
Gemeenten stellen in de plaatselijke verordening sluitingstijden en geluidsgrenzen vast, en overtreding kan leiden tot een tijdelijke sluiting van je horecavergunning. Met dienstroosters die aansluiten op de vergunde openingstijden voorkom je dat personeel structureel langer doordraait dan is toegestaan.
Avond-, nacht- en weekendwerk in de horeca kent verplichte toeslagen, en oproepkrachten hebben na verloop van tijd recht op een vaste oproeptermijn. Bij honderd wisselende bardiensten per maand is dat met de hand niet meer te controleren; de urenverwerking rekent de toeslagen mee volgens de regels die bij de implementatie zijn vastgelegd.
Kassagegevens moeten bewaard blijven en herleidbaar zijn tot de individuele transactie, inclusief eventuele correcties en afrekeningen contant of per pin. Een digitale dagafsluiting per kassa en per medewerker levert het bewijs dat je nodig hebt bij een controle van de Belastingdienst, zonder dat je zelf kassarollen hoeft te bewaren.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste cafés en bars mee beginnen.
Dit is wat elk café dagelijks nodig heeft. Zonder een kassa die met de voorraad praat en een planning die de drukte volgt, blijft schenkverlies onzichtbaar en het rooster giswerk.
Voor de eigenaar die precies wil weten wat een avond kost en oplevert, en die zijn oproepkrachten zonder eindeloos bellen wil roosteren.
Zodra de basis draait, komt er ruimte voor terugkerende gasten beter te herkennen en events te laten renderen.
Als het dagelijkse werk staat, geeft dit de eigenaar overzicht en de zaak de administratie die bij een controle standhoudt.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het verschil tussen de hoeveelheid drank die uit een vat of fles had moeten komen en wat er daadwerkelijk als omzet is aangeslagen, bijvoorbeeld door overschenken of morsen.
Onregelmatigheidstoeslag: de cao-toeslag op uren buiten reguliere tijden, in de horeca van toepassing op avond-, nacht- en weekendwerk.
Het aan het einde van een dienst vergelijken van de fysieke kassalade met de digitale kassaomzet per betaalmethode en medewerker.
Een afgebakend deel van de dag, zoals lunch, borrel of late avond, dat in de horeca vaak een eigen omzetpatroon en eigen bezetting kent.
Het vat waarin bier wordt geleverd en aan de tap wordt gekoppeld; de basis voor het narekenen van schenkverlies per tap.
Ja. Bij het aansluiten van een fust leg je de inhoud vast, en elke geschonken ronde wordt aangeslagen op de kassa. Aan het einde van de avond of de week zie je het verschil tussen wat het vat had moeten opleveren en wat er daadwerkelijk is verkocht.
De kassa is ingericht met snelknoppen per drank en rondje, zodat een bardienst tijdens een drukke vrijdagavond niet door menu's hoeft te zoeken. Leeftijdscontrole en kortingen zijn met één extra tik toe te voegen zonder de rij op te houden.
Je bestaande boekhouding kan blijven staan; GrowMate verzorgt de kassa, voorraad en planning en levert de dagomzet met het juiste btw-tarief aan je boekhoudpakket. Bestaande drankassortimenten en prijslijsten worden bij de implementatie overgenomen.
De urenverwerking rekent avond-, nacht- en weekendtoeslagen mee volgens de regels die we bij de implementatie vastleggen op basis van de horeca-cao. De uiteindelijke loonberekening blijft in je salarispakket; GrowMate levert de goedgekeurde uren aan.
Ja. Oproepkrachten geven via de app aan wanneer ze kunnen werken, en de planner stelt daaruit het rooster samen. Ruilen tussen collega's kan binnen de regels die jij instelt, zonder dat er telkens naar jou wordt gebeld.
De implementatie reken je af op basis van € 90 per uur, afgestemd op wat je precies laat inrichten. Voor een café met kassa, voorraadbeheer en bardienstplanning zit je doorgaans in het pakket Kiem of Groei, met een richtprijs vanaf € 2.950. Support en hosting zijn optioneel.
Ja. Bij een bestelling met alcohol kan de bardienst met één tik aangeven dat er om leeftijd is gevraagd. Dat geeft je zaak en je personeel houvast bij een controle van de gemeente of de politie.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een café.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.