Een gezin met twee honden en een kat is in de administratie al gauw drie patiënten onder één betalende eigenaar, en dat onderscheid moet overal blijven kloppen: in het consult, in de vaccinatieoproep en op de factuur. GrowMate koppelt elk dierdossier aan de eigenaar als klant, zodat consult, praktijkapotheek en facturatie bij elkaar horen zonder dat je dat handmatig uit elkaar hoeft te houden.
Een dierenartsenpraktijk verkoopt geen abonnement maar een reeks losse consulten, verspreid over jaren en over meerdere dieren van dezelfde eigenaar. Een gezin met een hond, een tweede hond en een cavia is drie patiëntdossiers, één rekening en, als het misgaat, drie keer zoveel kans dat een hersenting stilletjes verloopt omdat niemand actief oproept. Daar komt de spoeddienst bij: buiten kantooruren draai je vaak piket met andere praktijken uit de regio, en dan moet degene die dienst heeft alsnog bij het dossier van een dier kunnen dat hij nog nooit heeft gezien.
GrowMate is geen kant-en-klaar dierenartspakket. Je stelt uit 439 modules samen wat jouw praktijk nodig heeft: patiëntdossiers gekoppeld aan de eigenaar, automatische oproepen voor hersentingen, een praktijkapotheek met eigen voorraadregistratie en een rooster voor de piketdienst. Onze consultants richten dat in op jouw praktijk en je regionale afspraken, en binnen één tot drie weken draait het.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk dierenartsenpraktijk terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een gezin met twee honden en een kat is in de praktijk al snel drie dossiers, één telefoonnummer en één rekening. Noteer je een vaccinatie of een behandeling bij het verkeerde dier, dan klopt straks niet alleen het medisch dossier niet meer, maar ook de factuur. Doordat elk dier een eigen dossier heeft dat gekoppeld is aan dezelfde eigenaar als klant, blijft die scheiding overeind, ook als de balie het druk heeft.
Een hond of kat komt niet uit zichzelf terug voor de jaarlijkse hersenting, dat moet de praktijk zelf initiëren. Blijft die oproep uit, dan loopt de vaccinatiestatus stil te verlopen en verlies je zowel de gezondheidsbewaking als de omzet van dat consult. Een automatische oproep rond de vervaldatum van de vorige enting zorgt dat die afspraak weer op de agenda komt zonder dat iemand het hoeft te onthouden.
Buiten kantooruren draait je praktijk vaak mee in een regionale piketregeling met andere dierenartsen. De collega die dienst heeft, ziet een hond die hij nog nooit heeft behandeld en moet toch snel weten welke medicatie en aandoeningen relevant zijn. Zonder gedeelde toegang tot het dossier begint elke spoedconsult bij nul, ook als het dier al jaren bij een van de aangesloten praktijken loopt.
Jouw praktijk mag zelf diergeneesmiddelen verstrekken, maar dat vraagt een eigen voorraad- en verstrekkingsregistratie die losstaat van een reguliere apotheek. Wordt dat nog met een schriftje of een los Excelbestand bijgehouden, dan zie je pas bij de jaarafsluiting dat er meer is verstrekt dan ingekocht. Voorraadbeheer met partijregistratie per verstrekking maakt dat verschil maandelijks zichtbaar in plaats van achteraf.
Het chippen van een hond is wettelijk verplicht en moet gekoppeld worden aan de eigenaar in het I&R-systeem. Vergeet je die koppeling vast te leggen in je eigen dossier, dan sta je bij een latere controle of een vermist dier met een gat in de administratie dat niet meer eenvoudig te herstellen is. Chipnummer en koppeldatum vastleggen bij het eerste consult voorkomt dat gat.
Het dier is de patiënt, maar de eigenaar is degene die de rekening krijgt en degene met wie je afspraken maakt over vervolgbehandeling. Loopt die scheiding door elkaar in je systeem, dan stuur je facturen naar het verkeerde adres of mis je dat een tweede huisdier van dezelfde eigenaar ook aan de beurt is. Eén klantprofiel met meerdere gekoppelde dierdossiers houdt die twee rollen uit elkaar.
Zo loopt een dier door de praktijk van eerste afspraak tot factuur aan de eigenaar:
De eigenaar maakt een afspraak voor een specifiek dier, dat gekoppeld is aan zijn klantprofiel. Heeft hij meerdere huisdieren, dan kies je bij het inplannen welk dier het betreft, zodat de juiste voorgeschiedenis meteen bij het consult ligt.
Gewicht, symptomen, diagnose en behandeling worden per dier vastgelegd, inclusief de eventuele koppeling met een chipnummer. Bij een volgend consult, ook door een andere dierenarts, is die geschiedenis direct beschikbaar.
Voorgeschreven diergeneesmiddelen worden verstrekt vanuit de eigen praktijkvoorraad, met registratie van partij en hoeveelheid per patiënt. De voorraad daalt automatisch mee met wat er die dag is meegegeven.
Na een vaccinatie zet het systeem automatisch de volgende hersenting klaar op basis van het geldende schema. Rond de vervaldatum krijgt de eigenaar een oproep, in plaats van dat de praktijk erop moet vertrouwen dat hij zelf aan bellen denkt.
Consult, medicatie en eventueel materiaal komen samen op de rekening van de eigenaar, ook als het om meerdere dieren in dezelfde maand gaat. Openstaande bedragen blijven zichtbaar per eigenaar, niet los per dier.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Chipnummer en eigenaargegevens van een hond sluiten aan op het landelijke identificatie- en registratiesysteem, zodat je de wettelijke koppeling niet apart hoeft bij te houden.
Uitbesteed onderzoek komt met de uitslag automatisch terug in het dossier van het juiste dier, in plaats van los in een mailbox te belanden.
Facturen aan eigenaren en de btw-administratie van de praktijkapotheek sluiten aan op je boekhoudpakket, zonder dubbele invoer van dezelfde regel.
Bestellingen voor de praktijkvoorraad gaan automatisch uit zodra een artikel onder de bestelgrens komt, met partijgegevens die al bij binnenkomst kloppen.
De GrowMate-app, ingericht voor een dierenartsenpraktijk
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Als dierenarts mag je zelf diergeneesmiddelen voorschrijven en verstrekken vanuit je praktijk, maar dat vraagt een eigen registratie van wat er is ingekocht, verstrekt en nog op voorraad ligt, los van een reguliere apotheek. Vastleggen wie wat aan welk dier heeft verstrekt, met partij en hoeveelheid, maakt die verantwoording sluitend.
Elke hond moet gechipt en geregistreerd zijn, gekoppeld aan de eigenaar in het identificatie- en registratiesysteem. Leg je het chipnummer en de koppeldatum vast bij het eerste consult, dan hoef je dat niet later te reconstrueren als een eigenaar of een instantie ernaar vraagt.
De dierenarts blijft verantwoordelijk voor wat er aan een dier wordt voorgeschreven en verstrekt, ook als een assistent de praktische afhandeling doet. Vastleggen wie het consult deed en wie de medicatie meegaf, houdt die verantwoordelijkheid herleidbaar.
Contactgegevens van eigenaren en medische dossiers van hun dieren zijn persoonsgegevens die je zorgvuldig moet bewaren en soms moet delen bij een verwijzing of een piketdienst. Toegang per rol en een overzicht van wie het dossier heeft geraadpleegd, houden dat beheersbaar.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste dierenartsenpraktijken mee beginnen.
De kern voor elke praktijk: elk dier een eigen dossier gekoppeld aan de eigenaar als klant, een agenda die eigenaren zelf kunnen boeken, en een basis voor de praktijkvoorraad. Zonder die koppeling blijft de rest los zand.
Voor de eigen voorraad diergeneesmiddelen en het actief bewaken van hersentingen, zodat vaccinaties niet stilletjes verlopen en de praktijkapotheek niet meer verstrekt dan er is ingekocht.
Voor praktijken die meedraaien in een regionale piketregeling: wie heeft wanneer dienst, wie mag wat in het dossier zien, en een verbinding met systemen die geen standaardkoppeling bieden.
Alles wat gedaan is ook op de rekening van de juiste eigenaar krijgen, openstaande bedragen bewaken en in één scherm zien hoe de praktijk als geheel draait.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De regionale afspraak tussen meerdere dierenartsenpraktijken over wie buiten kantooruren spoedgevallen opvangt, vaak roulerend per nacht of weekend.
Het landelijke identificatie- en registratiesysteem waarin het chipnummer van een hond gekoppeld wordt aan de gegevens van de eigenaar.
De eigen voorraad diergeneesmiddelen van de praktijk, die de dierenarts zelf mag voorschrijven en verstrekken, met een eigen registratie los van een reguliere apotheek.
De periodieke herhaling van een vaccinatie, meestal jaarlijks, die nodig is om de bescherming van een dier op peil te houden.
De vaste koppeling tussen het dossier van een huisdier en het klantprofiel van de eigenaar, zodat medische gegevens en facturatie bij elkaar aansluiten.
Ja. Een eigenaar is één klantprofiel met daaraan gekoppeld een apart dossier per dier. Bij het inplannen van een afspraak of het opstellen van een factuur kies je per keer om welk dier het gaat, zodat medische historie en facturatie niet door elkaar lopen ook al gaat het om drie huisdieren van hetzelfde gezin.
Ja. Zodra een vaccinatie is geregistreerd, zet het systeem de volgende hersenting automatisch klaar op basis van het geldende schema en stuurt rond de vervaldatum een herinnering naar de eigenaar. Zo hangt die oproep niet af van of de assistente er toevallig aan denkt.
De praktijkvoorraad van diergeneesmiddelen loopt als eigen module, los van een reguliere apotheek. Elke verstrekking wordt gekoppeld aan het dier, de partij en de hoeveelheid, en de voorraad daalt automatisch mee, zodat je bij de jaarafsluiting niet hoeft te puzzelen waar het verschil vandaan komt.
Beschikbaarheid en het piketrooster kunnen worden ingericht op de regionale afspraken die je met andere praktijken hebt. Wie er die nacht dienst heeft, is direct duidelijk, en met de juiste toegangsrechten kan die collega ook een dossier raadplegen van een dier dat hij normaal niet ziet.
De implementatie is maatwerk tegen € 90 per uur, afhankelijk van hoeveel modules je inricht. Voor een praktijk met patiëntdossiers, agenda, praktijkapotheek en facturatie zit je meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting neem je alleen af als je daarvoor kiest.
Ja. Dierdossiers, eigenaargegevens, vaccinatiehistorie en chipnummers uit je huidige systeem of Excel migreren we bij de implementatie mee, zodat je niet met een lege kaartenbak start en de vaccinatiehistorie van bestaande patiënten intact blijft.
Chipnummer en koppeldatum registreer je bij het eerste consult in het dossier van het dier, met een koppeling naar het landelijke identificatie- en registratiesysteem. Zo hoef je dat niet apart in een ander systeem bij te houden en is de koppeling direct terug te vinden.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een dierenartsenpraktijk.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.