Een klant die drie weken niet zijn hondenbrokken bestelt, een nieuwe lading vissen die veertien dagen quarantaine moet, en een pup die pas over de toonbank mag als de chip en de registratie kloppen: in een dierenspeciaalzaak lopen voer, levende dieren en advies door elkaar. GrowMate brengt kassa, voorraad, voerabonnementen en diergegevens in één systeem.
Een dierenspeciaalzaak drijft op twee heel verschillende geldstromen. Aan de ene kant het voer op abonnement: hoog volume, lage marge, en het enige dat telt is dat de klant zijn zak brokken op tijd krijgt zonder dat iemand daar handmatig achteraan belt. Aan de andere kant de levende have en het advies: een aquariumopzet, een konijnenhok, een pup, waarbij verzorging en quarantaine verplicht onderdeel zijn van de verkoop. Een gewoon kassasysteem ziet dat verschil niet en behandelt een zak kattenkorrels hetzelfde als een dier dat nog in quarantaine moet.
GrowMate is geen kant-en-klaar winkelpakket dat je moet accepteren zoals het is. Je stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw assortiment past: kassa en voorraad met houdbaarheidsbewaking, voerabonnementen die zichzelf herhalen, quarantaineregistratie per dier met herkomst van de kweker, en documentbeheer voor gezondheidsverklaringen en chipregistratie. Onze consultants richten dat in op jouw winkel en jouw assortiment, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk dierenspeciaalzaak terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een klant die zijn hondenbrokken normaal om de vier weken ophaalt, komt de vijfde week niet opdagen. Niemand belt, en drie weken later blijkt hij bij de webshop besteld te hebben. Met een voerabonnement dat automatisch herhaalt en een herinnering stuurt vóór de volgende levering, valt die omzet niet meer stil zonder dat iemand het merkt.
Een paar vissen die de eerste week na levering niet overleven, hoort bij het vak, maar zonder registratie per partij lijkt het net zo goed slordigheid of een verkeerd ingesteld aquarium. Als je uitval koppelt aan de kweker, de leverdatum en de quarantaineperiode, kun je bij een terugkerend patroon aantonen waar het probleem zit en desnoods de leverancier aanspreken.
Een pup mag pas verkocht worden als hij gechipt en geregistreerd is, en dat moment ligt vlak voor de verkoop, tussen twee klanten door aan de balie. Als dat niet vastligt in het dossier van het dier, ontdek je de omissie pas als een klant achteraf vraagt naar de registratiegegevens. Een verplicht veld bij de verkoop van een hond voorkomt dat die stap wordt overgeslagen.
Nieuwe vogels, vissen of knaagdieren moeten een vaste periode apart staan voordat ze verkocht mogen worden, maar bij drukte in de winkel wordt dat bijgehouden op een briefje bij het bakje. Met een quarantainestatus per dier die automatisch afloopt op de juiste datum, verkoopt niemand per ongeluk een dier dat nog in observatie hoort te staan.
De ene verkoper adviseert op basis van ras en leeftijd, de andere grijpt naar wat toevallig op ooghoogte staat. Bij een dierenspeciaalzaak is advies een groot deel van de verkoop, en wisselend advies kost je zowel de herhaalaankoop als het vertrouwen van de klant. Vaste voeradviesprofielen per dier en ras in het klantprofiel maken het advies overdraagbaar tussen collega's.
De kassa telt op tot een prima dagomzet, maar daaronder zit een heel ander verhaal: voer draait op minimale marge en hoog volume, terwijl toebehoren en dieren juist de winst maken. Zonder marge per productgroep stuur je blind op een gemiddelde dat niets zegt over waar je geld verdient of verliest.
Zo loopt een week door GrowMate bij een dierenspeciaalzaak met winkel, voerabonnementen en levende dieren:
Een levering van de kweker of groothandel komt binnen: aantal, soort, herkomst en de verplichte quarantaineperiode worden per dier of per partij vastgelegd. Zolang de quarantaine loopt, staat het dier automatisch buiten het verkoopbare assortiment.
De verkoper opent het klantprofiel, ziet welk dier en welk voer de klant eerder kocht en welk advies daarbij hoort. Aquariumopzet, rasgebonden voeradvies of konijnenverzorging staat overdraagbaar vastgelegd, ook als de vaste verkoper er niet is.
Bij de kassa wordt de eenmalige aankoop afgerekend en het voerabonnement met interval en volgende leverdatum aangemaakt. Voor de verkoop van een pup wordt de chipregistratie als verplichte stap afgevinkt voordat de transactie afgerond kan worden.
Een paar dagen voor de volgende levering gaat er automatisch een herinnering naar de klant, met de mogelijkheid om de bestelling te bevestigen, te wijzigen of over te slaan. Zonder actie van de winkel blijft de herhaalomzet gewoon lopen.
Gezondheidsverklaringen, vaccinatiebewijzen en eventuele CITES-documenten worden bij het dierdossier bewaard, en de facturatie van abonnementen, eenmalige verkoop en eventueel meerwerk zoals aquariumonderhoud loopt in dezelfde periode automatisch door.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Klanten die hun voerabonnement liever online beheren, passen daar interval en hoeveelheid zelf aan, terwijl voorraad en levering vanuit dezelfde winkeladministratie lopen als de balieverkoop.
Kassaomzet, voerabonnementen en losse verkopen sluiten periodiek aan op je boekhoudpakket, zodat de administratie niet twee keer hetzelfde overtypt.
Herkomstgegevens, gezondheidsverklaringen en leverdata van kwekers en groothandels komen digitaal binnen in plaats van op een leveringsbon die kwijtraakt tussen de dozen.
Pinbetalingen aan de balie en betaallinks voor de voerabonnementen lopen via dezelfde koppeling, zodat de kassa-afsluiting in één keer klopt met de bank.
De GrowMate-app, ingericht voor een dierenspeciaalzaak
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Voor dieren die in de winkel gehouden en verkocht worden, gelden eisen aan huisvesting, voeding, hygiëne en verzorging vanuit de regels voor houders van dieren. Bij een controle moet je kunnen laten zien wanneer een dier binnenkwam en hoe lang het in quarantaine stond. Met een dierdossier per partij of per dier staat die geschiedenis vast, niet alleen in het geheugen van de oudste verkoper.
Een hond moet gechipt en geregistreerd zijn voordat hij verkocht wordt; dat is geen administratieve formaliteit maar een verplichte stap in het verkoopproces. Als die registratie als verplicht veld in het dierdossier staat, kan een pup niet per ongeluk over de balie gaan zonder dat de chip en de registratiegegevens zijn vastgelegd en aan de nieuwe eigenaar zijn overgedragen.
Bepaalde exotische vissen, reptielen of vogels vallen onder de handel in beschermde diersoorten en vereisen een CITES-vergunning en bijbehorende documentatie per dier of partij. Wie dat assortiment voert, moet per levering kunnen aantonen welke vergunning erbij hoort. Documentbeheer gekoppeld aan het dierdossier voorkomt dat die papieren los liggen van het dier waar ze bij horen.
Bij verkoop van een dier aan een particulier hoort een controle op gezondheid en, waar van toepassing, een vaccinatiestatus die je kunt tonen aan de koper. Zonder vastlegging is dat een mondelinge toezegging die achteraf niet te bewijzen is. Met een vaccinatiecheck als vast onderdeel van het verkoopproces van een dier zit die controle in de workflow in plaats van in het hoofd van de verkoper.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste dierenspeciaalzaken mee beginnen.
Elke dierenspeciaalzaak begint bij de winkelvloer: kassa, voorraad en klantgegevens moeten kloppen voordat je iets anders toevoegt. Houdbaarheidsbewaking telt hier extra, omdat voer een THT-datum heeft.
Voer op abonnement is de omzet die je het makkelijkst kwijtraakt als er niemand actief op let. Met automatische herhaling, herinneringen en klantenkaart blijft die herhaalomzet lopen zonder dat de balie er telkens achteraan moet bellen.
Zodra je levende dieren verkoopt, komt er een verzorgingsplicht en documentatieplicht bij: quarantaine, herkomst van de kweker en gezondheidsverklaringen. Zie ook de toelichting bij Dierenpensions & trimsalons hieronder over wat daarvan wel en niet van toepassing is.
Advies is een groot deel van de verkoop en verloopt beter als vakkennis niet aan één medewerker vastzit. Deze set bewaakt certificaten, legt klachten vast als leerpunt en houdt bij welke wet- en regelgeving voor jouw assortiment relevant is.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De verplichte periode waarin een nieuw binnengekomen dier apart wordt gehouden en geobserveerd voordat het verkocht mag worden, bedoeld om ziekte-uitbraken te voorkomen.
Identificatie en Registratie: het systeem waarmee een hond na het chippen geregistreerd wordt op naam van de eigenaar, verplicht voordat een pup verkocht mag worden.
De overeenkomst en bijbehorende vergunning voor de handel in beschermde dier- en plantensoorten, relevant bij bepaalde exotische vissen, reptielen en vogels.
Een terugkerende bestelling van voer met een vast interval, die automatisch herhaalt zodat de klant niet zelf hoeft te onthouden wanneer hij weer moet bijbestellen.
Het bijhouden van de houdbaarheidsdatum per partij voer, zodat oudere voorraad eerst verkocht wordt en je geen verlopen zakken in het schap hebt staan.
Je rekent de eenmalige implementatie af tegen € 90 per uur, op basis van de modules die je kiest. Voor een winkel met kassa, voorraad, voerabonnementen en een basis dierdossier zit je meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel, je mag ook alleen de implementatie afnemen en zelf beheren.
Ja. Klantgegevens, artikelen, voorraadstanden en lopende voerabonnementen uit je huidige kassasysteem worden bij de implementatie ingelezen, zodat de winkel niet met een lege database begint. Historische verkoopdata migreren we mee voor zover je huidige systeem die kan exporteren.
Bij de verkoop van een hond kun je chipnummer en registratiegegevens als verplicht veld in het dierdossier vastleggen, zodat de transactie pas afgerond kan worden als die stap gedaan is. Dat maakt de controle onderdeel van het verkoopproces in plaats van iets dat achteraf gecheckt moet worden.
Een voerabonnement herhaalt automatisch op het ingestelde interval en stuurt de klant vooraf een herinnering, met de mogelijkheid om te bevestigen, te wijzigen of een keer over te slaan. Zo blijft die herhaalomzet lopen zonder dat de balie zelf moet onthouden wie er wanneer weer brokken nodig heeft.
Ja, uitval van levende dieren kun je apart registreren, gekoppeld aan de partij, de leverancier en de quarantaineperiode. Dat is iets anders dan derving van een product: je ziet zo of uitval incidenteel is of een terugkerend patroon bij een bepaalde kweker of levering.
De vergunning en bijbehorende documenten leg je vast bij het dierdossier van de betreffende partij of het individuele dier, zodat je bij een controle direct kunt tonen welk document bij welk dier hoort. GrowMate beoordeelt zelf niet of een soort vergunningplichtig is, dat blijft je eigen verantwoordelijkheid.
Ja, voeradvies en aanbevolen producten per dier of ras kun je vastleggen in het klantprofiel, inclusief wie het advies gaf en wanneer. Een collega die de volgende keer aan de balie staat, ziet meteen wat er eerder geadviseerd is in plaats van opnieuw te moeten uitvragen.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een dierenspeciaalzaak.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.