Dinsdag een bedrijventerrein, donderdag een festival, zaterdag de weekmarkt: een foodtruck heeft geen vaste locatie maar wel een vaste voorraadruimte die nooit groter wordt dan de kast in de truck. GrowMate houdt de evenementenkalender, de standplaatsvergunningen en de voorraad die daadwerkelijk mee kan, aan elkaar gekoppeld, zodat je niet halverwege een festival zonder frietjes komt te zitten.
Een foodtruck verkoopt niet vanuit een pand met een vaste voorraadkast, maar vanuit een rijdende keuken die elke dag op een andere plek staat en waarvan de opslagruimte hard begrensd is. Dat betekent plannen op evenementen en standplaatsen die soms weken vooruit worden geboekt en soms pas een paar dagen van tevoren zeker zijn, en het betekent inkopen op een hoeveelheid die past in de kast en de koeling van de truck, niet meer en niet minder. Een standplaatsvergunning die te laat is aangevraagd of een truck die met te weinig frituurolie op een festival staat, kost meteen een hele dag omzet.
GrowMate is geen kassa die je erbij plakt, maar een geheel waarin de evenementenkalender, de compacte voorraad en de mobiele kassa samenkomen. Je stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw truck past: een planning met standplaatsen en vergunningsstatus, voorraadbeheer afgestemd op wat er in de truck past, een kassa die ook zonder vast internet werkt, en facturatie richting evenementenorganisatoren. Onze consultants richten dit in op jouw menu en je rijschema, en dat staat er binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk foodtruck terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Voor veel standplaatsen en evenementen is een aparte standplaatsvergunning nodig, met eigen aanvraagtermijnen per gemeente of organisator. Zonder overzicht van welke vergunning al is aangevraagd en welke nog moet, ontdek je soms pas ter plekke dat je er niet mag staan. Een planning waarin de vergunningsstatus per standplaats zichtbaar is, voorkomt die verrassing.
Anders dan een restaurant kun je niet even een extra vrieskast bijzetten als de voorraad krap wordt: wat niet in de truck past, gaat niet mee. Te veel inslaan is verspilling, te weinig inslaan betekent halverwege een drukke avond nee verkopen. Voorraadplanning die rekening houdt met de verwachte drukte van een specifiek evenement, helpt om precies genoeg mee te nemen.
Op een festivalterrein of een afgelegen bedrijventerrein is er vaak geen vast internet, en een pinapparaat dat de verbinding verliest, betekent een wachtrij die wegloopt. Een mobiele kassa die op 4G werkt en offline kan doorwerken tot de verbinding terugkomt, voorkomt dat gasten net op het drukste moment wegwandelen omdat er niet gepind kan worden.
Een foodtruck die op maandag bij een bedrijf staat, op woensdag op de markt en in het weekend op een festival, houdt die planning al snel bij in losse appjes en een agenda op papier. Wijzigt een organisator de tijden, dan bereikt dat bericht niet altijd op tijd de chauffeur. Eén planning met alle standplaatsen, tijden en contactpersonen voorkomt dat je voor een dichte poort staat.
Verse producten die aan het eind van een evenement over zijn, moeten worden weggegooid, maar zonder registratie per evenement blijft onduidelijk of dat bij elk soort event evenveel is. Derving per evenement bijhouden laat zien of je bij een rustig bedrijventerrein structureel te veel inkoopt.
Een festival of bedrijfsevenement rekent soms een deel van de omzet of een standplaatsvergoeding af via een factuur achteraf in plaats van contant ter plekke. Die factuur wordt tussen twee ritten door makkelijk vergeten. Facturatie die automatisch klaarstaat na afloop van een evenement, zorgt dat die omzet niet wegraakt.
Zo loopt een week door GrowMate bij een foodtruck met wisselende standplaatsen:
Nieuwe evenementen en vaste standplaatsen worden in de kalender gezet met adres, tijden en de status van de benodigde standplaatsvergunning, zodat je op tijd ziet wat er nog aangevraagd moet worden.
Op basis van het type evenement en eerdere bezoeken wordt ingeschat hoeveel voorraad er meemoet, afgestemd op wat in de koeling en de kast van de truck past.
Ter plekke wordt er verkocht via een kassa die op 4G werkt en ook zonder verbinding kan doorwerken, zodat een zwak signaal op een festivalterrein geen wachtrij veroorzaakt.
Aan het einde van de dag wordt geregistreerd wat er over is en wat is weggegooid, zodat dat evenement de volgende keer beter kan worden ingeschat.
Omzet, standplaatskosten en eventuele afspraken met de organisator komen samen, en waar nodig gaat er een factuur de deur uit voor een standplaatsvergoeding of een afgesproken percentage.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Een pinoplossing die op 4G werkt en tijdelijk offline kan doorwerken, zodat betalingen op een festivalterrein zonder vast netwerk gewoon doorgaan.
Dagomzet per standplaats met het juiste btw-tarief sluit automatisch aan op je boekhoudpakket, ook als je op meerdere locaties per week staat.
Afspraken over standplaatsvergoeding of omzetpercentage per evenement worden vastgelegd en vertaald naar een factuur na afloop.
Weersverwachtingen naast de evenementenkalender helpen om de inkoop voor een buitenevenement beter in te schatten.
De GrowMate-app, ingericht voor een foodtruck
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Voor een vaste standplaats op straat of markt, en vaak ook voor deelname aan evenementen, is een standplaatsvergunning van de gemeente of organisator nodig, met eigen aanvraagtermijnen en voorwaarden per locatie. GrowMate houdt per standplaats bij of de vergunning is aangevraagd, toegekend of nog ontbreekt, zodat je nooit ter plekke ontdekt dat je er niet mag staan.
Ook een rijdende keuken moet voedselveilig werken volgens de hygiënecode, met temperatuurregistratie van koeling en bereiding en een schoon werkproces in een beperkte ruimte. Vaste controlepunten en temperatuurlogs per dag geven het bewijs dat nodig is bij een controle van de NVWA.
Gasten moeten kunnen navragen welke allergenen in een gerecht zitten, ook als het menu per standplaats of seizoen wisselt. Een actueel overzicht per gerecht met de gebruikte ingrediënten voorkomt dat personeel dit uit het hoofd moet weten bij elk nieuw gerecht op de kaart.
Ook een mobiele kassa moet transacties bewaren en herleidbaar houden, ongeacht of er die dag wel of geen vast internet beschikbaar was. Een dagafsluiting die achteraf synchroniseert zodra de verbinding terugkeert, zorgt dat de administratie sluitend blijft zonder dat je zelf losse bonnetjes hoeft te bewaren.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste foodtrucks en mobiele horeca mee beginnen.
Dit is de kern die elke foodtruck onderweg nodig heeft. Zonder een kassa die ook zonder vast netwerk werkt en een planning met vergunningsstatus, blijft elk evenement een gok.
Voor het bijhouden van standplaatsvergunningen en hygiëneregistraties die bij een controle standhouden.
Zodra de basis draait, geeft dit inzicht in welke standplaatsen en evenementen echt geld opleveren.
Bij meerdere trucks of een groeiend team komt beheer van personeel en het voertuig zelf erbij.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De vergunning van een gemeente of evenementenorganisator om op een bepaalde locatie of tijdens een bepaald evenement te mogen verkopen.
Verse producten die aan het einde van een dienst of evenement niet zijn verkocht en moeten worden weggegooid.
Het bedrag of percentage van de omzet dat een foodtruck aan een organisator of gemeente betaalt voor het recht om op een locatie te staan.
De functie van een mobiele kassa om transacties tijdelijk zonder internetverbinding te verwerken en later automatisch te synchroniseren.
Voorraad die is afgestemd op de beperkte opslag- en koelruimte van een foodtruck, in plaats van op een reguliere keukenvoorraad.
Ja. De kassa werkt op 4G en kan bij een zwakke of wegvallende verbinding tijdelijk offline doorwerken. Transacties worden lokaal bewaard en synchroniseren automatisch zodra de verbinding terugkeert, zodat een wachtrij nooit stilvalt door een netwerkprobleem.
Ja. Per standplaats of evenement leg je vast of de vergunning is aangevraagd, toegekend of nog ontbreekt, met een herinnering ruim voor de aanvraagtermijn verstrijkt. Zo ontdek je niet pas op de dag zelf dat je er niet mag staan.
Bestaande menu's, prijzen en je huidige boekhouding kunnen blijven staan; GrowMate verzorgt de kassa, voorraad en evenementenplanning en levert de omzet aan je boekhoudpakket. Menu's en ingrediënten worden bij de implementatie ingevoerd.
De inrichting reken je eenmalig af tegen € 90 per uur, passend bij de omvang van je menu en je rijschema. Voor een foodtruck met kassa, voorraad en evenementenplanning zit je doorgaans in het pakket Kiem, met een richtprijs vanaf € 2.950. Support en hosting zijn optioneel.
Ja. Voorraadhoeveelheden worden per evenement ingeschat op basis van eerdere bezoeken en het type publiek, binnen de opslagcapaciteit die je in de truck instelt, zodat je niet meer inkoopt dan er daadwerkelijk mee kan.
Omzet, inkoopkosten en eventuele standplaatsvergoeding worden per evenement vastgelegd, zodat je na een seizoen kunt zien welke type locaties en evenementen structureel de beste marge opleveren.
Ja. Afspraken over een vaste standplaatsvergoeding of een percentage van de omzet worden vastgelegd, en na afloop van het evenement staat de factuur klaar zonder dat je dat handmatig hoeft na te rekenen.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een foodtruck.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.