1
Medisch dossier en werkgeversdossier die door elkaar lopen
Een bedrijfsarts noteert een diagnose in hetzelfde systeem waarin de casemanager ook de rapportage voor de werkgever bijhoudt, en één verkeerd ingesteld rechtenniveau is genoeg om vertrouwelijke informatie zichtbaar te maken voor de opdrachtgever. Dat risico is niet theoretisch: het raakt het medisch beroepsgeheim direct. Met een dossier waarin het medische deel technisch gescheiden is van het werkgeversdeel, ziet een werkgever alleen de functionele mogelijkheden, nooit de diagnose erachter.
2
Poortwachter-termijnen die stilletjes verstrijken
De probleemanalyse in week zes, het plan van aanpak in week acht, de eerstejaarsevaluatie: het zijn vaste momenten die voor tientallen dossiers tegelijk lopen, en een gemiste termijn kan een werkgever een loonsanctie opleveren. Zonder automatische signalering ontdekt een casemanager een gemiste deadline vaak pas als de werkgever er zelf naar vraagt. Een dossier dat per casus de volgende poortwachter-stap en de bijbehorende datum toont, voorkomt dat een termijn ongemerkt verstrijkt.
3
Spreekuren die niet passen bij de beschikbaarheid van de bedrijfsarts
Bedrijfsartsen zijn schaars en werken vaak parttime voor meerdere arbodiensten tegelijk, waardoor een spreekuur voor een dringende casus soms pas over twee weken past. Handmatig plannen langs losse agenda's kost tijd die een casemanager niet heeft als een werkgever om spoed vraagt. Een planning die beschikbaarheid, reistijd en de urgentie van een casus samen toont, maakt het inplannen van een spreekuur een kwestie van minuten in plaats van rondbellen.
4
Werkgevers die te veel of te weinig informatie krijgen
Een werkgever belt om te vragen hoe het met een zieke medewerker gaat, en de casemanager moet ter plekke inschatten wat wel en niet gedeeld mag worden zonder het beroepsgeheim te schenden. Die afweging hangt dan af van wie er toevallig de telefoon opneemt. Een klantportaal dat automatisch alleen de toegestane informatie toont, namelijk de belastbaarheid en de eerstvolgende stap, voorkomt dat een medewerker per ongeluk te veel vertelt.
5
Facturatie die niet aansluit op wat een klantbedrijf afneemt
Het ene klantbedrijf heeft een abonnement met een vast aantal spreekuren per jaar, het andere betaalt per losse consult, en een derde heeft een aangepast pakket met extra casemanagement. Handmatig bijhouden wie wat afneemt en waarvoor gefactureerd mag worden, leidt tot facturen die achteraf worden betwist. Met contractafspraken die per klantbedrijf vastliggen, sluit de facturatie automatisch aan op wat is afgesproken.
6
Verzuimdossiers die niet compleet blijven bij personeelswisseling
Een casemanager gaat met verlof of verlaat de arbodienst, en een lopend verzuimdossier met aantekeningen verspreid over mail en een schriftje blijkt niet compleet over te dragen aan een collega. Voor de medewerker in kwestie betekent dat een casemanager die opnieuw moet uitvragen wat al lang bekend was. Eén dossier per casus met alle correspondentie en stappen erin, voorkomt dat kennis verdwijnt bij een overdracht.