Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om meteen klantportaal, uitgebreide rapportages en abonnementsfacturatie tegelijk aan te zetten. Bij een arbodienst werkt dat averechts, omdat de scheiding tussen het medische dossier en wat een werkgever mag zien vanaf de eerste dag goed moet staan, niet als latere toevoeging. Begin je met een systeem waarin die toegangsrechten nog niet zijn uitgekristalliseerd, dan loop je het risico dat een werkgever tijdelijk te veel ziet voordat iemand dat opmerkt. Elke module die op klantcontact of facturatie steunt, is bovendien pas waardevol als het onderliggende verzuimdossier al betrouwbaar en correct afgeschermd is.
Daarom starten de meeste arbodiensten met spreekuurplanning, het verzuimdossier en de toegangsscheiding tussen bedrijfsarts en werkgever: de basis die vanaf dag één moet kloppen. Draait dat een paar weken betrouwbaar, dan volgen het klantportaal en de facturatie, omdat die pas waarde opleveren als de onderliggende dossiers en de privacyscheiding al op orde zijn voor elk klantbedrijf.
De modulesets voor een arbodienst
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: spreekuren en verzuimdossier
De kern van elke arbodienst: spreekuren van de bedrijfsarts inplannen op beschikbaarheid en urgentie, en een verzuimdossier waarin poortwachter-termijnen automatisch worden bewaakt in plaats van in een los overzicht.
Privacy en toegangsscheiding
Zodra het medische deel van een dossier technisch afgeschermd is van wat een werkgever mag zien, hangt het medisch beroepsgeheim niet meer af van de zorgvuldigheid van één casemanager op een drukke dag.
Klantcontact en contracten
Werkgevers krijgen inzicht in wat voor hen relevant is via een eigen portaal, en de afspraken per klantbedrijf staan vast, van abonnement tot losse consulten.
Facturatie en documentbeheer
Voor arbodiensten die willen dat facturatie automatisch aansluit op het contract per klantbedrijf, en dat dossiers met de juiste bewaartermijn worden gearchiveerd zonder handmatig ingrijpen.
Wat elke module doet voor arbodiensten en bedrijfsartsen
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een arbodienst betekent |
|---|---|---|
| Arbo-spreekuren | HR & Personeel | Afspraken met de bedrijfsarts worden gepland en vertrouwelijk vastgelegd, met alleen de functionele uitkomst zichtbaar voor de werkgever. Dit is het startpunt waarop het hele verzuimdossier verder wordt opgebouwd. |
| Verzuimregistratie | HR & Personeel | Elke ziekmelding krijgt een dossier met poortwachter-signalen: wanneer de probleemanalyse, het plan van aanpak en de eerstejaarsevaluatie moeten zijn afgerond, zodat een termijn nooit ongemerkt verstrijkt bij een van de vele lopende casussen. |
| Online afsprakenplanner | Agenda & Planning | Een casemanager plant een spreekuur binnen de beschikbare ruimte van een bedrijfsarts, ook als die voor meerdere arbodiensten werkt, zonder rond te hoeven bellen langs losse agenda's van verschillende locaties. |
| Beschikbaarheidsbeheer | Agenda & Planning | Werktijden en locaties van elke bedrijfsarts staan centraal, zodat een spoedgeval sneller een passend spreekuur krijgt dan wanneer eerst alle individuele roosters nagevraagd moeten worden. |
| Toegang per module | Beheer & Compliance | Het medische deel van een dossier is alleen zichtbaar voor de bedrijfsarts, terwijl de werkgever enkel de functionele mogelijkheden ziet. Deze scheiding is technisch ingebouwd, niet afhankelijk van een individuele afspraak. |
| Gebruikers & rollen | Beheer & Compliance | Rechten worden ingesteld tot op het niveau van een dossieronderdeel, zodat een casemanager, bedrijfsarts en praktijkondersteuner elk alleen zien wat voor hun rol relevant is bij een verzuimcasus. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Inzage- en verwijderverzoeken van medewerkers over hun eigen verzuimdossier worden gestructureerd afgehandeld, met een vaste procedure in plaats van een ad-hoc reactie per verzoek dat binnenkomt. |
| Audit-log | Beheer & Compliance | Elke keer dat een medisch dossier wordt geopend, staat vast wie dat deed en wanneer, wat bij een vraag over het beroepsgeheim of een datalek direct aantoonbaar maakt wie toegang had. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Plannen van aanpak, probleemanalyses en correspondentie met het klantbedrijf worden automatisch bij het juiste dossier gearchiveerd, met versiebeheer als een plan van aanpak wordt bijgesteld. |
| Bewaartermijnen | Documenten & Workflow | Verzuimdossiers worden na afsluiting bewaard volgens de termijn die voor gezondheidsgegevens geldt, zodat je gegevens niet te vroeg verwijdert vóór een mogelijke latere WIA-beoordeling of een geschil. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Werkgevers loggen zelf in om de belastbaarheid en eerstvolgende stap van hun medewerker te zien, zonder dat een casemanager telkens moet inschatten wat telefonisch wel of niet gedeeld mag worden. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Contractafspraken, contactpersonen en de historie van een klantbedrijf staan op één kaart, zodat een casemanager bij een nieuwe casus meteen weet welk pakket en welke afspraken voor die werkgever gelden. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Het abonnement, aantal spreekuren en de casemanagementafspraken per klantbedrijf staan vast, met signalen ruim vóór een contract verlengd of herzien moet worden op basis van gewijzigd verzuimvolume. |
| Abonnementsfacturatie | Facturatie & Betalingen | Vaste abonnementen met een bepaald aantal spreekuren per jaar worden automatisch gefactureerd, inclusief meerverbruik boven de afgesproken hoeveelheid, zonder dat de administratie dat handmatig hoeft bij te houden. |
| Terugkerende facturen | Facturatie & Betalingen | Voor klantbedrijven met een vast maandbedrag gaat de factuur periodiek automatisch de deur uit, terwijl losse consulten los kunnen worden gefactureerd zodra ze zijn afgerond. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een arbodienst, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een arbodienst, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules meteen aanzetten?
Nee. De meeste arbodiensten beginnen met spreekuurplanning, het verzuimdossier en de privacyscheiding. Klantportaal en abonnementsfacturatie volgen vaak in een tweede fase, zodra het casemanagement soepel loopt.
Kan de toegangsscheiding tussen bedrijfsarts en werkgever worden aangepast aan onze eigen structuur?
Ja. Rechten worden per rol en per dossieronderdeel ingesteld, dus ook als je met praktijkondersteuners of externe casemanagers werkt, bepaal je zelf wie welk deel van een dossier mag inzien.
Is er een module specifiek voor de poortwachter-termijnen?
Er is geen aparte poortwachtermodule, maar verzuimregistratie bewaakt de vaste termijnen per dossier als onderdeel van de bredere verzuimbegeleiding, inclusief signalen voordat een deadline dichtbij komt.
Kunnen we later een module toevoegen als we bijvoorbeeld ook loopbaanbegeleiding willen aanbieden?
Ja, een nieuwe module sluit aan op de bestaande klantbedrijven en dossiers. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van die uitbreiding, niet een nieuwe implementatie vanaf nul.