Een pallet smartphones die vandaag nog scherp geprijsd is, kan over drie weken door een nieuwe modelintroductie tien procent van zijn waarde kwijt zijn, terwijl er ergens in het magazijn nog een doos met retouren ligt te wachten op beoordeling. In de elektronicagroothandel loopt de klok mee met elke dag dat voorraad blijft liggen. GrowMate koppelt voorraadwaardering, RMA-afhandeling en garantiebeheer aan elkaar, zodat je die klok kunt zien in plaats van hem pas bij de jaarafsluiting te voelen.
Elektronica is een van de weinige assortimenten waarin de kostprijs van gisteren morgen al te hoog kan zijn: een nieuwe modelintroductie, een prijsverlaging van de fabrikant of gewoon de tijd zelf duwt de marge omlaag zolang een artikel op de plank blijft liggen. Daarbovenop komt een retourstroom die in elektronica structureel hoger ligt dan in veel andere branches, van defecte producten tot klanten die van gedachten veranderden binnen de garantietermijn.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij een elektronicahandel past: voorraadwaardering die prijserosie zichtbaar maakt, een RMA-proces van aanmelding tot creditering, garantiebeheer per serienummer, en marge-analyse die laat zien welke artikelen te lang blijven liggen. Consultants richten dit in op jouw assortiment en jouw retourstromen, live binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk elektronicagroothandel terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een artikel dat drie maanden geleden nog volop verkocht, kan door een nieuwe generatie in de schappen ineens moeilijk te verkopen zijn tegen de oorspronkelijke prijs. Zonder periodiek zicht op omloopsnelheid per artikel ontdek je die waardedaling pas bij de voorraadwaardering aan het einde van het jaar.
Een retour wordt aangemeld bij de klantenservice, een tweede keer genoteerd door het magazijn en een derde keer pas verwerkt in de voorraad, met foutmarges op elk overdrachtsmoment. Eén RMA-proces van aanmelding tot creditering voorkomt dat een retour drie keer apart wordt vastgelegd.
Een product dat binnen de garantietermijn stuk gaat, moet een ander traject volgen dan een product dat de klant gewoon wil terugsturen. Garantiebeheer per serienummer laat in één oogopslag zien of een retour onder garantie valt en bij welke fabrikant die eventueel kan worden teruggelegd.
Als je zowel rechtstreeks aan winkels als via een webshop of marketplace verkoopt, kan een prijswijziging op het ene kanaal per ongeluk niet worden doorgevoerd op het andere. Een centrale prijsadministratie die naar alle kanalen tegelijk uitrolt voorkomt dat je jezelf onderbiedt zonder het te merken.
Bij een productwaarschuwing van de fabrikant moet je kunnen aantonen welke klanten een bepaald serienummer ontvingen. Zonder serienummerregistratie tot op het niveau van de individuele verkoop kost dat uitzoekwerk dagen in plaats van minuten.
Elektronica kent pieken rond introducties en feestdagen die snel weer wegzakken. Een inkoopvoorstel dat op verouderde verkoopcijfers is gebaseerd, leidt tot te veel voorraad van het vorige model en te weinig van het nieuwe.
Zo loopt een retour door GrowMate bij een elektronicagroothandel:
Een order aan winkel, webshop of marketplace wordt bevestigd tegen actuele voorraad en prijs, met het serienummer van het geleverde artikel vastgelegd bij verzending.
Een klant of wederverkoper meldt een retour aan met reden en serienummer. Het systeem herkent direct of het artikel nog onder garantie valt.
Het geretourneerde artikel wordt beoordeeld op staat en garantiestatus, met een vastgelegde beslissing: crediteren, repareren of terugleggen bij de fabrikant.
Beoordeelde retouren gaan als courante, incourante of reparatievoorraad terug het systeem in, met een bijgewerkte waardering die prijserosie van het artikel meeneemt.
De klant ontvangt een creditnota zodra de beoordeling is afgerond, en periodiek zie je per artikelgroep hoeveel retouren binnenkomen en wat dat aan marge kost.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Verkoop via bol.com en Amazon wordt gesynchroniseerd met voorraad en prijs, zodat je nooit op twee plekken tegelijk dezelfde laatste stuks aanbiedt.
Verkoopfacturen en creditnota's uit RMA-verwerking sluiten automatisch aan op je boekhoudpakket.
Winkeliers en resellers zien actuele voorraad en prijzen en melden retouren zelf aan via hetzelfde portaal.
Garantieclaims die teruggelegd worden bij de fabrikant, worden gevolgd tot en met vergoeding, zodat niets blijft hangen in een aparte mailwisseling.
De GrowMate-app, ingericht voor een elektronicagroothandel
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Bij verkoop aan consumenten en wederverkopers gelden wettelijke garantietermijnen die los staan van een eventuele fabrieksgarantie. Garantiebeheer per serienummer houdt beide termijnen apart bij, zodat een claim tegen de juiste termijn wordt beoordeeld.
Als importeur of groothandel van elektronische apparatuur kun je verplichtingen hebben rond inzameling en verwerking van afgedankte apparatuur. Registratie van retouren die als afgedankt worden afgevoerd, geeft onderbouwing voor die verantwoording.
Elektronica die op de Europese markt wordt gebracht, moet voorzien zijn van CE-markering en bijbehorende conformiteitsdocumentatie. Leveranciersverklaringen per artikel houden die documentatie gekoppeld aan het productdossier.
Bij een veiligheidswaarschuwing van de fabrikant moet je snel kunnen aantonen welke klanten een specifiek serienummer of partij ontvingen. Recall-management koppelt serienummers direct aan verkooporders, klaar voor het moment dat het nodig is.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste elektronicagroothandel mee beginnen.
Zonder zicht op omloopsnelheid en waardering is prijserosie iets dat je pas bij de jaarafsluiting ontdekt.
De kern van deze branche: een gestructureerd RMA-proces dat garantie en gewone retouren uit elkaar houdt.
Voor groothandels die naast directe verkoop ook via webshop of marketplace aan wederverkopers en consumenten leveren.
Als voorraad en retouren kloppen, volgt facturatie en het inzicht om te sturen op wat wel en niet meer courant is.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Return Merchandise Authorization: het geautoriseerde proces waarmee een retour wordt aangemeld, beoordeeld en verwerkt tot creditering, reparatie of afkeur.
De geleidelijke daling van de verkoopwaarde van een artikel naarmate het langer op voorraad blijft of er een nieuwer model verschijnt.
Voorraad die niet meer tegen de normale prijs of soms helemaal niet meer verkoopbaar is, bijvoorbeeld door veroudering of beschadiging.
De vastlegging van het unieke serienummer van een product per verkoop, nodig voor garantie-afhandeling en recall-processen.
De methode waarmee de boekwaarde van voorraad wordt bepaald, bijvoorbeeld tegen inkoopprijs of actuele marktwaarde, relevant bij snel dalende prijzen.
Voorraadwaardering en marge-analyse laten samen zien hoe de waarde en verkoopmarge van een artikel zich ontwikkelen sinds ontvangst, zodat je kunt ingrijpen vóórdat een partij structureel onder de kostprijs dreigt te zakken.
Bij aanmelding van een retour herkent het systeem via het serienummer of het artikel nog binnen de garantietermijn valt, en registreert de reden apart van een retour zonder garantieclaim, zodat beide trajecten hun eigen afhandeling krijgen.
De inrichting reken je af tegen € 90 per uur, met maandelijkse facturatie op werkelijke uren. Voor voorraad, RMA-afhandeling, garantiebeheer en verkoopkanalen zit je doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel.
Ja, bestaande artikel- en retourgegevens worden bij de implementatie ingelezen. RMA-verwerking verhuist dan van losse bestanden naar één proces dat automatisch aansluit op voorraad en facturatie, met behoud van je bestaande boekhoudpakket.
Serienummerregistratie koppelt elk verkocht artikel aan de order waarin het geleverd is. Een overzicht van alle klanten met een specifiek serienummer staat binnen minuten klaar in plaats van dat je verzendlijsten moet doorzoeken.
Via het bestelportaal melden wederverkopers een retour zelf aan met serienummer en reden, waarna die automatisch als RMA-dossier in het systeem verschijnt voor beoordeling door jouw team.
Voorraadsynchronisatie tussen webshop, marketplace en eigen verkoop werkt met dezelfde actuele voorraad, zodat een verkoop op het ene kanaal direct de beschikbare voorraad op alle andere kanalen bijwerkt.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een elektronicagroothandel.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.