Klant A betaalt per orderregel, klant B per pallet-dag opslag en klant C rekent liever een instaptarief plus uren: in de fulfilment verdien je aan tarieven die voor elke opdrachtgever anders zijn afgesproken, terwijl het magazijn zelf hetzelfde blijft. GrowMate combineert magazijnbeheer met facturatie die precies het tarief van elke klant volgt.
Een fulfilmentbedrijf verhuurt geen vierkante meters, het verhuurt een proces: ontvangst, opslag, pick, pack en verzending, voor tientallen opdrachtgevers die allemaal een andere prijsafspraak hebben. De ene klant betaalt per orderregel, de andere per pallet-dag opslag, en een derde wil beide gecombineerd met een instaptarief. Houd je dat per klant handmatig bij naast je magazijnsysteem, dan factureer je aan het eind van de maand altijd te laat en vaak verkeerd, en verdwijnt er marge in uren die niemand heeft doorbelast.
GrowMate registreert per klant welk tarief geldt voor pick-and-pack en opslag per pallet-dag, en koppelt automatisch met de webshop van elke opdrachtgever zodat orders zonder handwerk binnenkomen. Uit 439 modules stel je de set samen die bij jouw klantenportefeuille en tariefstructuur past, ingericht binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk fulfilmentbedrijf terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
De ene opdrachtgever betaalt per orderregel, de andere per uur en een derde per pallet-dag. Staat dat nergens gekoppeld aan de werkelijke handelingen, dan reconstrueert de administratie elke maand met de hand wat er per klant gebeurd is. Prijsafspraken die per klant vastliggen, passen zich automatisch toe op elke ontvangst, pick en verzending.
Om een pallet-dag correct te factureren, moet je precies weten hoeveel pallets van een klant hoeveel dagen in het magazijn hebben gestaan. Zonder locatieregistratie loopt iemand aan het eind van de maand rond met een klembord om dat te reconstrueren. Locatiebeheer per klant en per pallet telt de opslagdagen automatisch mee voor de factuur.
Elke opdrachtgever heeft een ander webshopplatform, en orders die niet automatisch binnenkomen worden handmatig overgetypt. Bij twintig klanten is dat twintig keer een kans op een verkeerd ingevoerde order. Een gestandaardiseerde koppeling per klant voorkomt dat verzendfouten ontstaan door overtypen.
Twee opdrachtgevers gebruiken dezelfde magazijnruimte, en zonder strikte scheiding per klant kan een pickfout ervoor zorgen dat het artikel van de ene klant naar de eindklant van een andere klant wordt verzonden. Consignatievoorraad per opdrachtgever met eigen locaties voorkomt die vermenging.
Een webshopklant heeft een grote actiedag en dat orderaantal overspoelt de reguliere planning, waardoor de orders van andere opdrachtgevers vertraging oplopen. Zonder capaciteitsplanning per klant ontdek je dat pas als de eerste klacht binnenkomt. Piekvolumes vooraf zichtbaar maken laat toe om personeel op tijd bij te sturen.
Je verwerkt retouren namens de opdrachtgever, maar die opdrachtgever moet zelf bij jou navragen wat er met een retour is gebeurd. Een klantportaal waarin de opdrachtgever zelf de status van zijn eigen retouren en voorraad ziet, scheelt dat telefoonverkeer.
Zo loopt een order van ontvangst tot factuur bij een fulfilmentbedrijf met meerdere opdrachtgevers:
Per klant staat vast of er per orderregel, per uur of per pallet-dag wordt gefactureerd, en welk instaptarief eventueel geldt.
Orders van het webshopplatform van de opdrachtgever komen automatisch binnen, klaar om gepickt te worden zonder handmatig overtypen.
Binnenkomende pallets worden op naam van de opdrachtgever op een locatie gezet, met de ontvangstdatum die de basis vormt voor de opslagfacturatie per pallet-dag.
Picklijsten worden per klant of gebundeld over meerdere klanten samengesteld, met de kortste looproute door het magazijn.
Aan het eind van de periode wordt automatisch gefactureerd volgens het tarief van die klant: orderregels, uren of pallet-dagen, of een combinatie daarvan.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Shopify, WooCommerce en Magento van je klanten worden gekoppeld, zodat orders automatisch binnenkomen zonder dat jouw team ze moet overtypen.
Labels voor PostNL, DHL en DPD worden per order en per opdrachtgever aangemaakt, met de juiste afzendergegevens van de klant erop.
Facturen per klant, opgebouwd uit orderregels, uren en pallet-dagen, sluiten aan op je boekhoudpakket zonder handmatig overtypen van tarieven.
Opdrachtgevers die zelf aan grote retailketens leveren, wisselen orders en pakbonnen elektronisch uit volgens het EDI-formaat dat die keten eist.
De GrowMate-app, ingericht voor een fulfilmentbedrijf
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Nederlandse fulfilment- en expeditiebedrijven werken doorgaans onder de standaardvoorwaarden van de branche, die aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid bij opslag en verzending van andermans goederen regelen. Een sluitende registratie van wat er wanneer namens welke klant is gedaan, is de basis om je daarop te kunnen beroepen bij een geschil.
De voorraad in je magazijn is eigendom van je opdrachtgevers, en de waarde daarvan kan flink oplopen tijdens piekperiodes. Een actueel overzicht van de voorraadwaarde per klant is nodig om te weten of de eigen verzekeringsdekking nog aansluit bij wat er werkelijk in het magazijn ligt.
Voor een eenduidige identificatie van artikelen tussen jou, je opdrachtgevers en de vervoerder is een consistente GS1- of EAN-codering nodig. Ontbreekt die, dan lopen scanfouten en verkeerd verzonden artikelen sneller op.
Bij het verzenden namens een opdrachtgever verwerk je de naam en het adres van diens eindklant. Die gegevens vallen onder de AVG-verantwoordelijkheid van de opdrachtgever, maar jij verwerkt ze feitelijk, wat vraagt om een heldere verwerkersafspraak per klant.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste fulfilment- en 3pl-bedrijven mee beginnen.
Zonder een strikte scheiding tussen de voorraad van verschillende opdrachtgevers loopt elke volgende stap risico op verwisseling.
Het dagelijkse proces waar je klanten het meest van merken: hun order snel en foutloos verwerkt.
Om zonder handmatig napluizen te kunnen factureren volgens de precieze afspraak per opdrachtgever.
Zodra het basisproces staat, geef je opdrachtgevers zelf inzicht en verwerk je hun retouren gestructureerd.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De rekeneenheid voor opslagfacturatie: één pallet die één dag in het magazijn staat, gebruikt om de opslagkosten per klant te bepalen.
Binnenkomende goederen die zonder tussentijdse opslag direct worden doorgezet naar een uitgaande zending.
Het gebundeld verzamelen van meerdere orders in één picksessie, om de looproute door het magazijn te verkorten.
Voorraad die eigendom blijft van de opdrachtgever terwijl die fysiek in jouw magazijn ligt, apart geadministreerd van je eigen goederen.
Het reserveren van een laadperron voor een bepaald tijdslot, zodat vrachtwagens van verschillende opdrachtgevers niet tegelijk op hetzelfde dock aankomen.
Ja. Elke opdrachtgever krijgt zijn eigen tariefafspraak, of dat nu per orderregel, per uur of een combinatie is. Bij het factureren wordt automatisch het juiste tarief van die klant toegepast, zonder handmatig narekenen.
Elke pallet krijgt bij ontvangst een locatie en een datum. Zolang de pallet op die locatie staat, telt het systeem de dagen mee, en aan het eind van de periode staat het aantal pallet-dagen per klant klaar voor de factuur.
Ja. Elke opdrachtgever krijgt zijn eigen koppeling met zijn webshopplatform, zodat orders automatisch binnenkomen zonder dat ze eerst door één centraal systeem van de klant hoeven te lopen.
Voorraad wordt per opdrachtgever als aparte consignatievoorraad geregistreerd, met eigen locaties. Een pickfout waarbij het artikel van de verkeerde klant wordt gepakt, wordt bij het scannen direct gesignaleerd.
Verwachte volumes per klant zijn vooraf zichtbaar, zodat je planning en personeel daarop kunt afstemmen voordat het orders van andere opdrachtgevers gaat vertragen.
In de meeste gevallen zetten we magazijnbeheer, ontvangst en facturatie in GrowMate, met een koppeling naar je bestaande boekhoudpakket. Zo blijft de financiële administratie op de vertrouwde plek staan.
De implementatie wordt berekend tegen € 90 per uur, met de omvang van je klantenportefeuille als belangrijkste factor voor het aantal uren. Met magazijnbeheer per klant, webshopkoppelingen en tariefgestuurde facturatie zit je meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een fulfilmentbedrijf.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.