Achter elk appartementsrecht schuilt een eigen rechtspersoon: een vereniging met een eigen rekening en een eigen reservefonds. Bij veertig verenigingen tegelijk is dat onderscheid het eerste dat verdwijnt in een gedeeld Excel-bestand. GrowMate houdt elke VvE administratief gescheiden en geeft je toch één overzicht over je hele portefeuille.
Een VvE-beheerder verdient geen omzet aan een vereniging, maar aan een beheervergoeding per appartementsrecht terwijl de verantwoordelijkheid tegenovergesteld evenredig groeit: veertig verenigingen betekent veertig jaarrekeningen, veertig reservefondsen die niet vermengd mogen raken en veertig besturen die willen weten waarom de stookkosten dit kwartaal hoger uitvielen. Zodra dat in een verzameling spreadsheets en losse e-mailwisselingen leeft, duurt een simpele vraag van een eigenaar dagen in plaats van minuten.
GrowMate is geen VvE-pakket met een vast stramien, maar 439 modules waaruit je zelf samenstelt wat bij jouw portefeuille past: financiële administratie per vereniging, automatische incasso van de voorschotbijdrage, koppeling van het meerjarenonderhoudsplan aan de reserveringen, en een portaal waarin bestuur en eigenaren hun eigen stukken terugvinden. Onze consultants richten dit in op jouw verenigingen en jouw splitsingsreglementen, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk VvE-beheerder terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Bij veertig verenigingen op één bankrekeningoverzicht is het verleidelijk om de reserveringen als één grote pot te zien. Juridisch mag dat niet: het geld van vereniging A financiert nooit het dak van vereniging B. Met een gescheiden administratie per vereniging, elk met een eigen kostendrager en eigen reservefondsstand, zie je per VvE precies wat er staat, ook al beheer je alles vanuit één systeem.
Een ledenvergadering besluit tot vervanging van de galerijverlichting, maar het besluit staat alleen in de notulen die ergens in een mailbox liggen. Een half jaar later twijfelt het bestuur of er nu wel of geen akkoord was. Met een besluitenlijst die direct aan de vereniging hangt en gekoppeld is aan de vervolgactie, is dat nooit meer een kwestie van geheugen.
Eén eigenaar die de voorschotbijdrage drie maanden niet betaalt, tast meteen de liquiditeit van de hele vereniging aan, want het reservefonds is met precies dat bedrag begroot. Handmatig achter betalingen aan bellen kost uren die je niet aan andere verenigingen besteedt. Automatische incasso met een oplopende reeks herinneringen voorkomt dat een achterstand pas bij de jaarafrekening opvalt.
Het meerjarenonderhoudsplan ligt in een pdf van de laatste inspectie, los van de begroting en los van de planning. Het dak dat over twee jaar aan vervanging toe is, wordt daardoor pas urgent als de eerste lekkage zich meldt en de vereniging een extra bijdrage moet heffen. Als het MJOP direct de reserveringen en de planning voedt, zie je de kosten jaren van tevoren aankomen in plaats van achteraf.
Een kapotte deurbel, een lekkage in de kelder, een klacht over de galerij: alles komt bij de beheerder binnen, meestal telefonisch en buiten kantooruren. Zonder een centrale plek voor meldingen raken kleine dingen kwijt tussen de grote dossiers. Een portaal waar bewoners zelf een melding aanmaken en de status terugzien, scheelt tientallen telefoontjes per week.
Elke vereniging wil op de jaarvergadering een kloppende jaarrekening zien voordat het bestuur decharge krijgt. Die per vereniging losstaand opstellen uit een gedeelde boekhouding is foutgevoelig en tijdrovend, vooral rond hetzelfde vergaderseizoen. Met een jaarafsluiting per vereniging die automatisch uit de lopende administratie wordt opgebouwd, is dat proces geen jaarlijkse crisis meer.
Zo loopt een jaar door GrowMate bij een beheerder met veertig verenigingen:
Bij de start van het beheercontract leg je de vereniging vast: aantal appartementsrechten, breukdelen, bestuur en de afspraken uit het splitsingsreglement. Dit is meteen de basis voor stemverhoudingen, kostenverdeling en het portaal van de eigenaren.
De maandelijkse of kwartaalse voorschotbijdrage per appartementsrecht gaat automatisch via incasso de deur uit. Blijft een betaling uit, dan start de herinneringsreeks vanzelf, zonder dat de beheerder dat handmatig hoeft te signaleren.
Het meerjarenonderhoudsplan bepaalt welke werkzaamheden wanneer aan de beurt zijn en hoeveel daarvoor gereserveerd moet zijn. Een geplande dakrenovatie wordt een project met een eigen budget, offertes van aannemers en een vervolgstatus richting de vereniging.
Agenda, notulen en de uiteindelijke besluitenlijst van de jaarvergadering worden bij de vereniging vastgelegd, inclusief wie voor en tegen stemde. Een besluit over groot onderhoud koppelt direct aan het bijbehorende project, zodat niemand achteraf hoeft te reconstrueren wat er is afgesproken.
Aan het einde van het boekjaar bouwt de jaarafsluiting per vereniging zich op uit de werkelijke inkomsten, uitgaven en de reservefondsstand. Het bestuur presenteert dat overzicht op de vergadering en krijgt decharge, terwijl jij als beheerder je tijd besteedt aan de volgende veertig in plaats van aan het optellen.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Elke VvE-rekening wordt apart uitgelezen en gematcht, zodat mutaties nooit per ongeluk bij de verkeerde vereniging boeken.
Bestuursleden en eigenaren loggen in op hun eigen vereniging: jaarstukken, besluiten en openstaande meldingen, zonder rondmailen.
Bij verkoop van een appartementsrecht sluiten mutaties in eigenaarschap en breukdeel aan op de leveringsakte, zonder dubbel invoeren.
Offertes en werkbonnen van de vaste aannemers voor dak, lift en schilderwerk landen rechtstreeks bij het bijbehorende MJOP-project.
De GrowMate-app, ingericht voor een VvE-beheerder
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Sinds deze wet is elke vereniging verplicht jaarlijks te reserveren voor toekomstig onderhoud, gebaseerd op een minimumpercentage van de herbouwwaarde of op een meerjarenonderhoudsplan. Doordat het MJOP in GrowMate direct de reservering per vereniging voedt, kun je bij elke jaarvergadering onderbouwen dat aan die verplichting is voldaan, in plaats van een slag naar een rond bedrag te slaan.
Breukdelen, stemverhoudingen en de verdeling van servicekosten liggen vast in de splitsingsakte en het reglement van iedere vereniging afzonderlijk, en die verschillen per pand. Door dat per vereniging in te richten in plaats van met één rekenregel voor de hele portefeuille, sluit de kostenverdeling aan op wat juridisch voor die specifieke VvE geldt.
Namen, contactgegevens, betaalgedrag en soms medische aanleiding voor een aanpassing aan een gemeenschappelijke ruimte zijn persoonsgegevens die je voor meerdere besturen tegelijk verwerkt. Rollen en rechten per vereniging zorgen dat een bestuurslid van vereniging A nooit de dossiers van vereniging B inziet.
De boekhouding van elke vereniging moet minimaal zeven jaar bewaard blijven en, bij een wisseling van beheerder of bestuur, overdraagbaar zijn zonder gaten. Een digitaal archief per vereniging met facturen, notulen en jaarrekeningen voorkomt dat die overdracht op losse mappen en verloren wachtwoorden vastloopt.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste vve-beheerders mee beginnen.
Elke vereniging heeft een eigen dossier nodig: eigenaren, breukdelen, reglement en de stukken die daarbij horen. Zonder die scheiding per vereniging is alles wat je later toevoegt slecht te herleiden.
Voor het vastleggen en terugvinden van wat een ledenvergadering heeft besloten, met een spoor terug naar het bestuur dat het heeft ondertekend en naar het vervolgproject dat eruit voortkomt.
De kern van het vak: voorschotbijdragen innen, achterstanden vroeg signaleren en per vereniging een kloppende jaarrekening opleveren, klaar voor de decharge op de jaarvergadering.
Voor beheerders die het meerjarenonderhoudsplan niet als los document willen, maar als planning die rechtstreeks aan de begroting en aan meldingen van bewoners hangt, zodat niets als verrassing komt.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het aandeel van een appartementsrecht in de vereniging, bepalend voor stemgewicht op de ledenvergadering en de verdeling van servicekosten over eigenaren.
Het begrote onderhoudsplan voor een gebouw over doorgaans tien tot vijftien jaar, met de bijbehorende reservering per jaar.
De notariële akte die een gebouw juridisch verdeelt in appartementsrechten en de vereniging van eigenaars in het leven roept, met het bijbehorende reglement.
De verplichte spaarpot van een vereniging voor toekomstig groot onderhoud, gevoed door de voorschotbijdragen en bewaakt aan de hand van het MJOP.
Het periodieke bedrag dat een eigenaar vooruitbetaalt aan de vereniging voor servicekosten en de opbouw van het reservefonds, meestal maandelijks.
Ja. Elke vereniging krijgt een eigen financiële administratie met een eigen kostendrager en een eigen reservefondsstand. Je ziet als beheerder een portefeuille-overzicht over alle verenigingen heen, maar de boekingen zelf raken nooit vermengd, ook niet als twee verenigingen bij dezelfde bank zitten.
Ledenlijsten, breukdelen, reservefondsstanden en meerjarenonderhoudsplannen uit Excel of een ander VvE-pakket migreren we bij de implementatie mee. Je begint dus niet met veertig lege verenigingen, maar met de stand van zaken die er al was.
De implementatie wordt uurtje-factuurtje gerekend tegen € 90 per uur. Voor financiële administratie per vereniging, incasso, klantportaal en onderhoudsplanning zit een beheerder van die omvang doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn voor een VvE-beheerder een losse keuze.
Ja, via het klantportaal. Een bestuurslid ziet alleen de vereniging waarvoor hij is aangesteld: jaarstukken, besluiten, openstaande meldingen en de reservefondsstand. Van andere verenigingen in jouw portefeuille ziet hij niets.
De besluitenlijst hangt direct aan de vereniging en aan de vergadering waarin het besluit viel, met de datum en desgewenst de stemverhouding. Leidt een besluit tot een onderhoudsproject, dan koppel je dat er meteen aan, zodat de vervolgstappen traceerbaar blijven tot aan de oplevering.
Ja. Een kleine VvE met vier appartementsrechten krijgt dezelfde gescheiden administratie als een complex met tachtig eenheden, alleen lichter ingericht. Veel beheerders starten met hun grootste of complexste verenigingen en breiden daarna de rest van de portefeuille uit.
Via het klantportaal ziet een eigenaar zijn eigen voorschotbijdrage, betaalstatus en de jaarafrekening van zijn appartementsrecht op elk moment terug. Dat scheelt vragen aan de beheerder over een bedrag dat allang online staat, en voorkomt discussie achteraf over wat er is afgesproken of betaald.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een VvE-beheerder.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.