Een loonstrook van drie maanden oud, een werkgeversverklaring die net verlopen is, en een renteaanbod dat over twee weken zijn geldigheid verliest: een hypotheekdossier bestaat uit tientallen documenten die allemaal actueel moeten blijven terwijl de aanvraag bij de geldverstrekker zijn eigen doorlooptijd volgt. GrowMate houdt klant, document, aanvraag en advieskosten in één dossier bij elkaar.
Een hypotheekadviseur verkoopt geen product maar een advies, en dat advies moet aantoonbaar passend zijn bij de situatie van de klant. Ondertussen bestaat elk dossier uit documenten die een houdbaarheidsdatum hebben: een loonstrook mag niet te oud zijn, een werkgeversverklaring moet actueel getekend zijn, en een renteaanbod van de geldverstrekker vervalt na een paar maanden. Wie dat in een mailbox en een mapstructuur bijhoudt, ontdekt een verlopen document meestal pas als de geldverstrekker het dossier terugstuurt.
GrowMate is geen vast adviespakket, maar 439 modules waaruit je de set samenstelt die bij hypotheekadvies past: een klantdossier met documentstatus, een adviesrapport dat de zorgplicht onderbouwt, opvolging van de doorlooptijd per geldverstrekker, en facturatie van advieskosten die los staat van welke geldverstrekker de klant kiest. Onze consultants richten het in op jouw adviesproces, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk hypotheekadviseur terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een klant stuurt een loonstrook, maar tegen de tijd dat de aanvraag de deur uitgaat is die alweer te oud en moet er een nieuwe komen. Zonder overzicht van wat je hebt en wat de houdbaarheid daarvan is, vraag je onbedoeld twee keer hetzelfde document op. Een dossier dat per document de ontvangstdatum en geldigheid bijhoudt, laat zien wat er echt nog ontbreekt.
De ene geldverstrekker beoordeelt een aanvraag in een week, de andere doet er drie weken over, en de klant belt ondertussen om te vragen waar het dossier blijft. Zonder actuele status per aanvraag moet je dat telkens navragen bij de verstrekker. Een statusoverzicht per dossier en per geldverstrekker geeft je binnen een paar klikken antwoord op de vraag van de klant.
Het advies moet passend zijn bij de situatie van de klant, en bij een klacht of een controle moet je kunnen laten zien waarom je tot dat advies kwam. Zonder vastgelegde overwegingen bij het adviesrapport is dat achteraf reconstrueren lastig. Een adviesdossier waarin de klantinventarisatie en de onderbouwing bij elkaar staan, maakt dat verweer een kwestie van opzoeken in plaats van reconstrueren.
Omdat je geen provisie van de geldverstrekker mag ontvangen voor hypotheekadvies, reken je advieskosten rechtstreeks aan de klant door. Is dat vooraf niet helder vastgelegd in het dienstverleningsdocument, dan ontstaat er discussie zodra de rekening komt. Een adviesovereenkomst die vooraf digitaal wordt ondertekend, voorkomt onduidelijkheid over wat er in rekening wordt gebracht.
Een renteaanbod van de geldverstrekker is maar een beperkt aantal maanden geldig, en mist een klant die deadline, dan moet de hele aanvraag met een nieuwe rente opnieuw. Bij meerdere lopende dossiers tegelijk is dat makkelijk over het hoofd te zien. Een signaal ruim voor de vervaldatum van elk renteaanbod voorkomt dat een klant met een verlopen aanbod blijft zitten.
Klanten van jaren terug lopen tegen het einde van hun rentevastperiode aan, en dat moment is voor hen hét natuurlijke aanleiding voor een nieuw adviesgesprek. Zonder overzicht van wanneer die periodes aflopen, laat je die kans aan een concurrent voorbijgaan. Een overzicht van aflopende rentevastperiodes per klant zet die opvolging automatisch op de agenda.
Zo loopt een hypotheekaanvraag door GrowMate, van intake tot passeren:
Inkomen, vermogen en woonwensen van de klant worden vastgelegd, samen met het dienstverleningsdocument dat vooraf de advieskosten en de dienstverlening toelicht.
Loonstroken, werkgeversverklaring en identiteitsbewijs worden geüpload, met per document een houdbaarheidsdatum, zodat je in één oogopslag ziet wat verouderd raakt.
Het adviesrapport legt vast welke hypotheekvorm en geldverstrekker passen bij de situatie van de klant, met de overwegingen die de zorgplicht aantoonbaar maken.
De aanvraag gaat naar de gekozen geldverstrekker en de status wordt bijgehouden, inclusief de geldigheidsduur van het renteaanbod dat terugkomt.
Na afronding of bij een vooraf afgesproken moment gaat de factuur voor de advieskosten automatisch de deur uit, gebaseerd op de adviesovereenkomst die de klant heeft ondertekend.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Aanvraagstatussen bij geldverstrekkers worden bijgehouden naast het eigen dossier, zodat je een klant kunt informeren zonder eerst apart in te loggen op een extern portaal.
Facturen voor advieskosten sluiten aan op je boekhoudpakket, gescheiden van eventuele nevendiensten zoals verzekeringsadvies.
Het dienstverleningsdocument en de adviesovereenkomst worden rechtsgeldig digitaal ondertekend, zodat een klant niet naar kantoor hoeft te komen voor een handtekening.
Klanten zien zelf in welke fase hun aanvraag zit en welke documenten nog ontbreken, wat het aantal statusvragen per telefoon merkbaar terugbrengt.
De GrowMate-app, ingericht voor een hypotheekadviseur
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Voor hypotheekadvies mag je geen provisie van de geldverstrekker ontvangen; de vergoeding komt rechtstreeks van de klant als advieskosten. Facturatie die losstaat van de gekozen geldverstrekker houdt die scheiding transparant en aantoonbaar.
Het advies moet aantoonbaar aansluiten bij de financiële situatie en de wensen van de klant. Een adviesdossier waarin klantinventarisatie, overwegingen en het uiteindelijke advies bij elkaar staan, maakt die onderbouwing op elk moment reconstrueerbaar.
Adviseurs moeten in het bezit zijn van de juiste Wft-diploma's en periodiek vakbekwaam blijven via erkende opleidingen. Vervaldata van diploma's en verplichte scholingsmomenten per adviseur worden bewaakt, zodat niemand ongemerkt buiten zijn bevoegdheid adviseert.
Voorafgaand aan de dienstverlening moet de klant een document ontvangen dat de aard van de dienstverlening en de advieskosten toelicht. Dat document hoort bij de adviesovereenkomst en wordt vóór de start van het dossier digitaal ondertekend.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste hypotheekadviseurs mee beginnen.
Elk traject begint met een compleet klantdossier, documenten met een geldigheidsstatus en een ondertekende adviesovereenkomst.
Het advies moet aantoonbaar passend zijn en het dossier moet standhouden bij een controle of een klacht.
Advieskosten staan los van de gekozen geldverstrekker en moeten transparant en op tijd gefactureerd worden.
Als de dagelijkse dossiers stabiel lopen, komen vakbekwaamheid en het proactief opvolgen van bestaande klanten aan bod.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het document dat een klant voorafgaand aan de dienstverlening ontvangt, met uitleg over de aard van het advies en de advieskosten die daarvoor gelden.
Een hypotheekadvies dat aantoonbaar aansluit bij de financiële situatie, wensen en risicobereidheid van de klant, zoals de zorgplicht vereist.
Nationale Hypotheek Garantie: een garantieregeling die onder voorwaarden een lagere hypotheekrente mogelijk maakt en risico's bij betalingsproblemen beperkt.
Het rentevoorstel van een geldverstrekker bij een aanvraag, met een beperkte geldigheidsduur waarbinnen de klant moet passeren om die rente te behouden.
Het omzetten van een bestaande hypotheek naar een nieuwe, bijvoorbeeld bij het aflopen van de rentevastperiode of om gunstiger voorwaarden te krijgen.
De klantinventarisatie, de overwegingen bij het advies en het uiteindelijke adviesrapport staan bij elkaar in één dossier. Bij een vraag achteraf hoef je niet te reconstrueren, maar kun je het dossier opzoeken.
Ja. Elke aanvraag krijgt een status die je bijwerkt zodra er nieuws is van de geldverstrekker, zodat je een klant een concreet antwoord kunt geven zonder eerst zelf te hoeven navragen.
Het dienstverleningsdocument, dat de advieskosten en de aard van de dienstverlening toelicht, wordt vóór de start van het dossier digitaal ondertekend door de klant, zodat daar vooraf geen onduidelijkheid over bestaat.
De implementatie wordt op maat gerekend tegen € 90 per uur, los van de advieskosten die je zelf aan klanten in rekening brengt. Met dossierbeheer, documentbeheer en facturatie zit een kantoor doorgaans rond pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs.
Nee, dat hoeft niet. Veel kantoren laten hun bestaande boekhouding staan en gebruiken GrowMate voor dossierbeheer, documentopvolging en advieskostenfacturatie ernaast.
Ja, bestaande gegevens worden ingelezen voordat je live gaat. Klantgegevens, lopende dossiers en documentstatussen uit je huidige systeem of Excel worden ingelezen, zodat je niet opnieuw hoeft te beginnen.
Met het klantportaal ziet een klant precies welke documenten al zijn ontvangen en welke nog missen, wat het aantal telefoontjes over de status van het dossier merkbaar terugbrengt.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een hypotheekadviseur.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.