Een transportakte gaat pas naar de passeertafel als de conceptversie is goedgekeurd door koper, verkoper, bank en makelaar, het cliëntonderzoek rond is en de gelden op de kwaliteitsrekening staan. Loopt één van die drie mis, dan schuift de passeerdatum en staat iedereen om een tafel te wachten. GrowMate houdt aktedossier, identificatie en kwaliteitsrekening in samenhang, in plaats van in losse systemen naast elkaar.
Bij een notariskantoor draait alles rond het moment van passeren: de akte moet dan inhoudelijk klaar zijn, alle partijen moeten geïdentificeerd zijn volgens de Wwft, en de gelden die via de kwaliteitsrekening lopen moeten zijn ontvangen. Een conceptakte die nog drie keer heen en weer gaat tussen kandidaat-notaris, bank en makelaar, een UBO die nog niet is achterhaald, of een koopsom die nog niet is bijgeschreven: elk van die drie kan de geplande passeerdatum alsnog laten schuiven, met een lege kamer als gevolg.
GrowMate is geen vast notarissysteem, maar 439 modules waaruit je zelf een set samenstelt: aktedossiers met versiebeheer van het concept, cliëntonderzoek met identificatie en UBO-registratie, en een kwaliteitsrekening die administratief strikt gescheiden blijft van de kantoorrekening. Onze consultants richten dat in op jouw praktijkgebieden, van familierecht tot onroerend goed, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk notariskantoor terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Meerdere notarissen en kandidaat-notarissen plannen ieder hun eigen passeerafspraken, en zonder gedeeld overzicht ontstaat er dubbele bezetting van dezelfde passeerkamer of van dezelfde notaris. Een gezamenlijke planning waarin akte, notaris en kamer aan elkaar gekoppeld zijn, voorkomt dat een cliënt op de dag zelf hoort dat het toch verzet moet worden.
Tussen kandidaat-notaris, bank, makelaar en de partijen zelf gaat een conceptakte soms vijf of zes keer over en weer, met wijzigingen die in e-mailbijlagen worden bijgehouden. Zonder centraal versiebeheer weet niemand meer zeker of de laatste versie ook echt de versie is die naar de passeertafel gaat.
Het Wwft-cliëntenonderzoek, inclusief het achterhalen van uiteindelijk belanghebbenden bij een oprichting, hoort ruim vóór het passeren afgerond te zijn, maar wordt door tijdsdruk soms tot vlak voor de afspraak uitgesteld. Een dossier dat pas opent als het cliëntonderzoek is gestart, dwingt die stap eerder in het proces af.
Koopsommen en andere gelden die via de kwaliteitsrekening lopen, moeten volledig gescheiden blijven van de kantoorrekening en herleidbaar zijn tot het specifieke dossier. Zonder een directe koppeling tussen mutatie en akte kost het bij een controle of een geschil onnodig veel tijd om dat aan te tonen.
Na het passeren moet een transportakte of oprichtingsakte tijdig worden ingeschreven bij het Kadaster of de Kamer van Koophandel, en een fout in de aangeleverde gegevens kost dagen aan herstel. Overzicht van welke akten nog moeten worden ingeschreven, voorkomt dat een akte na het passeren op de stapel blijft liggen.
Notariële akten en het repertorium moeten voor zeer lange tijd bewaard en terugvindbaar blijven, ook nadat de notaris die de akte passeerde met pensioen is of het kantoor is overgenomen. Een archief dat op naam van het dossier en niet op naam van de behandelend notaris is opgebouwd, blijft ook na personeelswisselingen toegankelijk.
Zo loopt een aktedossier door GrowMate, van eerste afspraak tot inschrijving:
Bij de eerste afspraak wordt het type akte vastgelegd en start het Wwft-cliëntenonderzoek, inclusief identificatie en het achterhalen van UBO's waar van toepassing.
De conceptakte wordt opgesteld en met versiebeheer afgestemd met bank, makelaar en partijen, zodat altijd duidelijk is welke versie de laatste is.
Notaris, passeerkamer en alle partijen worden gezamenlijk ingepland, met de status van cliëntonderzoek en kwaliteitsrekening zichtbaar naast de afspraak.
Na het passeren wordt de definitieve akte gearchiveerd en de afwikkeling via de kwaliteitsrekening, gescheiden van de kantoorrekening, per dossier verantwoord.
De akte gaat naar het Kadaster of de Kamer van Koophandel voor inschrijving, en de declaratie aan de cliënt wordt opgesteld inclusief eventuele derdenkosten.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Gegevens voor de inschrijving van een transportakte worden vanuit het dossier aangeleverd, zodat handmatig overtypen van kadastrale gegevens niet nodig is.
Bij oprichtingsakten worden bedrijfsgegevens en bestuurders geverifieerd tegen het handelsregister, voordat de akte naar de passeertafel gaat.
Mutaties op de kwaliteitsrekening worden automatisch gekoppeld aan het dossier waar ze bij horen, apart van de reguliere kantoorrekening.
Partijen en betrokken adviseurs zien de laatste versie van de conceptakte en de status van het dossier, zonder dat bijlagen via losse e-mails rondgaan.
De GrowMate-app, ingericht voor een notariskantoor
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Voor elke akte moet je de identiteit van partijen vaststellen en, bij rechtspersonen, de uiteindelijk belanghebbenden achterhalen, met een risicogebaseerde diepgang. Vastlegging van dat onderzoek bij het dossier voorkomt dat je bij toezicht achteraf moet reconstrueren wat er is gecontroleerd.
Gelden die via de kwaliteitsrekening lopen, zoals een koopsom bij een transportakte, mogen nooit vermengd raken met de kantoorrekening en moeten per dossier herleidbaar zijn. Een directe koppeling tussen mutatie en akte houdt die scheiding aantoonbaar.
Akten en het repertorium moeten voor zeer lange tijd toegankelijk blijven, ook na pensionering van de notaris of overname van het kantoor. Een archief dat op dossierniveau en niet op naam van één notaris is opgebouwd, blijft na wisselingen bruikbaar.
Notarissen en kandidaat-notarissen moeten aantoonbaar aan permanente educatie voldoen volgens de eisen van de beroepsorganisatie. Een lopend overzicht per notaris van gevolgde cursussen voorkomt dat een tekort pas bij een periodieke controle opvalt.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste notariskantoren mee beginnen.
Dit is de kern van elk notariskantoor. Zonder een dossier per akte met versiebeheer van het concept is een goedgekeurde versie niet met zekerheid vast te stellen.
Voor het cliëntonderzoek en het archief dat decennia moet meegaan, ook na wisseling van notaris.
Zodat gelden die via de kwaliteitsrekening lopen aantoonbaar gescheiden blijven van de kantoorrekening.
Voor kantoren met meerdere notarissen en kandidaat-notarissen waar bevoegdheden en opleiding net zo goed geregeld moeten zijn als het dossier zelf.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De rekening waarop gelden van cliënten, zoals een koopsom, tijdelijk worden aangehouden, strikt gescheiden van de kantoorrekening van het notariskantoor.
Het chronologische register van alle door een notaris gepasseerde akten, verplicht bij te houden en langdurig te bewaren.
Het Wwft-onderzoek naar identiteit, risicoprofiel en uiteindelijk belanghebbenden van partijen bij een akte.
Het officieel ondertekenen van een notariële akte in aanwezigheid van de notaris en de betrokken partijen.
De uiteindelijk belanghebbende van een rechtspersoon, die bij oprichtingen en bepaalde transacties moet worden geïdentificeerd en geregistreerd.
Het dossier toont naast de geplande passeerdatum de status van cliëntonderzoek, conceptakte en kwaliteitsrekening. Ontbreekt er nog iets, dan zie je dat dagen van tevoren in plaats van op de ochtend van het passeren zelf.
Elke mutatie op de kwaliteitsrekening wordt gekoppeld aan het dossier waar het geld bij hoort. Bij een controle door de kamer voor het notariaat kun je per dossier laten zien dat er geen vermenging met de kantooradministratie heeft plaatsgevonden.
Ja. Bestaande dossiers, akten en het repertorium worden bij de implementatie overgezet, zodat de lange bewaarplicht niet opnieuw hoeft te worden opgebouwd.
Je betaalt uitsluitend voor de eenmalige inrichting, tegen € 90 per uur. Voor aktedossiers, cliëntonderzoek en de koppeling met de kwaliteitsrekening zit een gemiddeld kantoor in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs, met optionele support en hosting daarbovenop.
Bij het openen van een dossier voor een oprichtingsakte start het cliëntenonderzoek meteen, inclusief het vastleggen van UBO-gegevens. Dat voorkomt dat identificatie pas vlak voor het passeren nog moet gebeuren.
Ja. Passeerdata, notaris en passeerkamer worden gezamenlijk ingepland, zodat er geen dubbele boekingen van dezelfde kamer of dezelfde notaris ontstaan.
Akten worden met een lange, wettelijk passende bewaartermijn gearchiveerd op dossierniveau, zodat ze ook na pensionering van de behandelend notaris of overname van het kantoor terugvindbaar blijven.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een notariskantoor.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.