Een Golf die vrijdagmiddag terugkomt met een kras op het portier, een tank die niet vol is en een teller die vijfhonderd kilometer meer aangeeft dan de balie verwacht: in de autoverhuur zit de winst in wat je bij de sleuteloverdracht vastlegt. GrowMate koppelt reservering, contract, borg, kilometers en schademelding aan elkaar, van de eerste boeking tot de eindfactuur.
Een autoverhuurbedrijf verdient niet aan de auto die stilstaat, maar aan de dagen dat hij onderweg is — en aan alles wat er bij terugkomst wordt vastgesteld. Een borg die je moet verrekenen met een kras die er bij het ophalen nog niet was, een tank die anders staat dan afgesproken, een kilometerstand die het contract overschrijdt, of een verkeersboete die drie maanden later op de deurmat van het bedrijf valt in plaats van bij de bestuurder. Zolang die momenten op een blaadje aan de balie of in een los Excelbestand staan, verdwijnt er structureel geld tussen inname en factuur.
GrowMate is geen vast verhuurpakket, maar een set van 439 modules waaruit je zelf kiest wat bij jouw vloot en jouw balie past: contractbeheer met borgverrekening, kilometer- en brandstofregistratie bij in- en uitname, schaderegistratie met foto's, en het automatisch doorbelasten van verkeersboetes aan de bestuurder die op dat moment reed. Onze consultants richten het in op jouw voertuigtypen en jouw verhuurvoorwaarden, en dat staat binnen één tot drie weken op de balie.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk autoverhuurbedrijf terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
De auto komt terug, de volgende huurder staat al te wachten, en pas een week later meldt zich een klacht over een deuk die er ineens is. Zonder foto's bij in- en uitgifte is niet meer vast te stellen wie hem veroorzaakt heeft. Met een innamecheck op de telefoon, foto per zijde en automatische vergelijking met de vorige overdracht staat de schade op naam voordat de volgende huurder instapt.
Een contract met driehonderd vrije kilometers, een teller die vijfhonderd extra aangeeft, en een balie die het verschil pas bij het printen van de factuur ontdekt — of helemaal niet. Door de kilometerstand bij uitgifte en inname te koppelen aan het contract, staat de meerkilometertoeslag automatisch op de factuur in plaats van in de categorie vergeten.
Drie maanden na de verhuurperiode valt er een flitsboete op de bedrijfsnaam, terwijl allang een andere huurder in de auto reed. Zonder koppeling tussen kenteken, contractperiode en bestuurder betaalt de zaak de boete zelf of gaat er kostbare tijd verloren aan het achterhalen van de juiste huurder. Met rit- en contractgegevens gekoppeld aan het kenteken wordt de boete automatisch toegewezen aan wie op dat moment het huurcontract had.
Een borg van driehonderd euro contant of per pin aannemen, en een week later weer moeten terugstorten zodra alles akkoord is bevonden, kost bij tientallen contracten per week veel uitzoekwerk. Met een geblokkeerd bedrag op de betaalmethode dat automatisch vrijkomt zodra de innamecheck akkoord is, hoeft niemand nog achter een storting aan te bellen.
De ene huurder tankt diesel in een benzinemotor, de andere levert de auto in met een kwart tank in plaats van vol. Zonder vaste registratie van het brandstofniveau bij in- en uitgifte wordt bijtanken of bijbetalen een kwestie van onderhandelen aan de balie in plaats van een automatische regel op de factuur.
Met een vloot die over meerdere vestigingen verspreid is en continu wisselt van huurder, wordt het lastig om op vrijdagmiddag snel te zien welke auto vrij is voor een nieuwe boeking. Een actueel overzicht van locatie, status en volgende reservering per voertuig voorkomt dat je een auto dubbel toezegt of een klant met lege handen aan de balie laat staan.
Zo loopt een huurperiode door GrowMate, van reservering tot eindafrekening:
De klant boekt online of aan de balie een voertuigcategorie voor een bepaalde periode. GrowMate koppelt daar een specifiek kenteken aan op basis van beschikbaarheid, zodat je nooit twee klanten dezelfde auto belooft.
Bij het opstellen van het huurcontract worden rijbewijs, borgbedrag en de afgesproken vrije kilometers vastgelegd. De borg wordt als reservering op de betaalmethode van de klant gezet, niet als losse kastransactie.
Bij het overhandigen van de sleutel legt de balie het brandstofniveau, de kilometerstand en de staat van de carrosserie per zijde vast met foto's. Dat is meteen het nulpunt waarmee de inname straks vergeleken wordt.
Bij terugkomst herhaalt zich dezelfde check: foto's, kilometerstand en brandstofniveau. Afwijkingen ten opzichte van de uitgifte worden automatisch gemarkeerd, zodat de balie niet zelf hoeft te onthouden wat er anders is dan bij vertrek.
De borg komt vrij zodra de inname akkoord is, meerkilometers en schade gaan als factuurregel mee, en een verkeersboete die later binnenkomt wordt aan de hand van kenteken en contractperiode automatisch aan de juiste huurder gekoppeld.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Verkoopfacturen, borgverrekeningen en creditnota's sluiten aan op je boekhouding, zodat de omzet per contract niet apart hoeft te worden overgetypt.
Borgbedragen worden als reservering op de betaalmethode van de klant gezet via een betaalprovider, en komen automatisch vrij zodra de inname akkoord is.
Voertuiggegevens, APK-datum en tenaamstelling worden gekoppeld aan het kenteken, zodat je nooit een auto verhuurt die niet meer correct geregistreerd staat.
Binnenkomende verkeersboetes worden gekoppeld aan kenteken en contractperiode, zodat de juiste huurder automatisch de rekening en de kentekengegevens krijgt toegestuurd.
De GrowMate-app, ingericht voor een autoverhuurbedrijf
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Bij een flitsboete of parkeerbon gaat de aanslag in eerste instantie naar de kentekenhouder, ook als een ander achter het stuur zat. Verhuurbedrijven mogen de boete doorberekenen aan de bestuurder van dat moment, maar moeten daarvoor kunnen aantonen wie op het moment van de overtreding het voertuig huurde. Contractperiodes gekoppeld aan het kenteken leveren dat bewijs automatisch.
In de verhuurvoorwaarden staat vastgelegd wat onder normale slijtage valt, wanneer de borg wordt ingehouden en welke termijn geldt voor het melden van een gebrek. Bij een geschil over een deuk of een brandstofverschil ben je afhankelijk van wat je op het moment van in- en uitgifte hebt vastgelegd, niet van wat achteraf beweerd wordt.
Voor bepaalde voertuigcategorieën gelden minimumleeftijden en een minimaal aantal jaren rijervaring, en het rijbewijs moet bij het aangaan van het contract gecontroleerd en gekopieerd worden. Een dossier per huurder met rijbewijsgegevens en einddatum voorkomt dat een verlopen rijbewijs pas aan de balie opvalt.
Elk voertuig moet correct op naam van het verhuurbedrijf staan bij de RDW en gedekt zijn door een verzekering die verhuur aan derden toestaat, inclusief de juiste cataloguswaarde bij schade. Een actueel overzicht per kenteken van tenaamstelling, verzekering en APK-datum voorkomt dat je met een auto verhuurt die niet meer correct gedekt is.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste autoverhuurbedrijven mee beginnen.
Dit is waar elk verhuurbedrijf op draait: weten wie welke auto heeft, wat de borg en de afgesproken kilometers zijn, en wat de staat van de auto was bij vertrek.
Brandstof, meerkilometers en verkeersboetes horen bij de huurder van dat moment, niet bij de zaak. Deze set zorgt dat die kosten automatisch op de juiste factuur belanden.
Zodra de vloot groeit, wil je in één oogopslag zien welke auto waar staat, wanneer de volgende APK of bandenwissel gepland is en of de verzekering nog klopt.
Voor bedrijven die met terugkerende zakelijke klanten werken en willen zien welk voertuigtype en welke periode het meeste rendement geven.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De controle bij het terugbrengen van het voertuig waarbij kilometerstand, brandstofniveau en eventuele schade worden vastgelegd en vergeleken met de staat bij uitgifte.
Het aantal kilometers dat in het huurcontract is inbegrepen zonder meerkilometertoeslag; kilometers daarboven worden apart in rekening gebracht.
Een bedrag dat bij het aangaan van het huurcontract als reservering op de betaalmethode van de huurder wordt gezet, en pas na een akkoord bevonden inname wordt vrijgegeven.
Het proces waarbij een verkeersboete die op naam van het verhuurbedrijf binnenkomt, wordt toegewezen aan de huurder die volgens de contractperiode op dat moment reed.
Het percentage van de vloot dat op een gegeven moment daadwerkelijk verhuurd is, een kerncijfer om te bepalen of de vloot te klein of te groot is.
Ja. Elke overdracht tussen vestigingen wordt net als een gewone in- en uitgifte vastgelegd, met kilometerstand en locatie. Zo blijft de teller kloppend, ook als een auto na verhuur in Rotterdam een week later vanuit Utrecht wordt verhuurd.
De koppeling tussen kenteken, contractperiode en huurder maakt het mogelijk om een binnenkomende boete direct aan de bestuurder van dat moment toe te wijzen, inclusief de gegevens die de instantie nodig heeft. Je hoeft niet meer zelf in oude contracten te zoeken naar wie op die datum reed.
Nee. Veel autoverhuurbedrijven beginnen met contractbeheer, borg en kilometerregistratie naast hun bestaande boekhoudpakket, en breiden pas later uit naar wagenparkbeheer en dashboards. Bestaande klant- en contractgegevens migreren we mee bij de start.
Klantgegevens, actieve contracten en het voertuigbestand uit je huidige systeem of Excel worden bij de implementatie ingelezen, zodat je niet met een lege balie begint op de dag van livegang.
De implementatie wordt berekend op basis van een uurtarief van € 90, afhankelijk van het aantal vestigingen en de modules die je kiest. Voor contractbeheer, borg, kilometer- en schaderegistratie zit je meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel.
Contracten kunnen zowel per dag of week als voor langere periodes worden opgesteld, met dezelfde borg- en kilometerlogica. Voor langlopende verhuur werken sommige klanten met vaste maandbedragen in plaats van een dagprijs, wat via prijsafspraken per klant is in te richten.
Ja. De uitgifte- en innamecheck met foto's, kilometerstand en brandstofniveau werkt via de mobiele app, ook op de parkeerplaats naast de auto zelf en zonder wifi ter plaatse.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een autoverhuurbedrijf.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.