Een klant vraagt om een UAD-middel tegen brandend maagzuur, en er moet op dat moment een gediplomeerd drogist in de winkel staan om het te mogen verkopen. Ondertussen ligt er ergens in het schap een potje met een houdbaarheidsdatum van vorige maand. GrowMate koppelt kassa, THT-bewaking, dagelijkse aanvulling en drogistroosters aan elkaar, zodat het schap klopt en de verkoop dat ook doet.
Een drogisterij verkoopt duizenden kleine artikelen met een houdbaarheidsdatum, een bewaartemperatuur of een verkoopcategorie die bepaalt wie het product mag afrekenen. Een deel van het assortiment, de zogeheten UAD-middelen, mag uitsluitend verkocht worden onder verantwoordelijkheid van een gediplomeerd drogist, en die moet dus feitelijk aanwezig zijn zodra de winkel open is. Tel daarbij op dat elk schap dagelijks moet worden aangevuld en dat verlopen artikelen er niet horen te staan, en het wordt duidelijk waarom een spreadsheet hier tekortschiet.
GrowMate zet kassa, voorraad en personeelsplanning in één systeem: de THT-datum van elk artikel wordt bewaakt vanaf ontvangst tot verkoop, het rooster houdt vanzelf rekening met de aanwezigheid van een gediplomeerd drogist tijdens openingstijden, en de dagelijkse aanvulling van het schap krijgt een concrete bestellijst in plaats van een rondje op gevoel. Je kiest uit 439 modules alleen wat jouw winkel nodig heeft, onze consultants richten het in op jouw assortiment, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk drogisterij terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een middel tegen hooikoorts staat nog vrolijk in het schap terwijl de houdbaarheidsdatum al drie weken achter de rug is, tot een oplettende klant het meldt. Met een houdbaarheidsbewaking die per artikel de THT-datum bijhoudt en tijdig een signaal geeft, wordt afprijzen of verwijderen een routinetaak in plaats van een toevalstreffer.
Een deel van het assortiment mag alleen worden verkocht onder verantwoordelijkheid van een gediplomeerd drogist, en bij een controle moet aantoonbaar zijn wie er tijdens elke openingsdienst aanwezig was. Een rooster dat automatisch bewaakt of er per dienst minimaal één gediplomeerd drogist staat ingepland, voorkomt een dienst zonder de juiste bevoegdheid.
Elke ochtend loopt iemand langs de schappen om te zien wat leeg is, zonder dat er echt wordt gekeken naar wat de vorige dagen daadwerkelijk is verkocht. Een bestelvoorstel op basis van werkelijke verkoop en minimumvoorraad per artikel maakt die ochtendronde een kwestie van afvinken in plaats van gokken.
Sommige zelfzorgmiddelen en probiotica moeten binnen een bepaalde temperatuur bewaard blijven, en zonder registratie is bij een klacht niet meer te achterhalen of dat op orde was. Temperatuurregistratie bij ontvangst en opslag geeft daar achteraf een onderbouwd antwoord op in plaats van een educated guess.
Een drogist geeft dagelijks tientallen adviezen over welk middel bij welke klacht past, maar zonder enige vastlegging is bij een latere vraag of klacht niet meer te herleiden wat er precies is geadviseerd. Een kort notitieveld bij de klantkaart maakt dat advies terugvindbaar zonder dat het een dossier wordt.
Een actie op zonnebrandcrème loopt in de kassa niet gelijk met de spaarpunten van de klantenkaart, waardoor medewerkers aan de balie moeten uitleggen waarom een korting net niet klopt. Acties en klantenkaartregels die in dezelfde kassa zijn ingericht, geven bij het afrekenen meteen het juiste bedrag.
Zo loopt een dag door GrowMate bij een drogisterij:
Binnenkomende leveringen worden gescand en de houdbaarheidsdatum per partij wordt vastgelegd. Vanaf dat moment bewaakt het systeem wanneer een artikel moet worden afgeprijsd of uit het schap moet, in plaats van dat te laten afhangen van wie er toevallig langsloopt.
Een dagelijks bestelvoorstel toont welke artikelen onder de minimumvoorraad zijn gezakt, gebaseerd op de werkelijke verkoop van de afgelopen dagen. De ochtendronde langs de schappen wordt daarmee gericht in plaats van een volledige rondgang op gevoel.
Het rooster houdt bij welke gediplomeerd drogist tijdens elke dienst aanwezig is, zodat UAD-middelen altijd onder de juiste verantwoordelijkheid worden verkocht. Een kort advies bij de klantkaart maakt terugvindbaar wat er is besproken.
Aan de kassa worden lopende acties en klantenkaartpunten automatisch toegepast, zodat een klant nooit hoeft te wijzen op een korting die net niet is meegenomen. De dagomzet wordt per productgroep vastgelegd voor de dagafsluiting.
Aan het eind van de dag sluit de kassa aan op de boekhouding en wordt automatisch een inkoopvoorstel voor de volgende dag klaargezet, gebaseerd op wat er die dag daadwerkelijk over de toonbank is gegaan.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Bestellingen en THT-gegevens van leveranciers komen automatisch binnen, zodat een levering niet apart hoeft te worden nagekeken op houdbaarheid.
Acties, klantenkaartpunten en UAD-artikelen worden aan de kassa correct herkend en afgerekend, met een dagafsluiting die direct doorloopt naar de boekhouding.
Dagomzet per productgroep en btw-tarief sluit aan op je boekhoudpakket, zonder dat de kassa-administratie apart hoeft te worden overgetypt.
Online bestelde artikelen worden gereserveerd uit dezelfde voorraad als de winkel, zodat een klant nooit voor niets langskomt voor een artikel dat al verkocht is.
De GrowMate-app, ingericht voor een drogisterij
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Een deel van de zelfzorgmiddelen mag volgens de Geneesmiddelenwet uitsluitend verkocht worden onder verantwoordelijkheid van een gediplomeerd drogist, terwijl vrij verkoopbare middelen door elke medewerker mogen worden afgerekend. Een rooster dat borgt dat er per openingsdienst minimaal één gediplomeerd drogist aanwezig is, voorkomt dat deze eis in de praktijk wordt vergeten.
Zelfzorgmiddelen en cosmetica hebben een houdbaarheidsdatum en soms een voorgeschreven bewaartemperatuur, en een verlopen of verkeerd bewaard product mag niet worden verkocht. Registratie per partij, met een signaal ruim voor de uiterste datum, voorkomt dat een klant iets meekrijgt dat eigenlijk al uit het schap had gemoeten.
Als een fabrikant of toezichthouder een product terugroept, moet een drogisterij snel kunnen zien welke partijen zijn ontvangen en verkocht. Partijregistratie per levering maakt een terugroepactie een kwestie van filteren in plaats van elk kassabonnetje van de afgelopen maanden na te lopen.
Notities over een gegeven zelfzorgadvies en de aankoopgeschiedenis achter een klantenkaart zijn persoonsgegevens, en bij gezondheidsgerelateerde aankopen is extra zorgvuldigheid op zijn plaats. Duidelijke rechten per rol en een bewaartermijn die niet onnodig lang is, houden dat beheersbaar.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste drogisterijen mee beginnen.
De kern voor elke drogisterij: een kassa die aansluit op actuele voorraad, en houdbaarheidsbewaking die verlopen artikelen eruit haalt voordat een klant ze koopt.
UAD-verkoop mag alleen onder verantwoordelijkheid van een gediplomeerd drogist, en dat moet aantoonbaar terugkomen in het rooster.
Het schap moet elke dag opnieuw kloppen, en dat lukt alleen met een bestelvoorstel dat op werkelijke verkoop is gebaseerd.
Klantenkaarten en seizoensacties zijn in de drogisterij een vast onderdeel van de omzet, en moeten kloppend aansluiten op de kassa.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Een zelfzorggeneesmiddel dat volgens de Geneesmiddelenwet uitsluitend verkocht mag worden onder verantwoordelijkheid van een gediplomeerd drogist.
Tenminste houdbaar tot: de datum waarna een product niet meer aan de gestelde kwaliteitseisen hoeft te voldoen en niet meer verkocht mag worden.
Een medewerker met een erkend drogisterijdiploma, verantwoordelijk voor de verkoop en het advies rond UAD-middelen.
First-expired-first-out: het principe dat artikelen met de kortste resterende houdbaarheid als eerste worden verkocht of uitgeleverd.
Een geneesmiddel dat zonder recept verkrijgbaar is, ingedeeld in een categorie die bepaalt of het vrij verkoopbaar is of onder toezicht van een drogist moet worden verkocht.
Ja. Het rooster controleert per dienst of er minimaal één gediplomeerd drogist is ingepland, met een signaal als dat niet het geval is. Zo is bij een controle direct aantoonbaar dat UAD-middelen onder de juiste verantwoordelijkheid zijn verkocht.
Elke levering krijgt een houdbaarheidsdatum per partij, en het systeem geeft ruim voor die datum een signaal om af te prijzen of uit het schap te halen. Artikelen met de kortste houdbaarheid worden bovendien als eerste voor verkoop aangewezen.
De inrichting wordt berekend tegen € 90 per uur, op basis van wat je laat inrichten. Voor een winkel met kassa, voorraad, THT-bewaking en klantenkaart zit je doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn geen verplicht onderdeel en kun je zelf regelen.
Bestaande artikeldata, voorraad en klantenkaartgegevens worden bij de implementatie ingelezen, zodat je niet met een lege database begint. Het bestaande kassasysteem kan tijdens de overgang blijven draaien tot de nieuwe inrichting klaar is.
Ja. Actieregels en spaarpunten worden centraal ingesteld en gelden automatisch bij het afrekenen, zodat een medewerker nooit hoeft uit te leggen waarom een korting net niet werd toegepast.
Een bestelvoorstel toont elke ochtend welke artikelen onder de minimumvoorraad zijn gezakt, gebaseerd op de werkelijke verkoop van de afgelopen dagen. De ochtendronde wordt daarmee een kwestie van bevestigen in plaats van elk schap zelf natellen.
Ja. Omdat elke partij bij ontvangst wordt geregistreerd, filter je bij een terugroepactie in enkele stappen welke leveringen en welke verkopen het betreft, in plaats van kassabonnen van de afgelopen maanden na te lopen.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een drogisterij.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.