Een ziekenhuis bestelt honderd steriele katheters met een vaste contractprijs die dit kwartaal geldt, en van elke geleverde doos moet het serienummer en de vervaldatum jarenlang herleidbaar blijven. In de medische groothandel is een verkeerd geregistreerde partij geen boekhoudkundig ongemak maar een risico voor een patiënt. GrowMate koppelt UDI-registratie, houdbaarheidsbewaking en contractprijzen aan elkaar, zodat die herleidbaarheid er automatisch is.
Een medische groothandel levert aan ziekenhuizen, apotheken en zorginstellingen die elk hun eigen contractprijzen, inkoopvoorwaarden en leveringsschema's hebben, terwijl het assortiment zelf voor een groot deel uit steriele producten met een vaste houdbaarheid bestaat. Een katheterset die twee weken te lang op de plank ligt, mag niet meer worden uitgeleverd. Een hulpmiddel waarvan het serienummer niet is vastgelegd, is bij een terugroepactie niet meer terug te vinden bij de instelling die het ontving.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij deze verantwoordelijkheid past: UDI- en serienummerregistratie tot op het niveau van de individuele eenheid, houdbaarheidsbewaking voor steriele voorraad, contractprijzen per zorginstelling, en recall-management dat binnen minuten laat zien waar een partij is gebleven. Consultants richten dit in op jouw assortiment en jouw klantcontracten, live binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk medische groothandel terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Bij een terugroepactie van de fabrikant moet je binnen uren kunnen aantonen welke ziekenhuizen een specifiek hulpmiddel met een specifiek serienummer ontvingen. Serienummerregistratie op eenheidsniveau maakt dat een kwestie van zoeken in het systeem, niet van bellen naar de binnendienst van tien jaar geleden.
Steriele producten verliezen hun steriliteitsgarantie op de vervaldatum, en een partij die daaroverheen gaat mag niet meer de deur uit. Houdbaarheidsbewaking met automatische alerts voorkomt dat een verlopen partij per ongeluk op een pickorder terechtkomt.
Elk ziekenhuis heeft zijn eigen aanbestede prijs, soms met een korting die na een bepaald volume ingaat. Als die afspraken niet automatisch worden toegepast, ontstaan er facturen die achteraf gecorrigeerd moeten worden en discussie met de inkoper opleveren.
Sommige hulpmiddelen staan als consignatievoorraad in het ziekenhuis zelf, eigendom van de groothandel totdat ze gebruikt worden. Zonder aparte registratie raakt die voorraad uit beeld en weet je niet meer wat er nog van jou is en wat al gefactureerd had moeten worden.
Een fabrikant meldt een terugroepactie en verwacht dat je binnen een dag kunt aantonen wie het product ontving. Zonder gekoppelde partij- en klantregistratie kost dat uitzoekwerk dagen, terwijl de klok voor een medisch hulpmiddel meteen doortikt.
Een ziekenhuis accepteert leveringen vaak alleen binnen een smal tijdvenster bij de goederenontvangst. Een planning die geen rekening houdt met die vensters, levert vertraagde of geweigerde leveringen op die de volgende dag opnieuw ingepland moeten worden.
Zo loopt een order door GrowMate bij een medische groothandel:
Een bestelling komt binnen van een ziekenhuis of apotheek, direct getoetst aan de geldende contractprijs en de actuele voorraad met houdbare partijen.
Bij het picken wordt het UDI-nummer en de vervaldatum van elke eenheid gescand en gecontroleerd, zodat een verlopen of onjuist geregistreerd hulpmiddel niet op de order terechtkomt.
De aflevering wordt gepland binnen het tijdvenster van de zorginstelling, met een digitale aftekening bij ontvangst door de juiste afdeling.
Voor consignatievoorraad wordt geregistreerd wat er bij de instelling ligt en wanneer het als verbruikt wordt gemeld, zodat facturatie pas plaatsvindt op het moment van daadwerkelijk gebruik.
De factuur past automatisch de contractprijs en eventuele volumekorting van die instelling toe, met een sluitende koppeling naar het geleverde serienummer voor eventuele naleveringsvragen.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Grotere ziekenhuizen en zorggroepen sturen bestellingen via EDI-berichten die automatisch als order met de juiste contractprijs binnenkomen.
Verkoopfacturen met contractprijzen en eventuele consignatieverrekening sluiten aan op je boekhoudpakket.
Inkopers van zorginstellingen bestellen zelf binnen hun contractvoorwaarden en zien hun eigen leveringshistorie en openstaande consignatievoorraad.
Zorginstellingen volgen de status van hun bestelling, belangrijk bij spoedleveringen van hulpmiddelen die direct nodig zijn.
De GrowMate-app, ingericht voor een medische groothandel
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
De Unique Device Identification verplicht dat medische hulpmiddelen herleidbaar zijn tot op het niveau van de individuele eenheid of partij. UDI-registratie bij ontvangst en uitlevering zorgt dat die herleidbaarheid nooit van een los Excel-bestand afhangt.
Distributeurs van medische hulpmiddelen moeten kunnen aantonen dat producten traceerbaar zijn en dat klachten en incidenten worden vastgelegd en doorgemeld. Batch- en serienummerregistratie gekoppeld aan klantlevering geeft die onderbouwing zonder aparte administratie.
Voor de distributie van geneesmiddelen en bepaalde hulpmiddelen gelden eisen aan opslagcondities, temperatuurbewaking en een gedocumenteerde keten van herkomst tot aflevering. Temperatuurregistratie en gecontroleerde voorraadlocaties leggen die keten dagelijks vast.
Bij een terugroepactie van een fabrikant moet je snel en volledig kunnen aantonen welke instellingen een betrokken partij ontvingen. Recall-management koppelt partijgegevens direct aan klantleveringen, zodat je niet met losse pakbonnen hoeft te reconstrueren wat waarheen ging.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste medische groothandel mee beginnen.
Zonder herleidbare voorraad tot op eenheidsniveau is elke volgende stap in deze branche een risico in plaats van een keuze.
Voor de prijsafspraken per instelling en de voorraad die niet in eigen magazijn ligt maar wel jouw eigendom is.
Voor het moment dat een fabrikant een terugroepactie meldt en je binnen uren duidelijkheid moet geven.
Contractprijzen en consignatieverbruik moeten kloppend en tijdig gefactureerd worden aan instellingen met eigen betaaltermijnen.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Unique Device Identification: een uniek identificatienummer waarmee een medisch hulpmiddel herleidbaar is tot fabrikant, model en partij of serienummer.
Voorraad die fysiek bij de zorginstelling ligt maar eigendom blijft van de groothandel totdat de instelling het product daadwerkelijk gebruikt.
Good Distribution Practice: de eisen aan opslag, transport en documentatie bij de distributie van geneesmiddelen en bepaalde medische producten.
De garantie dat een steriel verpakt product tot de vervaldatum steriel blijft, mits ongeopend en correct opgeslagen.
De vaste of gestaffelde prijs die met een zorginstelling is afgesproken, vaak voortkomend uit een aanbesteding en geldig voor een bepaalde periode.
Ja. Elk hulpmiddel wordt bij ontvangst gescand op UDI-nummer en die registratie blijft gekoppeld tot en met de levering aan de instelling. Bij een recall zoek je op UDI of partijnummer en zie je meteen bij wie het product staat.
Steriele artikelen krijgen een vervaldatum bij ontvangst, en het systeem waarschuwt ruim voordat die datum verstrijkt. Bij het picken wordt automatisch de partij met de eerstkomende vervaldatum aangewezen, zodat een verlopen product nooit op een order terechtkomt.
GrowMate rekent de inrichting af tegen € 90 per uur, ongeacht het aantal gebruikers. Voor voorraad, UDI-registratie, contractprijzen en facturatie zit je doorgaans in het pakket Groei tot Bloei, met een richtprijs vanaf € 12.500. Support en hosting zijn optioneel.
Ja, bestaande artikel- en UDI-gegevens worden bij de implementatie ingelezen. Veel medische groothandels behouden hun boekhoudpakket en gebruiken GrowMate voor voorraad, UDI, contracten en orderverwerking, met een koppeling naar de boekhouding.
Consignatievoorraad wordt apart geregistreerd als voorraad die fysiek bij de instelling ligt maar in eigendom blijft van de groothandel. Zodra een instelling verbruik meldt, wordt dat automatisch een factuurregel in plaats van een handmatige nabestelling.
Ja, contractprijzen, kortingsstaffels en betaaltermijnen worden per instelling vastgelegd en automatisch toegepast bij elke order en factuur, zodat niemand handmatig hoeft te controleren welke afspraak voor welke klant geldt.
Recall-management toont direct welke instellingen het betrokken serienummer of partijnummer ontvingen, zodat je gericht kunt informeren in plaats van alle klanten te moeten benaderen. De status van de actie blijft bij het dossier van de partij bewaard.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een medische groothandel.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.