Eenzelfde basisformule voor een dagcrème gaat de deur uit onder drie verschillende merken, elk met een eigen etiket en een eigen PIF-dossier dat moet kloppen voordat er één pot verkocht wordt. GrowMate koppelt receptuur, batchproductie en dossiervorming aan elkaar, zodat een private labelvariant geen risico wordt maar een kwestie van de juiste specificatie kiezen.
Een cosmeticaproducent verkoopt zelden één vast product, maar varianten van dezelfde basisformule onder verschillende merken en verpakkingen, elk met een net andere geurstof of concentratie. Voordat een product de deur uit mag, moet er een compleet productinformatiedossier liggen met de veiligheidsbeoordeling, de INCI-lijst en de allergenen, en moet een verantwoordelijke persoon de batch formeel vrijgeven. Een kleine wijziging in een grondstof, zoals een andere leverancier van een conserveringsmiddel, raakt in theorie het hele dossier, en dat is precies waar het handmatig bijhouden van formules misgaat.
GrowMate is geen vaste cosmeticamodule die je moet accepteren zoals hij is, maar 439 modules waaruit je zelf een set samenstelt: receptuurbeheer met INCI-namen en allergenen per grondstof, batchregistratie met vrijgavemoment, dossiervorming die met de formule meegroeit, en configuratie per private labelklant. Onze consultants richten dat in op jouw formules en jouw merken, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk cosmeticabedrijf terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Het productinformatiedossier moet de veiligheidsbeoordeling, de receptuur en de testresultaten van een product bevatten voordat het verkocht mag worden, maar in een los archief van Word- en Excel-bestanden ontbreekt er bij een steekproef altijd wel een bijlage. Gecontroleerde documenten die een dossier direct aan de formule en de batch koppelen, houden dat dossier aantoonbaar compleet.
Een batch mag pas de deur uit als een verantwoordelijke persoon akkoord heeft gegeven op de kwaliteitscontrole, maar zonder vastgelegd vrijgaveproces is dat soms een parafje op een productiebriefje dat niemand kan terugvinden. Een digitaal vrijgavemoment gekoppeld aan de batch maakt dat akkoord op elk moment herleidbaar.
Vervang je een geurstof of een conserveringsmiddel in een receptuur, dan verandert in theorie ook de INCI-lijst en de allergenenvermelding op het etiket, maar zonder koppeling tussen grondstof en label blijft een oud etiket soms per ongeluk in omloop. Receptuurbeheer dat allergenen per grondstof vastlegt, laat een wijziging automatisch doorwerken naar wat er op het etiket moet staan.
Voordat een nieuw product in de EU op de markt komt, moet het gemeld zijn in het centrale notificatieportaal, en die stap raakt soms ondergesneeuwd tussen fotoshoots en verpakkingsontwerp. Regelgevingscheck bij de productontwikkeling toetst een nieuw artikel al vóór de eerste productieorder aan die meldplicht.
Merk A wil de dagcrème zonder parfum, merk B met een ander doosje en merk C met een eigen concentratie actieve stof, terwijl de kern van de formule identiek is. Zonder vastgelegde klantspecificatie leunt dat op het geheugen van de planning, met risico op de verkeerde variant in de verpakkingslijn.
Grondstofprijzen van actieve ingrediënten schommelen, terwijl de verkoopprijs aan een private labelklant vaak voor een jaar vastligt. Zonder marge per formule te volgen, merk je pas bij de jaarafsluiting dat een populaire variant nauwelijks nog iets oplevert. Kostenplaatsen per formule maken dat verschil maandelijks zichtbaar.
Zo loopt een batch door GrowMate bij een cosmeticaproducent die voor meerdere merken produceert:
Per formule staan de receptuur met INCI-namen, de allergenen en de veiligheidsbeoordeling vast, als basis voor zowel de productieorder als het productinformatiedossier.
De batch wordt geproduceerd volgens de vastgelegde receptuur, met een eigen batchnummer waaraan de gebruikte grondstofpartijen worden gekoppeld.
pH, geur en andere controlepunten worden per batch getoetst aan de specificatie, inclusief de stabiliteitseisen die bij die formule horen.
Pas na akkoord op de controlepunten geeft de verantwoordelijke persoon de batch vrij voor verpakking, met dat akkoord vastgelegd bij de batch.
De batch wordt verpakt onder het juiste merk en etiket, en de facturatie volgt de prijsafspraak die voor die private labelklant geldt.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Testresultaten van pH-, stabiliteits- en microbiologische controles komen automatisch bij de batch te staan, als onderdeel van het vrijgavedossier.
Verkoopfacturen aan private labelklanten en grondstofinkoop sluiten automatisch aan op je boekhoudpakket, zonder bedragen dubbel in te voeren.
Private labelklanten zien hun eigen actieve formulevarianten, dossiers en orderstatus, zonder dat dit los in een mailwisseling verdwijnt.
Verkoop je ook onder een eigen merk aan consumenten, dan synchroniseert de voorraad met je webshop zodra een batch is vrijgegeven.
De GrowMate-app, ingericht voor een cosmeticabedrijf
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Voor elk product moet een productinformatiedossier klaarliggen met de receptuur, de veiligheidsbeoordeling en testresultaten, toegankelijk voor de toezichthouder binnen 72 uur na een verzoek. Gecontroleerde documenten die dossieronderdelen direct aan de formule koppelen, houden dat dossier compleet in plaats van verspreid over losse bestanden.
Een aangewezen verantwoordelijke persoon moet elke batch beoordelen en vrijgeven voordat die verkocht mag worden, en is aanspreekpunt bij een klacht of incident. Een vastgelegd vrijgavemoment per batch, met de bijbehorende controleresultaten, maakt die verantwoordelijkheid aantoonbaar in plaats van afhankelijk van een geheugen.
Een nieuw cosmeticaproduct moet gemeld zijn in het Europese notificatieportaal voordat het voor het eerst wordt verkocht in de EU. Regelgevingscheck bij de productontwikkeling zorgt dat die meldplicht wordt getoetst vóór de eerste productieorder, niet pas bij de eerste levering aan een klant.
De erkende parfumallergenen moeten boven een bepaalde concentratie apart op het etiket staan, en de houdbaarheid na opening moet met een symbool zijn aangegeven. Receptuurbeheer met allergenen per grondstof laat een wijziging in een geurstof automatisch doorwerken naar het etiket dat gecontroleerd moet worden.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste cosmetica- en verzorgingsproducenten mee beginnen.
De kern voor elke cosmeticaproducent: weten wat er in een formule zit en wat daarvan in welke batch is gemaakt.
Voor het compleet houden van PIF-dossiers, het toetsen van nieuwe formules en het bewaken van leveranciersverklaringen.
Om per private labelklant een eigen variant, etiket en specificatie te kunnen leveren zonder dat te onthouden.
Voor het doorrekenen van nieuwe formules en het bewaken van marge per klant en variant.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het productinformatiedossier met receptuur, veiligheidsbeoordeling en testresultaten dat voor elk cosmeticaproduct beschikbaar moet zijn.
De internationale naamgeving van cosmetische ingrediënten, verplicht op het etiket van elk product.
Het Europese notificatieportaal waar een cosmeticaproduct gemeld moet zijn voordat het voor het eerst wordt verkocht.
De aangewezen functionaris die elke batch beoordeelt en vrijgeeft, en aanspreekpunt is bij klachten of incidenten.
Het potje-symbool met een getal dat aangeeft hoeveel maanden een product na opening nog veilig te gebruiken is.
Gecontroleerde documenten koppelen dossieronderdelen direct aan de formule en de batch, zodat een wijziging in de receptuur zichtbaar wordt in het dossier in plaats van dat een oude bijlage onopgemerkt blijft staan.
Ja. De batch krijgt pas de status vrijgegeven nadat de verantwoordelijke persoon akkoord heeft gegeven op de kwaliteitscontrole, en dat akkoord blijft herleidbaar bij de batch in plaats van op een los formulier.
Regelgevingscheck toetst een nieuwe formule al bij de productontwikkeling aan de meldplicht, zodat dit een vaste stap wordt vóór de eerste productieorder in plaats van iets dat achteraf wordt ontdekt.
Ja. Configure-to-order legt per klant de afwijkende geur, verpakking of concentratie vast, zodat de productieorder automatisch de juiste variant van de basisformule gebruikt.
Reken voor de eenmalige implementatie op € 90 per uur. Een cosmeticaproducent met receptuurbeheer, batchvrijgave, dossiervorming en private labelvarianten zit doorgaans richting het pakket Groei of Bloei. Hosting en support zijn optioneel.
Nee. De meeste cosmeticaproducenten laten de boekhouding staan en gebruiken GrowMate voor receptuur, productie, dossiervorming en facturatie, gekoppeld aan het bestaande boekhoudpakket.
Elke batch heeft een vastgelegd vrijgavemoment met de bijbehorende controleresultaten en de naam van de verantwoordelijke persoon, zodat je dat bij een controle direct kunt tonen in plaats van te reconstrueren.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een cosmeticabedrijf.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.