Een pot magnesiumtabletten mag pas de deur uit als drie dingen kloppen: het productdossier met de onderbouwing van de gezondheidsclaim, de vrijgave van de batch door een verantwoordelijke, en een etiket waarop dosering en werkzame stof exact overeenkomen met wat er in het potje zit. GrowMate koppelt receptuur, batchvrijgave en dossiervorming aan elkaar, zodat die claim nooit voor de feiten uit loopt.
Een supplementenproducent verkoopt geen los ingrediënt, maar een belofte op het etiket: een gezondheidsclaim die alleen gebruikt mag worden als hij op de goedgekeurde Europese lijst staat, en een dosering die exact moet overeenkomen met wat er in het productdossier staat. Elke batch moet door een verantwoordelijke worden beoordeeld voordat hij verkocht mag worden, en een wijziging in een grondstof, zoals een andere leverancier van een actieve stof, raakt in potentie zowel de dosering als de onderbouwing van de claim. Bij een private labelklant komt daar nog bij dat dezelfde basisformule onder een ander merk en met een net andere claim de deur uit moet.
GrowMate is geen vaste supplementenmodule die je moet accepteren zoals hij is, maar 439 modules waaruit je zelf een set samenstelt: receptuurbeheer met dosering en actieve stoffen per grondstof, batchregistratie met vrijgavemoment, dossiervorming die met de formule meegroeit, en claims-toetsing vóór een nieuwe lancering. Onze consultants richten dat in op jouw producten en jouw merken, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk supplementenbedrijf terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Het dossier per supplement moet de receptuur, de dosering en de onderbouwing van elke gebruikte gezondheidsclaim bevatten, maar in een los archief van offertes en oude etiketontwerpen ontbreekt er bij een steekproef altijd wel een bijlage. Gecontroleerde documenten die een dossier direct aan de formule koppelen, houden dat dossier aantoonbaar compleet.
Een aantrekkelijke marketingtekst over het effect van een ingrediënt is niet automatisch een toegestane claim, en die fout ontdek je liever vóór de eerste druk van het etiket dan erna. Regelgevingscheck bij de productontwikkeling toetst een nieuwe claim aan de goedgekeurde lijst vóór de eerste productieorder.
Een batch mag pas verkocht worden als een verantwoordelijke akkoord heeft gegeven op de gehalteanalyse, maar zonder digitaal vrijgaveproces is dat soms een handtekening op een productiebriefje dat niemand kan terugvinden. Een vastgelegd vrijgavemoment per batch maakt dat akkoord op elk moment herleidbaar.
Verander je de leverancier van een actieve stof, dan kan de concentratie net anders zijn, terwijl het etiket nog de oude dosering vermeldt. Receptuurbeheer dat actieve stoffen aan grondstoffen koppelt, laat een wijziging automatisch doorwerken naar wat er op het etiket moet staan.
Voordat een nieuw voedingssupplement wordt verkocht, moet de samenstelling gemeld zijn bij de toezichthouder, en die stap raakt soms ondergesneeuwd tussen verpakkingsontwerp en de eerste orders. Regelgevingscheck houdt die meldplicht als vaste stap in het lanceringsproces.
De prijs van een actieve stof kan flink schommelen, terwijl de verkoopprijs aan een private labelklant vaak voor een jaar vastligt. Zonder marge per product te volgen, merk je pas bij de jaarafsluiting dat een populair supplement nauwelijks nog iets oplevert. Kostenplaatsen per product maken dat verschil maandelijks zichtbaar.
Zo loopt een batch door GrowMate bij een supplementenproducent die voor meerdere merken produceert:
Per product staan de receptuur, de dosering en de onderbouwing van elke gezondheidsclaim vast, als basis voor zowel de productieorder als het productdossier.
Capsuleren, tabletteren of mengen tot poeder gebeurt volgens het vastgelegde recept, en de gebruikte grondstofpartijen worden onder het batchnummer van die run vastgelegd.
Het gehalte aan werkzame stof en microbiologische waarden worden per batch getoetst aan de specificatie uit het productdossier.
Pas na akkoord op de controlepunten geeft de verantwoordelijke de batch vrij voor verpakking, met dat akkoord vastgelegd bij de batch.
De batch wordt verpakt onder het juiste merk met de goedgekeurde claim op het etiket, en de facturatie volgt de prijsafspraak die voor die klant geldt.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Testresultaten van gehalte- en microbiologische controles komen automatisch bij de batch te staan, als onderdeel van het vrijgavedossier.
Verkoopfacturen aan merkeigenaren en grondstofinkoop sluiten automatisch aan op je boekhoudpakket, zonder bedragen dubbel in te voeren.
Private labelklanten zien hun eigen actieve producten, dossiers en orderstatus, zonder dat dit los in een mailwisseling verdwijnt.
Heb je naast private label ook een eigen consumentenmerk, dan gaat een vrijgegeven batch direct als beschikbare voorraad de webshop in, zonder aparte voorraadtelling.
De GrowMate-app, ingericht voor een supplementenbedrijf
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Voordat een voedingssupplement voor het eerst wordt verkocht, moet de samenstelling gemeld zijn bij de toezichthouder, en moet die samenstelling voldoen aan de wettelijke eisen aan vitamines en mineralen. Regelgevingscheck bij de productontwikkeling toetst een nieuw product aan die eisen vóór de eerste productieorder.
Een bewering over het effect van een supplement op de gezondheid mag alleen worden gebruikt als hij voorkomt op de lijst van goedgekeurde gezondheidsclaims. Gecontroleerde documenten die de onderbouwing van een claim aan het productdossier koppelen, voorkomen dat een niet-toegestane claim op het etiket belandt.
Elke batch moet worden beoordeeld en vrijgegeven door een verantwoordelijke binnen het bedrijf voordat hij verkocht mag worden, op basis van de resultaten van de kwaliteitscontrole. Een vastgelegd vrijgavemoment per batch maakt die verantwoordelijkheid aantoonbaar in plaats van afhankelijk van een geheugen.
Dosering, werkzame stoffen, allergenen en een houdbaarheidsdatum moeten correct op het etiket staan, ook na een wijziging in de receptuur. Receptuurbeheer dat deze gegevens aan de grondstof koppelt, laat een wijziging automatisch doorwerken naar wat er op het etiket gecontroleerd moet worden.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste farma- en supplementenproducenten mee beginnen.
De kern voor elke supplementenproducent: weten wat er in een formule zit en wat daarvan in welke batch is gemaakt.
Voor het compleet houden van productdossiers, het toetsen van claims en het bewaken van leveranciersverklaringen.
Om per private labelklant een eigen dosering, claim en verpakking te kunnen leveren zonder dat te onthouden.
Voor het doorrekenen van nieuwe formules en het bewaken van marge per klant en product.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het document per supplement met receptuur, dosering en de onderbouwing van elke gebruikte gezondheidsclaim.
Een bewering over het effect van een supplement op de gezondheid, alleen toegestaan als hij op de Europese lijst van goedgekeurde claims staat.
Het moment waarop een verantwoordelijke binnen het bedrijf een batch beoordeelt en akkoord geeft voor verkoop, op basis van de gehalteanalyse.
Het werkzame ingrediënt in een supplement waarvan de hoeveelheid in het productdossier en op het etiket moet overeenkomen met de dosering.
De verplichting om de samenstelling van een nieuw voedingssupplement vooraf te melden bij de toezichthouder, voordat het op de markt komt.
Ja. Regelgevingscheck toetst een nieuwe claim aan de lijst van goedgekeurde gezondheidsclaims vóór de eerste productieorder, zodat een niet-toegestane bewering niet pas bij de drukker aan het licht komt.
Gecontroleerde documenten koppelen dossieronderdelen direct aan de formule, zodat een wijziging in een grondstof zichtbaar wordt in het dossier in plaats van dat een oude bijlage onopgemerkt blijft staan.
Ja. De batch krijgt pas de status vrijgegeven nadat de verantwoordelijke akkoord heeft gegeven op de gehalteanalyse, en dat akkoord blijft herleidbaar bij de batch in plaats van op een los formulier.
Regelgevingscheck houdt de meldplicht als vaste stap in het lanceringsproces van een nieuw product, zodat die stap niet ondersneeuwt tussen verpakkingsontwerp en de eerste orders.
Voor de implementatie geldt een uurtarief van € 90, eenmalig in rekening gebracht. Een supplementenproducent met receptuurbeheer, batchvrijgave, dossiervorming en claims-toetsing zit doorgaans richting het pakket Groei of Bloei. Hosting en support zijn optioneel.
Nee. De meeste supplementenproducenten koppelen GrowMate juist aan hun bestaande boekhoudpakket voor productie, dossiervorming en batchvrijgave, in plaats van de boekhouding te vervangen.
Ja. Configure-to-order legt per klant de afwijkende dosering, verpakking of claim vast, zodat de productieorder automatisch de juiste variant van de basisformule gebruikt.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een supplementenbedrijf.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.