Software voor escape rooms

software voor escape rooms

Waarom standaardsoftware zelden past bij een escape room

Een escape room verdient zijn geld per slot: een tijdvak in een specifieke kamer voor een specifieke groep, met precies genoeg tijd ervoor om te resetten en schoon te maken. Boek je twee groepen te dicht op elkaar, dan staat de volgende groep voor een kamer waar de vorige puzzel nog niet is teruggezet. Komt een groep van acht opdagen voor een boeking van vier, dan past niemand meer veilig in de ruimte en moet je improviseren bij de balie. Houd je dat in een gedeeld Excel-rooster bij, dan is een dubbele boeking op een drukke zaterdag een kwestie van tijd.

GrowMate stelt uit 439 modules de combinatie samen die bij jouw kamers past: online boeken met een vaste resettijd erna, spelbegeleiders die op taal en kamerkennis worden ingepland, cadeaubonnen die netjes worden bijgehouden, en storingsmeldingen zodra een puzzel het niet meer doet. Onze consultants richten dit in op jouw kamers en jouw drukte, en dat staat binnen één tot drie weken.

De praktijk

Waar het misgaat bij escape rooms en indoor activiteiten

Zes knelpunten die we bij vrijwel elk escape room terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.

Resettijd die te krap wordt ingepland

Tussen twee sessies in dezelfde kamer moet er opgeruimd, gecontroleerd en soms een kapotte puzzel gerepareerd worden, en bij een volgeboekte zaterdag wordt die marge als eerste opgeofferd. Komt de volgende groep binnen terwijl de vorige puzzel nog niet teruggezet is, dan begint die sessie meteen met een teleurstelling. Een vaste resettijd die automatisch na elk slot wordt ingepland, voorkomt dat de klok wordt voorgetrokken ten koste van de volgende groep.

Groepsgrootte die niet klopt met de boeking

Een boeking voor vier wordt gemaakt, maar op de dag zelf meldt zich een groep van acht die er toch bij wil. Past dat niet in de kamer, dan moet de balie ter plekke gaan onderhandelen over een tweede kamer of een gedeeltelijke teruggave. Een boekingssysteem dat het maximum per kamer hard aanhoudt, legt die grens al bij het boeken vast in plaats van bij de deur.

Spelbegeleiders die niet elke kamer of taal beheersen

De ene begeleider kent de hints van drie kamers uit het hoofd, de andere spreekt alleen Nederlands terwijl er een Engelstalige groep geboekt heeft. Wordt er blind ingeroosterd zonder die kennis mee te wegen, dan krijgt een groep een begeleider die improviseert in plaats van helpt. Een rooster dat kamerkennis en taal aan elke boeking koppelt, voorkomt die mismatch voordat de groep binnenkomt.

No-shows die een slot voor niets blokkeren

Een groep meldt zich niet af en verschijnt ook niet, en dat slot van drieënhalf uur voorbereiding en reset heeft dan voor niets vastgezeten terwijl een andere groep het wel had willen boeken. Automatische herinneringen vooraf en een duidelijke annuleringstermijn verminderen het aantal no-shows en geven je op tijd de kans om een leeg slot opnieuw open te zetten.

Kamers die buiten gebruik zijn door een storing

Een elektronisch slot of een verlichte puzzel doet het niet meer, en zolang dat niet is opgelost blijft de kamer eigenlijk onverkoopbaar. Wordt dat niet meteen in de boekingsagenda geblokkeerd, dan verkoopt de balie alsnog een slot in een kamer die niet speelklaar is. Een storingsmelding die de kamer automatisch onbeschikbaar zet tot hij is opgelost, voorkomt die misser.

Cadeaubonnen die los van de boekingsagenda leven

Een cadeaubon wordt verkocht met een eigen code, maar bij het inboeken moet de balie handmatig checken of het saldo nog klopt en of de bon nog geldig is. Zonder koppeling tussen bonverkoop en boeking ontstaat er discussie zodra een klant een bon wil inwisselen die al gedeeltelijk gebruikt is. Een cadeaubon die automatisch wordt afgeboekt bij het maken van de reservering, sluit dat gat.

Zo werkt het

Van planning tot factuur, in één keten

Zo loopt een boeking door GrowMate, van reservering tot volgend slot:

Groep boekt een slot online

De klant kiest een kamer, een tijdstip en het aantal spelers, en het systeem toont alleen slots waarbij er na afloop genoeg resettijd overblijft voor de volgende groep. Een cadeaubon wordt direct bij de boeking verrekend.

Spelbegeleider wordt gekoppeld

Op basis van kamerkennis, taal en beschikbaarheid wordt de meest geschikte spelbegeleider aan het slot gekoppeld, zodat een anderstalige groep niet met een verkeerde begeleider komt te zitten.

Herinnering en check-in

De groep krijgt vooraf een herinnering met verzamelpunt en aankomsttijd, en bij binnenkomst wordt de boeking afgevinkt zodat de balie meteen ziet of het aantal spelers klopt met de reservering.

Spel en eventuele storing

Tijdens het spel meldt de spelbegeleider een defecte puzzel of een technisch probleem direct in het systeem, zodat de kamer voor het volgende slot automatisch als onbeschikbaar wordt gemarkeerd tot het is opgelost.

Reset en volgend slot

Na afloop start de ingeplande resettijd automatisch, en zodra die is afgevinkt gaat de kamer weer open te boeken voor de volgende groep, inclusief een eventuele factuur voor een zakelijke groepsboeking.

Op locatie

Wat je mensen buiten de deur op hun telefoon zien

De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.

Boekingswidget op de website
Bezoekers boeken rechtstreeks vanaf je eigen website een slot, zonder dat ze worden doorgestuurd naar een extern platform met een ander uiterlijk.
Boekhouding en facturatie
Kassaomzet, cadeaubonverkoop en zakelijke groepsfacturen sluiten aan op je boekhoudpakket, zonder dat dit handmatig wordt overgetypt.
Beoordelingsplatforms
Na een geslaakte sessie krijgt de groep automatisch een verzoek om een review achter te laten op het platform van jouw keuze.
Betaalproviders voor aanbetaling
Een aanbetaling of volledige betaling bij het boeken van een slot wordt direct via iDEAL verwerkt, zodat een no-show minder financieel risico oplevert.

De GrowMate-app, ingericht voor een escape room

Regels & verantwoording

De eisen die specifiek voor jouw branche gelden

Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.

AVG bij groepsboekingen

Namen, telefoonnummers en soms leeftijden van kinderen in een groepsboeking worden bewaard voor de reservering, en die gegevens vallen onder de AVG zodra je ze langer bewaart dan nodig voor de afhandeling van de boeking. Een duidelijke bewaartermijn en beperkte toegang tot boekingsgegevens voorkomen dat oude groepsgegevens onnodig blijven rondslingeren.

Brandveiligheid in besloten ruimtes

Kamers die bewust donker, besloten of doolhofachtig zijn ingericht, moeten alsnog voldoen aan de eisen voor vluchtwegen en het maximale aantal personen per ruimte uit de gebruiksmelding. Een boekingssysteem dat nooit meer spelers toelaat dan het toegestane maximum per kamer, houdt die norm automatisch aan, ook bij een populaire tijdslot dat snel volboekt.

Geldigheid en administratie van cadeaubonnen

Verkochte cadeaubonnen moeten navolgbaar zijn in saldo en geldigheidsduur, zodat een klant die een bon gedeeltelijk inwisselt niet in discussie hoeft met de balie over wat er nog resteert. Een cadeaubonnenregistratie die het saldo automatisch bijwerkt bij elke boeking, houdt dat sluitend zonder handmatige aantekeningen.

Aansprakelijkheid tijdens het spel

Bezoekers bewegen zich in een besloten ruimte met soms fysieke of elektronische elementen, en bij een incident moet je kunnen aantonen dat instructies zijn gegeven en de ruimte is gekeurd. Een dossier per kamer met keuringsdata en een vastgelegde instructie bij de start van elke sessie, ondersteunt die verantwoording als het nodig is.

Modules

Het pakket dat wij een escape room adviseren

Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste escape rooms en indoor activiteiten mee beginnen.

Basis: boeken en bezetten

De kern voor elke escape room: een slot boeken met de juiste resettijd erachter, zodat de volgende groep nooit voor een kamer staat die nog niet klaar is.

Online afsprakenplannerWachtlijstenBezettingsplanningAfspraakherinneringen

Kamers en spelbegeleiding

Voor het dagelijkse werk op de vloer: checklists voor de reset, storingen melden en spelbegeleiders inplannen op kamerkennis en taal.

Checklists ter plaatseStoringsregistratieRoosterplanningBeschikbaarheidsbeheer

Verkoop en klantcontact

Zodra de planning staat, komt de omzet naast de losse boeking erbij: cadeaubonnen, kassaverkoop ter plekke en het vragen om een review na afloop.

Kassasysteem (POS)CadeaubonnenKlantnotificatiesReviewverzoeken

Zakelijke groepen en cijfers

Voor locaties die ook bedrijfsuitjes en teamevents ontvangen en willen zien welke kamers en tijden het best renderen.

KlantportaalKlantprofiel 360°VerkoopfacturenRealtime dashboards

Alle modules voor escape rooms en indoor activiteiten

Vakjargon

Wij spreken de taal van je sector

Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.

Slot

Een geboekt tijdvak in een specifieke kamer voor een specifieke groep, inclusief de tijd die nodig is om te spelen.

Resettijd

De tijd tussen twee sessies die nodig is om een kamer op te ruimen, puzzels terug te zetten en te controleren op schade of storingen.

Spelbegeleider

De medewerker die een groep instrueert, tijdens het spel meekijkt en desgewenst hints geeft, ook wel game master genoemd.

Hint-systeem

Het technische middel, vaak een scherm of intercom, waarmee een spelbegeleider tijdens het spel aanwijzingen aan een groep geeft.

No-show

Een groep die een slot heeft geboekt maar zonder afmelding niet komt opdagen, waardoor het slot voor niets is vastgehouden.

Veelgestelde vragen

Vragen van escape rooms en indoor activiteiten

Wat kost GrowMate voor een escape room met meerdere kamers?

De implementatie is maatwerk op basis van € 90 per uur. Voor online boeken, resettijd en een spelbegeleidersrooster zit je vaak rond pakket Kiem, vanaf € 2.950 richtprijs. Komen daar cadeaubonnen, storingsregistratie en zakelijke groepsfacturatie bij, dan schuift dat richting pakket Groei. Support en hosting zijn optioneel.

We boeken nu via een los online platform. Kan dat overgezet worden?

Ja. Bestaande boekingen, kamers en tijdslots migreren we mee, en je website krijgt een eigen boekingswidget die rechtstreeks in GrowMate reserveert. Wil je het externe platform toch nog gebruiken voor bereik, dan kan dat naast elkaar blijven bestaan met een koppeling.

Kan het systeem voorkomen dat een groep te groot voor de kamer boekt?

Ja. Elke kamer heeft een vastgelegd maximum aantal spelers, en de online boeking laat geen groep toe die daarboven zit. Wil een grotere groep toch komen, dan stelt het systeem automatisch een tweede kamer of tijdstip voor in plaats van dat de balie dat ter plekke moet uitzoeken.

Hoe wordt de resettijd tussen sessies bewaakt?

Elke kamer heeft een vaste resettijd die automatisch na elk slot wordt ingepland, en de online boekingsagenda toont alleen tijden waarbij die tijd ook echt beschikbaar is. Zo kan een medewerker aan de balie nooit per ongeluk twee groepen te dicht op elkaar boeken.

Kunnen we cadeaubonnen verkopen en bijhouden wat er nog op staat?

Ja. Cadeaubonnen worden met een saldo en geldigheidsduur geregistreerd, en bij het boeken van een slot wordt het bedrag automatisch verrekend. De balie hoeft nooit met de hand te reconstrueren wat er nog op een bon over is.

Wat gebeurt er als een puzzel of een elektronisch slot kapot gaat?

De spelbegeleider meldt de storing direct in het systeem, waarna de kamer automatisch als onbeschikbaar wordt gezet voor nieuwe boekingen totdat de storing is opgelost. Zo verkoopt niemand per ongeluk een slot in een kamer die niet speelklaar is.

Kunnen bedrijven een groepsboeking maken en achteraf een factuur krijgen?

Ja. Een zakelijke boeking wordt gekoppeld aan een bedrijfsprofiel, en na afloop gaat de factuur voor het aantal spelers en eventuele extra's automatisch naar de juiste contactpersoon, in plaats van dat er ter plekke wordt afgerekend.

Aanverwante sectoren

Werk je ook in deze branches?

Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een escape room.

Theaters en poppodia Musea Attractie- en dagparken Golfbanen Zwembaden en sportaccommodaties Vakantieparken en B&B's

Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren