Een cabaretier op uitkoop, een bandje op partage, en om acht uur moeten de genummerde plaatsen, de lichtcrew en de garderobe allemaal kloppen voor dezelfde avond. GrowMate brengt zaalbezetting, artiestencontracten en de crew per productie samen, zodat de afrekening na afloop geen rekenwerk meer is.
Een theater of poppodium verdient zijn geld niet aan één kaartje, maar aan een zaal die avond na avond met een andere bezetting, een ander contract en een andere crew moet kloppen. De ene avond speelt een cabaretier op uitkoop tegen een vast bedrag, de volgende avond staat er een band op partage waarbij de recette na aftrek van kosten wordt gedeeld. Blijft die afrekening in een spreadsheet per productie hangen, dan duurt het afhandelen van een avond soms langer dan de voorstelling zelf.
GrowMate stelt uit 439 modules de combinatie samen die bij jouw huis past: zaalbezetting met genummerde plaatsen, contracten per artiest met uitkoop- of partageafspraak, een planning voor de wisselende technische crew per productie, en abonnementhouders die hun vaste plek behouden. Onze consultants richten dit in op jouw zalen en jouw programmering, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk theater terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Bij een populaire voorstelling verkoopt de balie een stoel die online al gereserveerd stond, en dat ontdek je pas als twee bezoekers voor dezelfde plek staan. Zonder een actuele zaalindeling die telefoon, balie en online verkoop tegelijk bijwerkt, blijft dat gokwerk bij elke uitverkochte avond. Eén stoelenkaart die voor alle verkoopkanalen gelijk is, voorkomt dat een stoel twee keer wordt uitgegeven.
Bij uitkoop is de vergoeding vast, maar bij partage moet je na afloop de recette, de garderobekosten en soms de horeca-omzet optellen voordat je weet wat de artiest krijgt. Reken je dat handmatig per productie uit, dan sluipen er fouten in en duurt de afrekening dagen. Een contract met het afgesproken percentage gekoppeld aan de kassa van die avond levert de afrekening automatisch op zodra de zaal leeg is.
De ene productie vraagt drie man geluid en licht, de volgende een complete rigging-ploeg voor een decor dat 's middags al binnenkomt. Werk je met een vaste kern en veel freelancers, dan wordt het handmatig uitzoeken wie welke productie kent en beschikbaar is een terugkerende puzzel. Een planning die crew koppelt aan de rider van een productie laat in één oogopslag zien wie er nog nodig is.
Een abonnementhouder rekent op dezelfde stoel elk seizoen, maar bij een programmawijziging of een verschoven datum weet niemand meer zeker of die plek nog vaststaat. Moet dat telkens handmatig worden nagezocht, dan is een verkeerd toegewezen stoel bij een vaste bezoeker een garantie voor een boze mail.
Bij elke uitvoering met muziek moet je kunnen aantonen welke nummers er speelden, en zonder een vaste registratie per avond moet iemand dat na maanden alsnog uit draaiboeken en socialmediaposts terughalen. Een setlijst die per voorstelling wordt vastgelegd, ligt al klaar op het moment dat de opgave gedaan moet worden, in plaats van dat je erachteraan moet.
De bar in de pauze draait goed op een uitverkochte avond en slecht op een matinee, maar zonder koppeling tussen de kassa en de voorstelling zie je dat verband nooit terug in je cijfers. Daardoor blijft de foyer een aparte omzetpost in plaats van een graadmeter voor welke producties ook buiten de zaal renderen. Kassadata gekoppeld aan de voorstelling van die avond laat precies zien welk programma de foyer vult.
Zo loopt een voorstelling door GrowMate, van boeking van de artiest tot afrekening:
Bij het boeken van een act leg je vast of er sprake is van uitkoop of partage, met het afgesproken bedrag of percentage en de technische rider die de productie nodig heeft. Het impresariaat ontvangt het contract meteen ter ondertekening, zonder een aparte mailwisseling.
De zaalindeling wordt geopend voor verkoop en de technische crew wordt gekoppeld aan de rider van de productie, zodat er op de avond zelf genoeg mensen met de juiste ervaring aanwezig zijn. Ontbreekt een specialisme, dan valt dat al weken vooraf op in plaats van op de dag van opbouw.
Bezoekers, abonnementhouders en de balie werken op dezelfde actuele stoelenkaart, zodat een plek die online wordt gekocht meteen ook aan de balie als bezet staat. Zo blijft het maximale aantal plaatsen uit de gebruiksmelding altijd de bovengrens van de verkoop.
Op de avond zelf wordt de setlijst voor de Buma/Stemra-opgave vastgelegd en registreert de kassa in de foyer automatisch onder welke voorstelling die omzet valt. Zo hoeft niemand achteraf te reconstrueren wat er precies gespeeld is of hoeveel de bar die avond omzette.
Zodra de zaal leeg is, worden recette, garderobekosten en eventuele foyeromzet opgeteld en tegen de partageafspraak afgerekend, of gaat bij uitkoop het vaste bedrag automatisch als factuur de deur uit. De artiest of het impresariaat ontvangt de afrekening dezelfde week nog.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Losse kaartverkoop via een extern platform sluit aan op dezelfde stoelenkaart als de balie, zodat een stoel nooit dubbel wordt uitgegeven.
Uitkoopfacturen, partage-afrekeningen en abonnementsfacturatie sluiten aan op je boekhoudpakket, inclusief de juiste kostenplaats per productie.
Contracten en riders die een impresariaat aanlevert, worden ingelezen in het artiestendossier in plaats van dat iemand ze overtypt uit een pdf.
Segmenten van abonnementhouders synchroniseren met je mailingtool, zodat een programmawijziging de juiste groep bezoekers bereikt.
De GrowMate-app, ingericht voor een theater
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Zodra er tijdens een voorstelling muziek van derden wordt uitgevoerd, moet je dat kunnen opgeven aan de organisatie die auteursrechten van componisten en tekstschrijvers int. Een setlijst die per avond wordt vastgelegd, geeft je die opgave zonder dat er na maanden nog iemand hoeft te reconstrueren wat er precies gespeeld is.
Met elke artiest of impresariaat leg je vast of het om een vaste uitkoopsom gaat of om een percentage van de recette, inclusief de manier waarop garderobe- en foyerkosten worden meegenomen. Zonder een eenduidig vastgelegde afspraak per productie ontstaat er bij twijfel al snel discussie over wat er precies is afgesproken.
Voor het gebruik van een zaal met publiek geldt een maximale bezetting op basis van de gebruiksmelding of vergunning voor brandveilig gebruik, afgestemd op nooduitgangen en vluchtroutes. Een zaalindeling die nooit meer plaatsen uitgeeft dan het toegestane maximum, voorkomt dat je die norm per ongeluk overschrijdt bij een populaire voorstelling.
Contactgegevens van abonnementhouders en nieuwsbriefontvangers vallen onder de AVG, zeker als je ze gebruikt om over een verschoven datum of gewijzigd programma te informeren. Rechten per gebruikersrol en een duidelijke bewaartermijn houden dat beheersbaar, ook als het abonneebestand van seizoen tot seizoen groeit.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste theaters en poppodia mee beginnen.
De kern voor elk theater dat een zaal verkoopt en wil weten hoe vol die avond na avond zit, inclusief de omzet uit de foyer. Zonder deze basis blijft elke andere module gebouwd op een gok in plaats van op cijfers.
Voor het deel van het werk dat per productie verschilt: het contract met de artiest, de technische rider en de crew die daarbij hoort. Dit is waar de meeste discussie achteraf vandaan komt als het niet is vastgelegd.
Zodra de basis staat, komt de vaste kern van bezoekers erbij die seizoen na seizoen dezelfde plek willen behouden en tijdig geïnformeerd willen worden bij een programmawijziging of verschoven datum.
Voor huizen die met een vaste kern en freelancers werken en die verantwoording moeten afleggen aan een gemeentelijke subsidiegever over de besteding van de middelen.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Een vaste vergoeding aan een artiest voor een optreden, ongeacht hoeveel kaarten er voor die avond zijn verkocht, ook wel een garantiesom genoemd.
Een afspraak waarbij de recette van een voorstelling, vaak na aftrek van kosten, volgens een vast percentage wordt gedeeld tussen podium en artiest.
De lijst met eisen van een artiest of gezelschap aan geluid, licht, podium en crew die nodig zijn om een productie uit te voeren.
De totale kaartverkoopopbrengst van een voorstelling op een avond, de basis waarop een partageafspraak met de artiest of het impresariaat wordt berekend.
De melding of vergunning voor brandveilig gebruik van een zaal, waarin onder meer het maximale aantal bezoekers is vastgelegd.
Wat een podium betaalt, volgt uit de uren tegen € 90 per uur. Voor zaalbezetting, kassa en artiestencontracten zit je vaak rond pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Komen daar abonnementsfacturatie en crewplanning per productie bij, dan hangt het eindbedrag af van het aantal zalen en producties per seizoen. Support en hosting zijn optioneel.
Ja. Veel huizen laten hun ticketingplatform voor de losse verkoop staan en gebruiken GrowMate voor artiestencontracten, crewplanning, abonnementen en facturatie, met een koppeling zodat de stoelenkaart overal gelijk blijft. Wil je op termijn alles in één omgeving, dan migreren we de bestaande verkoopdata mee.
Ja. Per artiest leg je vast of het om een vast uitkoopbedrag gaat of om een percentage van de recette, inclusief eventuele aftrek van garderobe- en foyerkosten. Na de voorstelling wordt de afrekening automatisch berekend op basis van die afspraak en de kassa van die avond.
De setlijst die je per voorstelling vastlegt, geeft je in één overzicht wat er per avond aan muziek is uitgevoerd. Dat is precies de informatie die nodig is voor de periodieke opgave, zonder dat iemand achteraf draaiboeken en programmaboekjes moet naspeuren.
Ja. Een abonnement is gekoppeld aan een specifieke stoel binnen een reeks voorstellingen, en bij een programmawijziging of verschoven datum blijft die koppeling staan tenzij je hem bewust aanpast. De abonnementhouder krijgt automatisch bericht bij een wijziging.
Ja. Het maximaal aantal beschikbare plaatsen per zaal wordt vastgelegd op basis van je gebruiksmelding, en de verkoop stopt automatisch zodra dat maximum is bereikt, ook als er via meerdere kanalen tegelijk wordt verkocht.
Freelance crew krijgt een eigen profiel met specialisme en beschikbaarheid, en wordt op basis van de technische rider van een productie voorgesteld voor die avond. Zo hoeft de technisch coördinator niet elke keer opnieuw een rondje langs dezelfde vaste namen te bellen.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een theater.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.