Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om zaalbezetting, artiestencontracten, crewplanning, abonnementen en subsidieverantwoording in één keer te activeren. Bij een theater werkt dat slecht, omdat de mensen die ermee werken sterk verschillen: een balie die kaarten verkoopt, een programmeur die contracten afsluit en een technisch coördinator die alleen zijn crewrooster wil zien. Zet je alles tegelijk aan, dan raakt niemand vertrouwd met zijn eigen deel en blijft de afrekening na een voorstelling alsnog een handmatige exercitie in een spreadsheet naast het nieuwe systeem.
Daarom richten we eerst de zaal in: bezetting, kassa en het klantportaal voor kaartverkoop. Dat raakt bezoekers dagelijks en bepaalt het grootste deel van de omzet. Zodra dat stabiel draait, volgen artiestencontracten en crewplanning per productie, en pas daarna abonnementsfacturatie en subsidieverantwoording, want die bouwen voort op profielen en cijfers die al ergens moeten staan.
De modulesets voor een theater
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: zaal, kaartverkoop en cijfers
De kern voor elk theater dat een zaal verkoopt en wil weten hoe vol die avond na avond zit, inclusief de omzet uit de foyer. Zonder deze basis blijft elke andere module gebouwd op een gok in plaats van op cijfers.
Artiesten en techniek per productie
Voor het deel van het werk dat per productie verschilt: het contract met de artiest, de technische rider en de crew die daarbij hoort. Dit is waar de meeste discussie achteraf vandaan komt als het niet is vastgelegd.
Abonnementhouders
Zodra de basis staat, komt de vaste kern van bezoekers erbij die seizoen na seizoen dezelfde plek willen behouden en tijdig geïnformeerd willen worden bij een programmawijziging of verschoven datum.
Personeel en subsidie
Voor huizen die met een vaste kern en freelancers werken en die verantwoording moeten afleggen aan een gemeentelijke subsidiegever over de besteding van de middelen.
Wat elke module doet voor theaters en poppodia
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een theater betekent |
|---|---|---|
| Evenementen | Branchemodules | De branchemodule die het dichtst bij een voorstelling komt: locaties, crew, materiaal en draaiboeken per productie, de basis waar de rest van de inrichting op aansluit. Elke andere module in dit voorstel bouwt hierop voort. |
| Kassasysteem (POS) | E-commerce & Retail | Entree en foyeromzet lopen via dezelfde kassa, met de voorstelling van die avond als kenmerk, zodat je ziet welk programma ook aan de bar rendeert. De dagomzet sluit zo in één keer aan op de boekhouding. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Bezoekers en abonnementhouders zien hun eigen kaarten, abonnement en eventuele wijzigingen, zonder dat de balie daarvoor gebeld hoeft te worden. Dat scheelt vooral telefoontjes rond een verschoven datum. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Bezetting per zaal en per voorstelling, foyeromzet en openstaande afrekeningen op één scherm, zodat je na een reeks voorstellingen meteen ziet welk programma wel en niet liep, zonder een handmatige export. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Per artiest of impresariaat leg je de uitkoop- of partageafspraak, looptijd en technische rider vast, zodat niets losstaand in een mailwisseling blijft hangen. Bij twijfel achteraf is de afspraak in één oogopslag terug te vinden. |
| Prijs- & margeafspraken | Facturatie & Betalingen | Het afgesproken partagepercentage staat vast per artiest, zodat de afrekening na een voorstelling automatisch tegen de juiste verdeling wordt berekend, inclusief eventuele aftrek van garderobe- of foyerkosten. |
| Digitale handtekeningen | Documenten & Workflow | Artiestencontracten met impresariaten rechtsgeldig laten ondertekenen zonder een papieren versie heen en weer te sturen, handig bij een programmering die soms pas op korte termijn definitief rond komt. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Technische riders, draaiboeken en contracten per productie op één plek, doorzoekbaar in plaats van verspreid over mailboxen van de programmeur en de technische dienst. Bij een herhaalproductie is alles direct terug te vinden. |
| Checklists ter plaatse | Service & Buitendienst | Soundcheck, belichting en podiumopbouw volgens een vaste checklist per productie afgevinkt, zodat niets vergeten wordt tussen de opbouw en de deuren open. De technisch coördinator ziet in één oogopslag wat nog open staat. |
| Abonnementsfacturatie | Facturatie & Betalingen | Jaarabonnementen met een vaste plek automatisch gefactureerd, inclusief een correcte verrekening als een abonnementhouder halverwege het seizoen instapt of opzegt, zonder dat de administratie dat handmatig hoeft te herrekenen. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Elke abonnementhouder krijgt één profiel met zijn vaste plek, bezoekhistorie en contactvoorkeuren, zodat de balie bij een vraag niet in drie systemen hoeft te zoeken naar wie er ook alweer bij welke stoel hoort. |
| Klantnotificaties | Communicatie & Klantservice | Abonnementhouders krijgen automatisch bericht bij een verschoven datum of gewijzigd programma, in plaats van dat ze er zelf pas bij de deur achter komen. Dat scheelt de balie discussie op de avond zelf. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Uitkoopbedragen, partage-afrekeningen en zakelijke verhuur van een zaal lopen in dezelfde facturatiestroom als de rest van de administratie, in plaats van dat de programmering elke factuur los moet opstellen en versturen. |
| Roosterplanning | HR & Personeel | De vaste kern van baliemedewerkers en huistechnici roosteren op beschikbaarheid, met zicht op wie er al voor welke productie is ingepland, zodat een dubbele boeking van dezelfde medewerker niet voorkomt. |
| Resourceplanning | Projecten & Uren | Freelance crew koppelen aan de technische rider van een productie, zodat je in één oogopslag ziet wie er nodig is en wie er al vastligt voor die avond, in plaats van elke keer dezelfde namen langs te bellen. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Signaal voordat een BHV-certificaat van een vaste medewerker verloopt, belangrijk bij een volle zaal met een verplicht aantal bedrijfshulpverleners op basis van de geldende gebruiksmelding voor die avond. |
| Subsidieadministratie | Financieel & Boekhouding | Gemeentelijke of provinciale subsidies apart geadministreerd met de kostenplaatsen die een subsidiegever in de verantwoording vraagt, zodat een jaarverslag geen aparte reconstructie achteraf meer kost. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een theater, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een theater, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met de zaal of met de artiestencontracten?
De meeste huizen beginnen met zaalbezetting en kassa, omdat dat de dagelijkse verkoop is. Artiestencontracten en crewplanning volgen vaak in dezelfde fase, zeker als er al concrete producties in het seizoen gepland staan.
Is abonnementsfacturatie los te koppelen van de zaalindeling?
Nee, die twee horen bij elkaar: een abonnement reserveert een specifieke plek in de zaalindeling voor een hele reeks voorstellingen. Je richt ze daarom in dezelfde fase in, ook als je begint met een klein aantal abonnementen.
Kunnen we later subsidieverantwoording toevoegen?
Ja. Subsidieadministratie sluit aan op de bestaande kostenplaatsen per productie en wordt toegevoegd zodra je voor een gemeentelijke of provinciale subsidiegever moet gaan rapporteren.
Is er een aparte module voor de foyer en de bar?
De foyeromzet loopt via hetzelfde kassasysteem als de entree, met de voorstelling van die avond als extra kenmerk. Dat is geen apart onderdeel, maar een manier van inrichten binnen dezelfde kassamodule.