Een cliënt werkt al drie jaar aan hetzelfde doel om zelfstandiger boodschappen te doen, gaat drie dagen per week naar dagbesteding, en de ouders regelen de vergoeding zelf via een persoonsgebonden budget: in de gehandicaptenzorg loopt begeleiding over jaren, niet over losse afspraken. GrowMate houdt ondersteuningsplan, dagbestedingsrooster, begeleidersteam en pgb-verantwoording bij elkaar.
Een zorgorganisatie in de gehandicaptenzorg begeleidt cliënten niet voor een paar weken, maar vaak voor jaren, met een ondersteuningsplan vol persoonlijke doelen die stap voor stap worden bijgesteld. Daarnaast loopt de dagbesteding als eigen planning naast de woonbegeleiding, en een deel van de cliënten regelt de financiering zelf via een persoonsgebonden budget, met een eigen verantwoordingsplicht aan de budgetbeheerder. Zonder een systeem dat doelen, dagbesteding en pgb-verantwoording aan elkaar knoopt, wordt precies het langetermijnkarakter van deze zorg de zwakke plek van de administratie.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij een zorgorganisatie in de gehandicaptenzorg past: een cliëntdossier met ondersteuningsplan en meetbare doelen, planning voor dagbesteding en begeleiding, en verantwoording die aansluit op zowel Wlz- als pgb-financiering. Onze consultants richten dat in op jouw locaties en doelgroepen, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk zorgorganisatie terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een doel uit het ondersteuningsplan van twee jaar geleden staat er soms nog steeds hetzelfde bij, terwijl de cliënt inmiddels verder is of juist is vastgelopen. Een vast evaluatiemoment per doel, automatisch ingepland bij het opstellen van het plan, voorkomt dat bijstelling afhangt van wie er nog aan denkt.
Een cliënt gaat drie dagen naar dagbesteding en woont de rest van de week op een groep, en zonder gedeeld overzicht weet de dagbesteding niet altijd wat er die ochtend al is gebeurd. Eén planning voor wonen en dagbesteding samen voorkomt dat een cliënt twee keer hetzelfde verhaal moet vertellen.
Bij een persoonsgebonden budget moet je kunnen aantonen welke uren begeleiding daadwerkelijk zijn geleverd, en dat is lastig als de verantwoording pas aan het eind van het jaar wordt opgesteld uit losse aantekeningen. Uren die per zorgmoment worden vastgelegd, maken de verantwoording aan de budgetbeheerder een kwestie van exporteren in plaats van reconstrueren.
De ene cliënt valt onder de Wlz, de andere krijgt begeleiding via de Wmo van de gemeente, en een verkeerd toegewezen financieringsstroom leidt tot een afgewezen declaratie. Vastleggen welke stroom bij welke cliënt hoort, voorkomt dat de administratie dat per factuur opnieuw moet uitzoeken.
Bij langdurige begeleiding bouwt een cliënt een band op met een vaste begeleider, en veel wisseling ondermijnt precies die vertrouwdheid die de begeleiding effectief maakt. Een rooster dat rekening houdt met welke begeleiders al bekend zijn bij een cliënt, houdt wisseling beperkt tot wanneer het niet anders kan.
Bij gedragsproblematiek kan onvrijwillige zorg nodig zijn, en zonder een actueel overzicht van welke maatregel is toegestaan en wanneer die wordt geëvalueerd, loopt een maatregel het risico langer door te lopen dan besloten. Een zorgplan waarin die afspraken een vast onderdeel zijn, met een evaluatiemoment, geeft daar grip op.
Zo loopt de begeleiding van een cliënt door GrowMate van intake tot dagelijkse praktijk:
Bij intake komt vast te liggen of de cliënt onder de Wlz valt, via de Wmo begeleiding krijgt, of zelf een persoonsgebonden budget beheert. Deze keuze bepaalt de latere verantwoordingsroute.
Persoonlijke doelen worden vastgelegd met een concreet evaluatiemoment, zodat bijstelling een vast onderdeel van de begeleiding is in plaats van iets dat toevallig een keer gebeurt.
Begeleiding op de woongroep en dagbesteding worden in dezelfde planning gezet, zodat beide teams hetzelfde overzicht hebben van wat er die dag speelt bij een cliënt.
Geleverde begeleidingsuren en voortgang op de doelen worden per zorgmoment vastgelegd, direct bruikbaar voor zowel het ondersteuningsplan als een pgb-verantwoording.
Aan het eind van de periode gaat de declaratie naar het zorgkantoor of de gemeente, of wordt de verantwoording voor de budgetbeheerder samengesteld, terwijl het ondersteuningsplan op het afgesproken moment wordt geëvalueerd.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Declaraties en verantwoording worden voorbereid in het format dat het zorgkantoor voor Wlz-zorg of de gemeente voor Wmo-begeleiding vraagt.
Verantwoording van geleverde begeleidingsuren aan een budgethouder sluit aan op wat de SVB bij trekkingsrecht vraagt, zonder een aparte urenlijst bij te houden.
Cliënten, ouders of wettelijk vertegenwoordigers volgen de voortgang op doelen en de planning van dagbesteding, zonder daarvoor te hoeven bellen.
Gewerkte diensten van begeleiders gaan als periodeverwerking naar het salarispakket, inclusief toeslagen voor onregelmatige uren.
De GrowMate-app, ingericht voor een zorgorganisatie
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Zwaardere, langdurige ondersteuning loopt via de Wlz, terwijl lichtere begeleiding vaak via de Wmo door de gemeente wordt gefinancierd, elk met eigen regels voor indicatie en verantwoording. Vastleggen welke stroom bij welke cliënt hoort, voorkomt dat een declaratie bij de verkeerde financier terechtkomt.
Bij cliënten met ernstige gedragsproblematiek kan onvrijwillige zorg nodig zijn, met onder de Wet zorg en dwang eisen aan besluitvorming en periodieke evaluatie van die maatregel. Een zorgplan waarin dit een vast, gedateerd onderdeel is, voorkomt dat een maatregel zonder herbeoordeling blijft doorlopen.
Bij een persoonsgebonden budget loopt de betaling via trekkingsrecht bij de Sociale Verzekeringsbank, en de budgethouder moet kunnen aantonen dat geleverde zorg overeenkomt met de zorgovereenkomst. Geregistreerde begeleidingsuren per cliënt maken die onderbouwing een export in plaats van een jaarlijkse zoektocht.
Gegevens over beperking, gedrag en gezondheid van cliënten zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG, met strengere eisen aan wie erbij mag. Rollen en rechten per begeleider zorgen dat een invalkracht alleen ziet wat nodig is voor die ene dienst.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste gehandicaptenzorg mee beginnen.
De kern voor elke zorgorganisatie in de gehandicaptenzorg: een ondersteuningsplan met persoonlijke doelen en een gezamenlijke planning voor wonen en dagbesteding.
Voor het registreren van begeleidingsuren en het verantwoorden daarvan aan zorgkantoor, gemeente of pgb-budgetbeheerder.
Zodra de basis staat, geeft een portaal familie en vertegenwoordigers inzicht en houdt incidentenregistratie de veiligheid op orde.
Bij begeleiders die langdurig met dezelfde cliënten werken, vragen bevoegdheden, verzuim en privacy om structurele bewaking.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het document waarin persoonlijke doelen, de gekozen aanpak en evaluatiemomenten van een cliënt in de gehandicaptenzorg zijn vastgelegd.
Een budget waarmee een cliënt zelf zorg en begeleiding inkoopt, met een eigen verantwoordingsplicht aan de Sociale Verzekeringsbank via trekkingsrecht.
Begeleide activiteiten overdag, gericht op zinvolle daginvulling, ontwikkeling of arbeidsmatige taken, vaak los gepland van de woonbegeleiding.
De manier waarop de Sociale Verzekeringsbank namens de budgethouder betalingen aan zorgverleners verricht vanuit een persoonsgebonden budget.
Zorg die tegen de wil van een cliënt of zijn vertegenwoordiger wordt gegeven, met onder de Wzd eisen aan besluitvorming en periodieke evaluatie.
Ja. Een doel blijft zichtbaar totdat het bewust wordt afgesloten of bijgesteld, met een vast evaluatiemoment dat vooraf wordt ingepland. Zo verdwijnt een doel niet stilzwijgend uit beeld omdat niemand er meer aan denkt.
Ja. Wonen en dagbesteding delen dezelfde cliëntagenda, zodat beide teams weten wat er die dag al is gebeurd. Een cliënt hoeft daardoor niet twee keer hetzelfde te vertellen bij de overstap tussen groep en dagbesteding.
De implementatie gebeurt op basis van € 90 per uur, zonder licentiekosten per medewerker. Voor een organisatie met ondersteuningsplannen, dagbestedingsplanning en pgb-verantwoording ligt dat doorgaans tussen de pakketten Groei en Bloei, afhankelijk van het aantal locaties.
Bestaande ondersteuningsplannen, doelen en pgb-gegevens worden bij de implementatie ingelezen, zodat lopende trajecten niet opnieuw hoeven te beginnen. Plan de overstap bij voorkeur buiten een periode met veel jaarlijkse evaluaties.
Geleverde begeleidingsuren per cliënt worden doorlopend geregistreerd en per periode samengevat in een overzicht dat aansluit op wat de budgetbeheerder of de SVB verwacht, zonder dat iemand dat achteraf uit losse notities moet reconstrueren.
Ja. De planning geeft voorrang aan begeleiders die al bekend zijn bij een cliënt en wijkt daar alleen van af bij uitval of drukte. Vertrouwdheid wordt zo bewust meegenomen in plaats van toevallig.
Afspraken over een vrijheidsbeperkende maatregel bij gedragsproblematiek, inclusief wie die heeft besloten en wanneer die wordt geëvalueerd, worden als vast, gedateerd onderdeel van het zorgplan bijgehouden.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een zorgorganisatie.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.