Een cliënt staat na de verwijzing van de huisarts al zes weken op de wachtlijst, een collega-behandelaar mag het dossier van een ander niet zomaar inzien, en de nota mag straks geen diagnose tonen omdat de cliënt daar bezwaar tegen heeft gemaakt: in een GGZ-praktijk is vertrouwelijkheid geen extra wens maar een dagelijkse eis. GrowMate regelt wachtlijst, behandelplan, toegangsrechten en declaratie in één samenhangend systeem.
Een GGZ-praktijk werkt niet met losse afspraken, maar met een zorgtraject dat begint bij een verwijzing van de huisarts en loopt via intake, diagnostiek en behandelconsulten tot een afsluitende evaluatie. Elke stap in dat traject heeft een eigen consulttype en tijdklasse binnen het zorgprestatiemodel, en tegelijk moet het dossier veel strikter afgeschermd blijven dan bij de meeste andere zorgverleners: niet elke collega hoeft alles te zien, en een cliënt kan zelfs vragen om zijn diagnose niet op de nota te laten verschijnen. Zonder een systeem dat dat onderscheid bewaakt, leunt die vertrouwelijkheid op de goede wil van iedereen die met het dossier werkt.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij een GGZ-praktijk past: wachtlijstbeheer dat aanmeldwachttijd en behandelwachttijd apart bijhoudt, een cliëntdossier met behandelplan en vaste evaluatiemomenten, rollen en rechten die per behandelaar bepalen wie wat mag inzien, en declaratie volgens het zorgprestatiemodel. Onze consultants richten dat in op jouw caseload en contracten met zorgverzekeraars, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk GGZ-praktijk terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Het zorgprestatiemodel kent verschillende consulttypen en tijdklassen, en een verkeerd geregistreerd consulttype leidt tot een afgekeurde declaratie of een tarief dat niet bij de werkelijke duur past. Als het consulttype al bij het inplannen van de afspraak wordt vastgelegd, sluit de registratie achteraf vanzelf aan bij wat er daadwerkelijk gebeurd is.
Een cliënt kan kort na aanmelding al een intake hebben en daarna alsnog weken op een behandelplek wachten, en die twee soorten wachttijd worden vaak door elkaar bijgehouden. Een wachtlijst die aanmeldwachttijd en behandelwachttijd los toont, laat zien waar de praktijk echt tegen de grenzen van de norm aanloopt.
Een behandelplan wordt bij de start opgesteld en daarna soms maandenlang niet meer formeel geëvalueerd, terwijl de voortgang van de cliënt allang anders kan liggen. Een vast evaluatiemoment dat automatisch wordt ingepland bij het opstellen van het plan, voorkomt dat bijstelling afhankelijk is van wie eraan denkt.
In een praktijk met meerdere behandelaars kan iedereen soms bij ieders dossiers, terwijl juist bij psychische klachten niet elke collega elk detail hoeft te zien. Rechten die per behandelaar en per cliënt zijn ingesteld, houden inzage beperkt tot wie er daadwerkelijk bij betrokken is.
Een crisismelding moet tussen de vaste afspraken door, en zonder zicht op wie op dat moment ruimte heeft, verschuift de rest van de dag ongepland. Een actueel overzicht van beschikbaarheid per behandelaar maakt dat een spoedgeval sneller een plek krijgt zonder dat de hele agenda handmatig wordt herschikt.
Een cliënt kan aangeven dat hij niet wil dat zijn diagnose op de nota aan de zorgverzekeraar zichtbaar is, maar zonder die voorkeur vast te leggen bij het dossier gebeurt het toch. Wanneer die keuze eenmalig wordt vastgelegd en automatisch wordt toegepast op elke volgende nota, hoeft niemand dat per declaratie te onthouden.
Zo loopt een zorgtraject door GrowMate van verwijzing tot afsluitende evaluatie:
De verwijzing van de huisarts komt binnen, de aanmelding wordt geregistreerd en de cliënt krijgt een plek op de wachtlijst met de aanmelddatum als startpunt. Vanaf dat moment loopt de aanmeldwachttijd zichtbaar mee.
Bij de intake wordt het consulttype en de tijdklasse vastgelegd volgens het zorgprestatiemodel, en de uitkomst van de diagnostiek vormt de basis voor het behandelplan. De wachttijd tot dit moment sluit de aanmeldfase af.
Het behandelplan legt doelen en de gekozen aanpak vast, met een evaluatiemoment dat automatisch wordt ingepland. Rechten op het dossier worden hierbij ingesteld op de behandelaars die daadwerkelijk bij dit traject horen.
Elk consult wordt met het juiste consulttype en de juiste tijdklasse vastgelegd, direct vanuit de agenda in plaats van achteraf te reconstrueren wat er precies is gebeurd.
Op het vastgestelde evaluatiemoment wordt het behandelplan bijgesteld of het traject afgesloten, en de declaratie gaat via Vecozo naar de zorgverzekeraar, met inachtneming van de voorkeur van de cliënt over het al dan niet tonen van de diagnose op de nota.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Declaraties per zorgprestatie gaan via Vecozo naar de zorgverzekeraar, met de gekozen privacyvoorkeur van de cliënt automatisch verwerkt op de nota.
Terugkoppeling bij start en afsluiting van een traject gaat richting de verwijzende huisarts, binnen de grenzen van wat de cliënt daarvoor toestemming heeft gegeven.
Gecontracteerde tarieven en volumeafspraken per verzekeraar worden bewaakt, zodat je op tijd ziet wanneer een contractplafond in zicht komt.
Facturen voor onverzekerde zorg en eigen bijdrages sluiten aan op het boekhoudpakket, los van de reguliere Vecozo-declaratie.
De GrowMate-app, ingericht voor een GGZ-praktijk
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Sinds de invoering van het zorgprestatiemodel wordt niet meer per behandeltraject maar per zorgprestatie gedeclareerd, met een consulttype, een tijdklasse en een tarief dat de NZa vaststelt. Vastleggen van het consulttype bij het inplannen in plaats van achteraf voorkomt dat een declaratie niet aansluit op wat er werkelijk is geleverd.
Voor het veilig verwerken van patiëntgegevens gelden de normen NEN 7510 en NEN 7513, die onder meer eisen dat toegang tot een dossier herleidbaar wordt gelogd. Een audit-log die vastlegt wie welk dossier wanneer heeft geopend, is precies waar NEN 7513 om vraagt en geeft houvast bij een vraag van een cliënt over wie zijn gegevens heeft ingezien.
Gz-psychologen, psychotherapeuten en psychiaters zijn BIG-geregistreerd en moeten voor herregistratie voldoende werkervaring en bijscholing kunnen aantonen. Een signaal ruim vóór het verlopen van die registratie voorkomt dat een behandelaar onbedoeld zonder geldige registratie cliënten blijft zien.
Praktijken die te maken krijgen met gedwongen zorg vallen voor dat deel onder de Wvggz, met eigen eisen aan besluitvorming en dossiervoering rond die zorg. Voor de meeste reguliere praktijken blijft dit beperkt, maar waar het speelt is een apart gemarkeerd dossieronderdeel met eigen toegangsrechten op zijn plaats.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste psychologen- en ggz-praktijken mee beginnen.
Dit is de kern voor elke GGZ-praktijk: een wachtlijst die aanmeld- en behandelwachttijd apart toont, en een dossier met strikte toegangsrechten van meet af aan.
Voor het vastleggen van behandeldoelen met evaluatiemomenten en het correct declareren volgens het zorgprestatiemodel.
Zodra de basis staat, versterk je de bewaking van vertrouwelijkheid en de afhandeling van klachten volgens de Wkkgz.
Bij meerdere behandelaars met eigen BIG-registratie en specialisatie vragen bevoegdheden en nascholing om structurele bewaking.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De bekostigingssystematiek in de GGZ waarbij per zorgprestatie wordt gedeclareerd, met een consulttype, een tijdklasse en een door de NZa vastgesteld tarief.
De periode tussen aanmelding en de eerste intake, één van de twee wachttijden waarop GGZ-praktijken gebruikelijk worden getoetst.
De periode tussen intake en de start van de daadwerkelijke behandeling, los te onderscheiden van de aanmeldwachttijd.
Het beveiligde netwerk waarlangs GGZ-praktijken declaraties digitaal indienen bij zorgverzekeraars.
De keuze van een cliënt om zijn diagnose-informatie niet te laten tonen op de nota richting de zorgverzekeraar.
Ja. Die voorkeur leg je eenmalig vast bij het cliëntdossier, waarna elke volgende nota automatisch zonder diagnose-informatie wordt opgesteld. Zo hoeft niemand dat bij elke declaratie apart te onthouden of te controleren.
Nee, niet standaard. Rechten worden per behandelaar en per cliënt ingesteld, zodat alleen wie daadwerkelijk bij een traject betrokken is het dossier kan inzien. Een waarnemer krijgt tijdelijk toegang, die na afloop weer wordt ingetrokken.
Voor de eenmalige implementatie reken je op € 90 per uur, met een inrichting op maat van jouw caseload en contracten. Een praktijk met wachtlijstbeheer, dossiers, behandelplannen en declaratie volgens het zorgprestatiemodel landt doorgaans in het pakket Groei. Support en hosting zijn optioneel.
Cliëntdossiers, lopende behandelplannen en de actuele wachtlijst worden bij de implementatie ingelezen, zodat een traject niet van voren af aan hoeft te beginnen. Kies bij voorkeur een overstapmoment met minder intakes, bijvoorbeeld net na een evaluatieronde.
Aanmeldwachttijd en behandelwachttijd worden apart geregistreerd vanaf de datum van aanmelding en de datum van eerste behandelconsult. Zo zie je op elk moment of een cliënt richting de gebruikelijke normtermijnen loopt, in plaats van dat pas achteraf te ontdekken.
Consulttypen en tijdklassen worden vastgelegd bij het inplannen van een afspraak en vormen de basis van de declaratie. Wijzigen NZa-tarieven of consulttypen, dan werkt dat door in de instellingen zonder dat je elk dossier apart moet aanpassen.
Ja. Een groepsconsult wordt als apart consulttype ingepland, met alle deelnemende cliënten gekoppeld aan dezelfde zitting, terwijl de individuele dossiers en behandelplannen gescheiden blijven.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een GGZ-praktijk.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.