Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om wachtlijst, dossier, behandelplan, declaratie en rapportages in één keer aan te zetten. Bij een GGZ-praktijk is dat riskant, omdat het dossier tot de gevoeligste gegevens binnen de zorg behoort. Worden rollen en rechten niet als eerste zorgvuldig ingericht omdat iedereen tegelijk aan vijf nieuwe schermen moet wennen, dan is precies de vertrouwelijkheid die deze praktijken vereisen niet geborgd vanaf dag één.
Daarom richten we eerst de wachtlijst, de agenda en het cliëntdossier met toegangsrechten in, zodat vertrouwelijkheid vanaf de eerste dag klopt. Zodra dat staat, sluiten we behandelplansjablonen en declaratie volgens het zorgprestatiemodel aan, want die zijn pas betrouwbaar als het dossier eronder goed is afgeschermd. Kwaliteitsregistratie en dashboards komen als laatste.
De modulesets voor een GGZ-praktijk
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: wachtlijst, dossier en agenda
Dit is de kern voor elke GGZ-praktijk: een wachtlijst die aanmeld- en behandelwachttijd apart toont, en een dossier met strikte toegangsrechten van meet af aan.
Behandelplan en declaratie
Voor het vastleggen van behandeldoelen met evaluatiemomenten en het correct declareren volgens het zorgprestatiemodel.
Vertrouwelijkheid en kwaliteit
Zodra de basis staat, versterk je de bewaking van vertrouwelijkheid en de afhandeling van klachten volgens de Wkkgz.
Personeel en registratie
Bij meerdere behandelaars met eigen BIG-registratie en specialisatie vragen bevoegdheden en nascholing om structurele bewaking.
Wat elke module doet voor psychologen- en ggz-praktijken
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een GGZ-praktijk betekent |
|---|---|---|
| Wachtlijsten | Agenda & Planning | Aanmeldwachttijd en behandelwachttijd worden apart getoond per cliënt, zodat een praktijkhouder ziet waar de druk oploopt vóórdat een normtermijn in zicht komt. |
| Online afsprakenplanner | Agenda & Planning | Vervolgconsulten binnen een lopend traject worden gepland op basis van de beschikbaarheid van de behandelaar, met het juiste consulttype al klaargezet. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Het cliëntdossier bundelt verwijzing, behandelplan, evaluatiemomenten en de privacyvoorkeur over de nota, zichtbaar voor wie daar toegang toe heeft. |
| Gebruikers & rollen | Beheer & Compliance | Toegang tot een dossier wordt ingesteld per behandelaar en per cliënt, zodat een collega die niet bij een traject betrokken is het dossier niet standaard kan openen. |
| Formulierenbouwer | Documenten & Workflow | Intakevragenlijsten en meetinstrumenten voor de voortgang worden hiermee opgebouwd en landen automatisch bij het juiste dossier, zonder los papierwerk. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Behandelplannen, verwijsbrieven en evaluatieverslagen staan bij het dossier, met dezelfde toegangsrechten als de rest van het cliëntdossier. |
| Declaratiebeheer | Financieel & Boekhouding | Consulttype en tijdklasse uit de agenda vormen de basis van de declaratie, zodat wat er wordt gedeclareerd aansluit bij wat er daadwerkelijk is geleverd. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Afspraken en volumeplafonds per zorgverzekeraar staan hierin vast, met een signaal ruim voordat een contractplafond voor dit jaar wordt bereikt. |
| Audit-log | Beheer & Compliance | Elke keer dat een dossier wordt geopend, staat vast wie dat deed en wanneer, wat direct invulling geeft aan de loggingseis uit NEN 7513. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Verzoeken van cliënten om inzage of correctie van hun dossier worden gestructureerd afgehandeld, met een logboek dat toont wanneer en door wie dat is opgepakt. |
| Klachtenregistratie | Kwaliteit & Certificering | Een klacht wordt met datum, betrokken behandelaar en afhandeling vastgelegd, zodat de praktijk aantoonbaar aan de Wkkgz-klachtplicht voldoet. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Wachtlijstlengte, aantal lopende trajecten en anstaande evaluatiemomenten staan op één scherm, in plaats van verspreid over losse dossiers. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | BIG-registratie, specialisatie en gevolgde bijscholing per behandelaar staan op één plek, direct te raadplegen bij een vraag van een zorgverzekeraar. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Een signaal ruim vóór het verlopen van een BIG-registratie voorkomt dat een behandelaar onbedoeld zonder geldige registratie cliënten blijft zien. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Onverzekerde zorg en eigen bijdrages worden los van de Vecozo-declaratie gefactureerd, met dezelfde huisstijl als de rest van de correspondentie. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een GGZ-praktijk, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een GGZ-praktijk, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules meteen inrichten?
Nee. De meeste praktijken beginnen met wachtlijst, agenda en het cliëntdossier met toegangsrechten. Behandelplansjablonen, declaratie en kwaliteitsregistratie volgen doorgaans in een tweede fase.
Is er een aparte module voor vertrouwelijkheid?
Vertrouwelijkheid is geen losse module, maar een instelling die door meerdere modules heen loopt: gebruikers en rollen bepalen wie wat ziet, en audit-log houdt bij wie een dossier heeft geopend.
Kunnen we later een extra behandelaar of locatie toevoegen?
Ja. Een nieuwe behandelaar krijgt een eigen caseload en eigen dossierrechten binnen dezelfde inrichting, en een tweede locatie deelt dezelfde wachtlijst- en contractafspraken. Alleen de uren voor die uitbreiding komen erbij.
Wij doen dit al jaren op onze eigen manier. Moeten wij ons aanpassen?
Velden, sjablonen en rapportages worden bij de implementatie op jouw werkwijze afgestemd. Past iets niet, dan passen onze consultants het aan of bouwen we een maatwerkonderdeel.