Een klant komt terug voor de derde aanpaszitting, de zorgverzekeraar wil weten in welke vergoedingscategorie het toestel valt en de proefperiode loopt over twee weken af. GrowMate houdt het gehoortraject van eerste test tot definitieve aanpassing bij elkaar: audiogram, leentoestel, vergoeding en batterijservice in één dossier per klant.
Een hoortoestel wordt niet in één afspraak verkocht, maar over meerdere zittingen aangepast: een gehoortest, een proefperiode met een leentoestel, een fijnafstelling en pas daarna de definitieve levering. Tussen die stappen zit de vergoedingsaanvraag bij de zorgverzekeraar, met een vergoedingscategorie die afhangt van de mate van gehoorverlies en een eigen bijdrage die de klant vooraf wil weten. Loopt dat traject via losse formulieren en een aparte agenda, dan raakt niemand meer kwijt in welke fase een klant precies zit.
GrowMate volgt het hele traject als één lopend dossier: de gehoortest wordt de basis voor de indicatie, de proefperiode met leentoestel krijgt een vaste vervolgafspraak, en de vergoedingscategorie berekent het eigen aandeel al voordat de klant tekent. Je kiest uit 439 modules alleen wat jouw zaak nodig heeft, onze consultants richten het in op jouw verzekeraarsafspraken en leveranciers, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk audicien terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een gehoortest, een proefperiode en een fijnafstelling verlopen bij veel audiciens in een losse agenda zonder duidelijke koppeling aan het traject van die klant. Daardoor mist de tweede afspraak de context van de eerste. Met een dossier waarin elke zitting aan hetzelfde traject hangt, ziet de audicien bij binnenkomst meteen waar de klant is gebleven.
De vergoedingscategorie hangt af van de gemeten mate van gehoorverlies, en de eigen bijdrage verschilt per verzekeraar en per polis. Wordt dat pas na de aanpassing uitgerekend, dan voelt de rekening als een verrassing. Vergoedingsregels die direct aan de indicatie worden gekoppeld, tonen het eigen aandeel al bij de proefperiode.
De klant krijgt een leentoestel mee voor een paar weken, maar zonder een geplande terugbelafspraak hoort de audicien vaak pas iets als het toestel al weer in de kast ligt. Een proefperiode met een vaste vervolgafspraak in de agenda voorkomt dat een twijfelende klant stilletjes afhaakt.
Batterijen en oorstukjes zijn kleine, terugkerende aankopen die makkelijk vergeten worden totdat een klant zonder gehoor thuis zit. Een terugkerende bestelling op basis van het toesteltype houdt die kleine, maar structurele omzet lopende zonder dat iemand eraan hoeft te denken.
Demotoestellen en leentoestellen voor de proefperiode gaan mee naar huis en komen soms pas na aandringen weer terug, of blijken zoek. Serienummerregistratie per uitgeleend toestel maakt in één oogopslag zichtbaar wie wat onder zich heeft en wanneer het terug moet.
Een hoortoestel heeft periodiek onderhoud nodig, van filters tot een grondige reiniging, maar zonder een vaste herinnering komt een klant pas langs als het toestel al kraakt. Een onderhoudsafspraak die automatisch wordt voorgesteld op basis van de leverdatum houdt toestellen langer in goede staat.
Zo loopt een hoortraject door GrowMate van eerste test tot nazorg:
De audicien voert de gehoortest uit en legt het audiogram per oor vast in het klantdossier. Dit meetresultaat is de basis voor de indicatie en de vergoedingscategorie die verderop in het traject worden bepaald.
Op basis van het audiogram wordt de vergoedingscategorie bepaald en de eigen bijdrage berekend volgens de afspraken met de zorgverzekeraar van de klant. De klant ziet het eigen aandeel voordat de proefperiode begint.
De klant test een toestel gedurende de proefperiode, met een vaste vervolgafspraak al in de agenda gepland. Ervaringen en gewenste aanpassingen worden bij elke tussenstap genoteerd in hetzelfde dossier.
Na de proefperiode wordt het definitieve toestel afgesteld op de persoonlijke situatie van de klant. Serienummer, instellingen en garantietermijn worden bij het dossier vastgelegd voor toekomstige service.
Batterijen en onderhoudsafspraken worden na levering automatisch voorgesteld, en de factuur met het vergoede deel en de eigen bijdrage gaat de deur uit zodra de definitieve aanpassing is afgerond.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Vergoedingscategorieën en eigen bijdrage per polis worden toegepast op de indicatie, zodat het eigen aandeel al bij de proefperiode klopt.
Bestellingen van definitieve toestellen en onderdelen gaan rechtstreeks naar de fabrikant, met serienummer en garantietermijn automatisch terug in het dossier.
Batterijen, accessoires en de eigen bijdrage worden afgerekend aan de balie en sluiten direct aan op de dagafsluiting.
Facturen met vergoed bedrag en eigen bijdrage apart weergegeven sluiten aan op je boekhoudpakket, zonder dubbel invoeren.
De GrowMate-app, ingericht voor een audicien
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Hoortoestellen worden, anders dan bijvoorbeeld brillen, gedeeltelijk vergoed vanuit de basisverzekering, met een eigen bijdrage die afhangt van de vergoedingscategorie en daarnaast het eigen risico van de klant. Die twee bedragen samen bepalen wat iemand zelf betaalt, en dat wil een klant voorafgaand aan de proefperiode weten, niet pas bij de definitieve factuur.
Om te kunnen declareren bij zorgverzekeraars moet een audicien staan ingeschreven in het beroepsregister voor audiciens, met eisen aan opleiding en nascholing. Verloopt die registratie van een medewerker, dan mag er niet meer op zijn naam gedeclareerd worden. Een overzicht met vervaldatums per medewerker voorkomt dat een declaratie wordt afgekeurd.
Een audiogram en de gekozen instellingen van een hoortoestel zijn gezondheidsgegevens en vallen onder de bijzondere categorieën persoonsgegevens uit de AVG. Toegang tot dat dossier hoort beperkt te zijn tot wie de klant daadwerkelijk helpt, met een bewaartermijn die past bij de levensduur van een toestel en de bijbehorende nazorg.
Klanten hebben in de praktijk recht op een proefperiode voordat de definitieve aanschaf en vergoeding worden afgerond, en daarna geldt de gewone garantie- en conformiteitsregeling bij consumentenverkoop. Vastleggen wanneer een proefperiode begint en eindigt, en wat er bij de definitieve levering is afgesproken, voorkomt discussie als een toestel later niet blijkt te bevallen.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste audiciens mee beginnen.
De kern voor elke audicien: een klantdossier met audiogram en traject, een planning voor meerdere aanpaszittingen en een kassa die daarop aansluit.
Voor duidelijkheid over eigen bijdrage vooraf en voor batterij- en onderhoudsservice die klanten na de aanpassing terug laat komen.
Leentoestellen, demotoestellen en batterijen moeten traceerbaar zijn en op tijd worden aangevuld bij de fabrikant.
Audiciens werken met gezondheidsgegevens en een beroepsregistratie die aantoonbaar geldig moet blijven voor declaraties.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De grafische weergave van het gehoor per oor en per frequentie, resultaat van de gehoortest en basis voor de indicatie.
De indeling van een hoortoestel op basis van de mate van gehoorverlies, die bepaalt hoeveel de zorgverzekeraar vergoedt.
Het percentage van de prijs van een hoortoestel dat de klant zelf betaalt, bovenop het eigen risico van de basisverzekering.
De periode waarin een klant een hoortoestel test met een leentoestel, voordat de definitieve aanschaf en vergoeding worden afgerond.
Een hoortoestel dat tijdelijk wordt meegegeven tijdens de proefperiode, vaak een demo-exemplaar uit de voorraad van de audicien.
Ja. Vergoedingscategorieën en de eigen bijdrage per polis worden bij de implementatie vastgelegd, zodat de indicatie automatisch het eigen aandeel toont. Verandert een verzekeraar de regeling, dan pas je die ene afspraak aan in plaats van elke offerte handmatig na te rekenen.
Gehoortest, proefperiode en definitieve aanpassing hangen aan hetzelfde klanttraject, met elke afspraak en bevinding in één dossier. Een audicien ziet bij binnenkomst meteen in welke fase een klant zit en wat er bij de vorige zitting is afgesproken.
Voor de implementatie reken je € 90 per uur, afhankelijk van de gekozen modules. Voor een zaak met dossiervoering, planning, vergoedingsafhandeling en kassa zit je doorgaans in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting hoef je niet af te nemen, dat blijft een eigen keuze.
Bestaande klantgegevens en lopende trajecten worden bij de implementatie ingelezen, zodat je niet met een lege agenda begint. Papieren audiogrammen worden gedigitaliseerd zodat de historie van bestaande klanten behouden blijft.
Ja. Elk leentoestel krijgt een serienummer en een verwachte retourdatum, zodat je in één overzicht ziet welke toestellen nog bij klanten thuis liggen en welke moeten worden opgevolgd.
Ja. Op basis van het toesteltype en het gebruikelijke verbruik kan een terugkerende bestelling worden klaargezet, zodat een klant niet zonder batterijen komt te zitten en de audicien niet hoeft te wachten tot iemand er zelf om vraagt.
Per medewerker staat de geldigheidsduur van de beroepsregistratie en verplichte nascholing vastgelegd, met een signaal ruim voordat die verloopt. Zo wordt nooit een declaratie ingediend op naam van iemand wiens registratie al verlopen is.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een audicien.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.