Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding bestaat om meteen dossiervoering, vergoedingenadministratie, voorraad, service en marketing tegelijk aan te zetten. Bij audiciens is dat riskant, omdat het traject van een klant zich over weken uitstrekt: gehoortest, proefperiode en definitieve aanpassing horen bij elkaar te blijven staan. Worden die stappen vanaf dag één met losse, onwennige schermen ingevoerd, dan raakt precies de samenhang tussen de zittingen zoek die het hele traject moet dragen. Eerst het traject zelf laten landen, is bij deze branche belangrijker dan snelheid.
Daarom richten we eerst het klantdossier met audiogram, de planning voor aanpaszittingen en de kassa in. Zodra die een paar weken soepel draaien, sluiten we de vergoedingsregels per verzekeraar en de batterij- en onderhoudsservice aan, en pas daarna voorraadanalyse en klantbehoud. Die volgorde volgt het traject van de klant: eerst de zittingen kloppend, dan de rest eromheen.
De modulesets voor een audicien
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: dossier, planning en verkoop
De kern voor elke audicien: een klantdossier met audiogram en traject, een planning voor meerdere aanpaszittingen en een kassa die daarop aansluit.
Vergoeding en nazorg
Voor duidelijkheid over eigen bijdrage vooraf en voor batterij- en onderhoudsservice die klanten na de aanpassing terug laat komen.
Voorraad en inkoop
Leentoestellen, demotoestellen en batterijen moeten traceerbaar zijn en op tijd worden aangevuld bij de fabrikant.
Personeel en compliance
Audiciens werken met gezondheidsgegevens en een beroepsregistratie die aantoonbaar geldig moet blijven voor declaraties.
Wat elke module doet voor audiciens
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een audicien betekent |
|---|---|---|
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Audiogram, traject, vergoedingscategorie en gemaakte afspraken staan bij elkaar, zodat een audicien bij elke zitting meteen weet waar een klant is gebleven zonder eerst een papieren dossier te moeten zoeken. |
| Online afsprakenplanner | Agenda & Planning | Gehoortest, proefperiode-evaluatie en definitieve aanpassing worden als samenhangende reeks ingepland, zodat een vervolgafspraak nooit per ongeluk wordt vergeten na een leentoestel mee te geven. |
| Verkooporders | Sales & Offertes | De keuze voor een definitief toestel na de proefperiode wordt een order met vergoedingscategorie en eigen bijdrage als vaste velden, zonder dat iemand dat opnieuw hoeft te berekenen. |
| Kassasysteem (POS) | E-commerce & Retail | Batterijen, accessoires en de eigen bijdrage worden afgerekend aan de balie, met de dagomzet automatisch verwerkt in de dagafsluiting. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Audiogrammen, vergoedingsbeschikkingen en verzekeraarscorrespondentie horen bij het klantdossier, zodat een controle of een vervolgaanvraag niet uitloopt op zoeken in mappen. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Facturen tonen het vergoede bedrag en de eigen bijdrage apart, zodat een klant in één oogopslag ziet wat de verzekeraar betaalt en wat hij zelf bijlegt. |
| Terugkerende facturen | Facturatie & Betalingen | Batterijabonnementen en periodiek onderhoud worden automatisch periodiek gefactureerd, zodat die kleine terugkerende omzet niet afhankelijk is van wie eraan denkt. |
| Garantiebeheer | Service & Buitendienst | Garantietermijnen per toestel worden bewaakt, zodat bij een storing meteen duidelijk is of herstel onder garantie valt of apart in rekening wordt gebracht. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Klanten volgen zelf de status van hun vergoedingsaanvraag en zien wanneer de volgende afspraak in hun traject gepland staat. |
| Realtime voorraadniveaus | Voorraad & Magazijn | Demotoestellen, leentoestellen en batterijvoorraad per type worden actueel bijgehouden, zodat een proefperiode nooit vertraagt door een toestel dat er niet blijkt te zijn. |
| Serienummerregistratie | Voorraad & Magazijn | Elk leen- en demotoestel wordt individueel gevolgd met een verwachte retourdatum, zodat in één overzicht zichtbaar is welke toestellen nog bij klanten thuis liggen. |
| Inkooporders | Inkoop & Leveranciers | Bestellingen van definitieve toestellen en onderdelen bij fabrikanten worden bewaakt op levertijd, zodat een definitieve aanpassing niet vastloopt op een toestel dat nog onderweg is. |
| Leveranciersbeheer | Inkoop & Leveranciers | Afspraken met hoortoestelfabrikanten, inclusief gemiddelde levertijd per model, geven een realistische planning in plaats van een slag in de lucht bij het inplannen van een aanpassing. |
| Personeelsdossiers | HR & Personeel | Beroepsregistraties en nascholing van audiciens staan op één plek, direct raadpleegbaar bij een controle van de zorgverzekeraar of de beroepsvereniging. |
| Certificaatbewaking | HR & Personeel | Signalen vóór een beroepsregistratie of verplichte nascholing verloopt, zodat nooit op naam van iemand met een verlopen registratie wordt gedeclareerd. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een audicien, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een audicien, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met vergoedingenadministratie of met de planning?
De meeste audiciens starten met het klantdossier, de planning voor aanpaszittingen en de kassa. Vergoedingsregels per verzekeraar sluiten daar in een tweede stap op aan, zodra de basis van het traject staat.
Kan de proefperiode een eigen status krijgen in de planning?
Ja. Een proefperiode krijgt een eigen fase met een vaste vervolgafspraak, zodat die nooit stil komt te liggen tussen de eerste test en de definitieve aanpassing.
Werkt hetzelfde dossier ook voor kinderen met gehoorverlies?
Ja, met dezelfde opbouw van audiogram, traject en vergoeding, aangevuld met de afspraken die voor jeugdzorg via school of ouders gelden. De inrichting daarvan bespreken we bij de implementatie.
Kunnen we later een tweede locatie toevoegen zonder alles opnieuw in te richten?
Ja. Een nieuwe locatie gebruikt dezelfde klantdossiers, vergoedingsafspraken en leverancierskoppelingen, met een eigen agenda en voorraad leentoestellen per vestiging.