Een offerte voor tweeduizend flyers staat of valt met de papiersoort die je inkoopt en het aantal drukgangen dat je rekent, en pas na de jaarafsluiting blijkt of die calculatie klopte. GrowMate verbindt calculatie, papierinkoop, drukpersplanning en nacalculatie, zodat je per order al ziet wat hij werkelijk oplevert.
Een drukkerij verkoopt geen vast product maar een calculatie: papiersoort en -gewicht, aantal drukgangen, kleuren, afwerking en oplage bepalen samen de kostprijs, en die som moet kloppen voordat de pers draait. Reken je de omsteltijd tussen twee drukgangen te optimistisch, of koop je papier in tegen de prijs van vorig kwartaal, dan is de marge weg voordat de order is uitgeleverd. Als calculatie, papiervoorraad en drukpersplanning in losse systemen staan, ontdek je dat verschil pas bij de jaarafsluiting.
GrowMate is geen vaste drukkerijmodule die je moet accepteren zoals hij is, maar 439 modules waaruit je zelf een set samenstelt: calculatie en kostprijssimulatie vooraf, papierinkoop gekoppeld aan leveranciersprijzen, drukpersplanning per drukgang, digitale proefdrukgoedkeuring en nacalculatie per order. Onze consultants richten dat in op jouw persen en jouw papierassortiment, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk drukkerij terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
De offerte is gemaakt in een spreadsheet, de order is uitgevoerd op de pers, en niemand zet die twee ooit naast elkaar. Zo blijft onzichtbaar of je papiergewicht, drukgangen en afwerking structureel te laag inschat. Nacalculatie per order legt de werkelijke uren en het materiaalverbruik naast de oorspronkelijke calculatie.
Een order staat gepland, maar het juiste papiergewicht blijkt niet op voorraad en de leverancier heeft een levertijd van een week. Dan schuift de hele persplanning, met een boze klant tot gevolg. Realtime voorraad per papiersoort en gewicht, met automatische inkoopvoorstellen, voorkomt dat een order vastloopt op iets dat allang besteld had moeten zijn.
Een proefdruk wordt gemaild, de klant reageert drie dagen later met een kleine wijziging, en ondertussen staat de pers gereed te wachten. Met digitale goedkeuring via een klantportaal zie je meteen of en wanneer een klant akkoord heeft gegeven, in plaats van te gissen in een overvolle inbox.
Een order met vier kleuren en een aparte lakgang kost veel meer omsteltijd dan een enkele zwart-wit drukgang, maar in de meeste calculaties wordt daar met een vaste vuistregel voor gerekend. Machineplanning met omsteltijd per drukgang laat zien wanneer die vuistregel niet meer klopt.
Een vaste klant belt voor een spoedorder tegen morgen, en de planner moet op gevoel bepalen wat er kan schuiven. Zonder actueel overzicht van bezetting per pers wordt dat gokken, met het risico dat een andere klant juist te laat wordt beleverd. Persplanning met realtime bezetting maakt in één oogopslag zichtbaar waar ruimte zit.
De omzet van het jaar ziet er goed uit, maar niemand weet welke klanten structureel onder de kostprijs worden beleverd door oude prijsafspraken. Kostenplaatsen per pers en nacalculatie per order maken die marge per klant maandelijks inzichtelijk in plaats van pas bij de jaarrekening.
Zo loopt een order door GrowMate bij een drukkerij met meerdere persen:
Papiersoort, gewicht, aantal drukgangen, kleuren en afwerking worden doorgerekend tot een kostprijs en een offerte, inclusief de marge die je wilt behalen. Bij akkoord wordt de offerte in één stap een order.
Het benodigde papier wordt gereserveerd uit voorraad of, als het ontbreekt, automatisch als inkoopvoorstel klaargezet bij je papierleverancier, met de levertijd zichtbaar in de planning.
De proefdruk gaat digitaal naar de klant via het klantportaal. Zodra akkoord is gegeven, staat dat vastgelegd bij de order en kan de pers worden ingepland.
De order wordt met het juiste aantal drukgangen en de gekozen afwerking op de pers met de beste bezetting ingepland, inclusief omsteltijd voor kleurwissel of laklaag.
Na levering worden werkelijk papierverbruik, drukuren en afwerking naast de calculatie gezet, en gaat de factuur automatisch de deur uit op basis van de afgesproken prijs.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Verkoopfacturen en papierinkoop sluiten automatisch aan op je boekhoudpakket, zonder dubbel invoeren van bedragen.
Klanten bekijken en keuren proefdrukken online goed, met een vastgelegd akkoord dat je altijd kunt terugvinden.
Actuele papierprijzen en beschikbaarheid uit het assortiment van je papiergroothandel, direct zichtbaar bij het maken van een calculatie.
Pakketten en pallets met drukwerk krijgen automatisch het juiste vervoerslabel, met track & trace voor de klant die op levering wacht.
De GrowMate-app, ingericht voor een drukkerij
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Klanten die zelf FSC- of PEFC-gecertificeerd drukwerk willen leveren, verwachten dat jij als drukkerij een geldig chain-of-custody-certificaat hebt en per order kunt aantonen welk gecertificeerd papier is gebruikt. Papierinkoop en batchregistratie per order geven die herleidbaarheid zonder aparte administratie.
Mailings, personaliseerde folders en variabele data-druk bevatten vaak adresgegevens van derden die de klant aanlevert. Die gegevens mogen alleen voor het afgesproken doel worden gebruikt en moeten na de order op de afgesproken termijn worden verwijderd. Bewaartermijnen en toegangsrechten op projectbestanden borgen dat afspraak.
Grotere opdrachtgevers, zeker in de verpakkings- en foodketen, vragen steeds vaker een werkend kwaliteitssysteem van hun drukkerij. Vastgelegde controlepunten per drukgang en een audittrail van elke proefdrukgoedkeuring geven bij een klantaudit meteen bewijs in plaats van een toelichting achteraf.
Het gebruik en de opslag van drukinkten, wasmiddelen en oplosmiddelen valt onder de milieuvergunning van je bedrijf, met eisen aan opslag en afvoer. Afvalregistratie per stroom en het bewaken van vergunningsvoorwaarden voorkomen dat dit bij een controle over het hoofd wordt gezien.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste drukkerijen mee beginnen.
Het startpunt voor elke drukkerij: een kloppende calculatie die direct een order wordt, en een planning die weet welke pers wanneer vrij is.
Om goedkeuring van proefdrukken vast te leggen en afwijkingen tijdens de drukgang op tijd te signaleren.
Zodat je per order en per klant weet of de calculatie nog klopt, niet pas bij de jaarafsluiting.
Voor papierinkoop tegen actuele prijzen en het aantoonbaar maken van FSC- of PEFC-herkomst.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Eén doorgang door de pers, bijvoorbeeld voor één kleur of een laklaag. Meer drukgangen betekent meer omsteltijd en materiaalverbruik.
Het aantal exemplaren dat in één order wordt gedrukt, bepalend voor de verhouding tussen omsteltijd en drukkosten per stuk.
De aantoonbare keten van herkomst van FSC- of PEFC-gecertificeerd papier, van bosbeheerder tot gedrukt eindproduct.
Het naast elkaar zetten van de vooraf gemaakte calculatie en de werkelijke uren, materiaal en drukgangen na levering van een order.
Een testafdruk die de klant goedkeurt voordat de definitieve oplage wordt gedrukt, om fouten in kleur of opmaak vooraf te ondervangen.
Ja. Zodra een offerte akkoord is, wordt hij zonder overtypen een productieorder met het juiste papier, aantal drukgangen en afwerking. Na levering gaat de factuur op basis van diezelfde gegevens automatisch de deur uit.
Ja, dat is voor veel drukkerijen het startpunt. Bestaande prijsafspraken, papiersoorten en klantgegevens migreren we mee, zodat je vanaf de eerste order in GrowMate calculeert in plaats van in een los werkblad.
Papierinkoop en batchregistratie koppelen de papierpartij aan de productieorder, zodat je bij een chain-of-custody-audit per levering kunt aantonen welk gecertificeerd papier is verwerkt.
Ja. Machineplanning toont de actuele bezetting per pers inclusief omsteltijd, zodat een planner in één oogopslag ziet waar een spoedorder past zonder andere klanten te laat te beleveren.
Je betaalt voor de implementatie een uurtarief van € 90; wat het totaal wordt, hangt af van hoeveel modules je inricht. Een drukkerij met calculatie, persplanning, papierinkoop en facturatie zit doorgaans richting het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Hosting en support blijven daarnaast helemaal optioneel.
Nee. De meeste drukkerijen laten de boekhouding staan en gebruiken GrowMate voor calculatie, papierinkoop, persplanning en facturatie, met een koppeling naar het bestaande boekhoudpakket.
Ja. Via het klantportaal bekijkt en keurt de klant de proefdruk online goed, en dat akkoord staat direct vastgelegd bij de order, zodat de pers kan worden ingepland zonder telefoontjes over en weer.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een drukkerij.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.