Een klant betaalt een vast bedrag per maand voor de retainer, vraagt daarnaast een los project voor een nieuwe campagne, en stort intussen een advertentiebudget dat via jouw rekening naar Google en Meta gaat. GrowMate houdt retainers, projecten, uren en doorbelast mediabudget uit elkaar in plaats van in één grote pot.
Een marketingbureau verdient geld op twee heel verschillende manieren tegelijk: een retainer die maandelijks hetzelfde bedrag oplevert ongeacht hoeveel werk erin gaat zitten, en losse projecten die per opdracht worden geoffreerd en gefactureerd. Daarnaast beheer je vaak het advertentiebudget van de klant, dat via jouw boekhouding naar Google en Meta stroomt voordat het als kosten bij de klant in rekening wordt gebracht. Zolang retaineruren, projecturen en doorbelast mediabudget in dezelfde spreadsheet staan, ontdek je aan het einde van het kwartaal dat een retainerklant structureel meer tijd kost dan het vaste bedrag dekt.
GrowMate is geen los urenregistratieprogramma, maar 439 modules waaruit je zelf een set samenstelt: retainers met een vast maandbedrag naast projecten met een eigen offerte, uren die je per klant en per type werk logt, en mediabudget dat als aparte kostenpost wordt gevolgd in plaats van te vermengen met je eigen omzet. Onze consultants richten dat in op jouw klantenmix, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk marketingbureau terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een retainer dekt een vast aantal uren per maand tegen een vast bedrag, maar het team schrijft er in de praktijk regelmatig meer uren op dan is afgesproken. Zonder dat verschil zichtbaar te maken, blijft die overschrijding onbetaald en drukt hij stilzwijgend de marge op die klant. Uren per retainer afzetten tegen het afgesproken urenbudget laat precies zien welke klant structureel meer vraagt dan de retainer dekt.
Een accountmanager schrijft uren voor een los project op dezelfde regel als de vaste retainerwerkzaamheden, waardoor niemand achteraf kan zien of het project wel voldoende heeft opgeleverd. Aparte registratie van retaineruren en projecturen per klant maakt dat verschil weer zichtbaar, zodat een project niet stilzwijgend wordt meebetaald door de retainer.
Het advertentiebudget van een klant wordt via je eigen rekening bij Google of Meta besteed, en pas later aan de klant doorbelast. Betaalt die klant laat, dan heb je het mediabudget al wel voorgeschoten aan het platform. Mediabudget als aparte kostenplaats bijhouden, los van je eigen omzet, geeft direct zicht op hoeveel van een klant nog openstaat.
Een offerte voor een campagne noemt vaak geen concreet aantal revisierondes, waardoor een klant net zo lang blijft aanpassen tot het bureau er financieel op inlevert. Een vastgelegd aantal revisierondes per project, met extra rondes als zichtbaar meerwerk, voorkomt dat eindeloos schaven de marge van een project langzaam opeet.
Bij een klant die zowel een retainer als een los project afneemt, ontstaat het risico dat projecturen per ongeluk worden meegenomen in de vaste retainerfactuur, of dat een project helemaal niet apart gefactureerd wordt. Facturatiestromen die retainer en project van elkaar scheiden, voorkomen dat je omzet misloopt of een klant dubbel factureert.
Aan het einde van het jaar moet een retainer verlengd worden, maar niemand heeft de resultaten van de afgelopen maanden overzichtelijk bij elkaar staan. Zonder rapportage die campagneresultaten koppelt aan de gefactureerde periode, wordt een verlengingsgesprek een discussie op gevoel in plaats van op cijfers.
Zo loopt een klant door GrowMate, van eerste offerte tot maandelijkse factuur:
Een nieuwe klant krijgt een retaineroffer met vast maandbedrag en urenbudget, een losse opdracht krijgt een projectofferte met een vastgelegd aantal revisierondes.
Teamleden schrijven uren op de retainer of het project waar het werk bij hoort, zodat aan het einde van de maand duidelijk is wat waar terecht is gekomen.
Advertentie-uitgaven bij Google of Meta worden als aparte kostenpost aan de klant gekoppeld, los van de eigen omzet van het bureau op die klant.
Vraagt een klant om een extra revisieronde of iets buiten de oorspronkelijke offerte, dan wordt dat apart genoteerd en akkoord gevraagd voordat het wordt uitgevoerd.
De retainer gaat maandelijks automatisch de deur uit, projecten na afronding, en het doorbelaste mediabudget apart. Campagneresultaten van de periode staan klaar voor het verlengingsgesprek.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Uitgaven bij Google Ads en Meta Ads worden gekoppeld aan de juiste klant, zodat doorbelast mediabudget niet handmatig hoeft te worden nagerekend.
Retainerfacturen, projectfacturen en doorbelast mediabudget sluiten gescheiden aan op je boekhoudpakket, zonder dubbele invoer.
Klanten zien zelf de voortgang van hun campagnes en projecten, zonder dat een accountmanager daarvoor een los rapport hoeft samen te stellen.
Segmenten en resultaten uit je e-mailmarketingtool worden gekoppeld aan het klantdossier, zodat rapportage niet los van de rest van het accountbeeld staat.
De GrowMate-app, ingericht voor een marketingbureau
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Een marketingbureau verwerkt vaak klantgegevens van de eindklant, van e-maillijsten tot advertentiedoelgroepen opgebouwd uit trackingdata. Voor die verwerking is een verwerkersovereenkomst met je opdrachtgever nodig, en moet je kunnen aantonen welke gegevens waar terechtkomen. Vastleggen welke data per klant en per campagne wordt verwerkt, maakt dat gesprek met een opdrachtgever een kwestie van opzoeken.
Mediabudget dat je namens een klant besteedt bij een advertentieplatform en vervolgens doorbelast, kent een andere btw-behandeling dan je eigen bureau-uren, afhankelijk van of je optreedt als tussenpersoon of het budget als eigen kosten boekt. Mediabudget als aparte kostenpost registreren, los van je omzet uit uren, houdt die twee geldstromen scheidbaar voor je boekhouding.
Reclame-uitingen die je voor klanten produceert, moeten voldoen aan de zelfregulering van de Reclame Code, bijvoorbeeld rond misleiding en herkenbaarheid van reclame. Een dossier per campagne met de uiteindelijke uiting en de goedkeuring van de klant onderbouwt bij een klacht wat er precies is gepubliceerd en akkoord bevonden.
Een retainer loopt door tot een van beide partijen opzegt, en zonder een vastgelegde opzegtermijn en urenbudget ontstaat bij beëindiging al snel discussie over de laatste factuur. Contractvoorwaarden die aan de retainer zelf hangen, met looptijd en opzegtermijn, maken dat moment voorspelbaar voor beide kanten.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste marketing- en reclamebureaus mee beginnen.
Dit is de kern van elk marketingbureau. Zonder onderscheid tussen retaineruren en projecturen per klant blijft je marge een gok.
Voor bureaus die advertentiebudget van klanten beheren en dat gescheiden willen houden van hun eigen omzet.
Zodat retainer, project en mediabudget elk hun eigen factuurstroom krijgen en je per klant ziet wat je eraan overhoudt.
Voor het onderbouwen van resultaten bij een retainerverlenging en het aantoonbaar op orde hebben van klantdata.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Een doorlopende opdracht tegen een vast maandbedrag, meestal met een afgesproken urenbudget in plaats van losse facturatie per taak.
Advertentie-uitgaven die het bureau namens de klant voorschiet bij een platform en vervolgens als kostenpost aan die klant doorberekent.
Een vastgelegd aantal correctierondes op een ontwerp of tekst binnen een projectofferte, waarna extra aanpassingen als meerwerk gelden.
De AVG-overeenkomst tussen bureau en opdrachtgever over hoe klantdata, zoals e-maillijsten en advertentiedoelgroepen, wordt verwerkt.
De vaste groep medewerkers die een klant bedient, vaak een mix van retainerwerk en losse projecten voor dezelfde opdrachtgever.
Ja. Uren worden geschreven op de retainer of op het losse project, en aan het einde van de maand zie je apart of het urenbudget van de retainer is overschreden en of het project binnen de offerte is gebleven. De twee lopen niet meer door elkaar in dezelfde rekensom.
De eenmalige implementatie reken je tegen € 90 per uur, of je nu vijf of vijftig klanten bedient. Een bureau met retainerbeheer, urenregistratie en mediabudget landt meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting staan los van de implementatie.
Ja. Klantgegevens, contracten en lopende projecten uit je huidige systeem of spreadsheet worden bij de implementatie overgezet, zodat een retainer die al maanden loopt niet opnieuw hoeft te worden opgezet.
Mediabudget wordt als aparte kostenpost per klant geboekt, los van de uren en het bureauhonorarium. Zo zie je in één oogopslag hoeveel van een klant nog openstaat op het doorbelaste advertentiebudget, zonder dat dit vermengd raakt met je eigen resultaat.
Het aantal revisierondes staat vast in de offerte, en een extra ronde die de klant daarna vraagt wordt als meerwerk geregistreerd en akkoord gevraagd voordat je eraan begint. Zo blijft eindeloos aanpassen zichtbaar in plaats van onzichtbaar in je marge.
Ja. Freelancers worden gekoppeld aan het project of de retainer waar ze aan werken, en hun uren tellen mee in de projectwinstgevendheid, zodat je ook bij een flexibele bezetting ziet wat een klant je werkelijk kost.
Met het klantportaal ziet een opdrachtgever de status van lopende projecten en de resultaten van campagnes, zonder dat een accountmanager daar apart een rapport voor hoeft te bouwen.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een marketingbureau.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.