Twaalf openstaande vacatures bij acht opdrachtgevers, honderden kandidaten verspreid over evenzoveel fases, en bij elke plaatsing een fee die pas na drie maanden echt vaststaat omdat de garantietermijn nog loopt. GrowMate zet vacatures, kandidatenpijplijn, opdrachtgeversafspraken en garantiebewaking in één systeem, zodat een plaatsing niet stilletjes uit beeld raakt zodra het contract getekend is.
Een recruitmentbureau verkoopt geen uren, maar een geslaagde match tussen een vacature en een kandidaat, met een fee die meestal een percentage van het jaarsalaris is. Diezelfde kandidaat kan bij meerdere bureaus in beeld zijn, dezelfde vacature kan bij verschillende recruiters op de plank liggen, en zodra de kandidaat een handtekening zet, begint de garantieperiode: vertrekt hij binnen die termijn, dan moet er gratis vervangen worden of gaat er fee retour. Blijft dat in losse mailboxen en spreadsheets staan, dan ontdek je een aflopende garantie meestal pas als de opdrachtgever er zelf over belt.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw recruitmentbureau past: een kandidatenpijplijn met de fase van elke sollicitant, een opdrachtgeversdossier met vacatures en tariefafspraken, fee-berekening op basis van jaarsalaris, en automatische signalen voordat een garantietermijn afloopt. Onze consultants richten dit in op jouw manier van werven, of dat nu contingency recruitment of retained search is, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk recruitmentbureau terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een cv dat binnenkomt via de mail, een berichtje op LinkedIn en een telefonische reactie op een advertentie belanden allemaal op een andere plek, en niemand weet zeker of een kandidaat al eerder is benaderd. Een kandidatenpijplijn waarin elke sollicitant en elk contactmoment op één plek staat, voorkomt dat je dezelfde persoon twee keer benadert of juist over het hoofd ziet.
Elke opdrachtgever heeft een eigen functieomschrijving, eisenpakket en interne contactpersoon, vaak doorgestuurd in een los Word-document. Zodra een tweede recruiter op dezelfde vacature meewerkt zonder overzicht van wat er al is afgesproken, ontstaan tegenstrijdige toezeggingen aan zowel de kandidaat als de opdrachtgever.
Het percentage van het jaarsalaris verschilt per opdrachtgever, en soms telt een bonus of leaseauto mee in de berekening en soms niet. Als die afspraak niet vooraf is vastgelegd, ontstaat er discussie op het moment dat de factuur de deur uit moet, precies wanneer je die relatie het minst wilt belasten.
Een garantieperiode van bijvoorbeeld twee of drie maanden na indiensttreding loopt gewoon door, ook als niemand er meer aan denkt, en vertrekt de kandidaat net erna dan is de discussie over gratis vervanging al begonnen voordat je het zelf had gezien aankomen. Automatische signalen ruim voor het einde van die termijn geven je de tijd om zelf contact te zoeken in plaats van te reageren op een boze opdrachtgever.
Bij een groeiend bestand raakt het onvermijdelijk dat twee recruiters onafhankelijk van elkaar dezelfde kandidaat aanschrijven voor verschillende vacatures, wat onprofessioneel overkomt en tijd verspilt. Automatische herkenning van een dubbele kandidaat op basis van naam, e-mailadres of telefoonnummer voorkomt die dubbele aanpak.
Sommige vacatures staan na twee weken al ingevuld, andere lopen maanden door zonder dat duidelijk is waar het proces vastloopt: te weinig instroom, te lage conversie in het gesprek, of een opdrachtgever die zelf traag beslist. Doorlooptijd en conversie per fase inzichtelijk maken, laat zien waar het vastloopt in plaats van dat het bij elke vacature opnieuw gevoel blijft.
Zo loopt een opdracht door GrowMate van vacature-intake tot factuur:
Functie-eisen, salarisrange, het feepercentage en de garantietermijn worden vastgelegd bij de opdrachtgever, zodat elke recruiter die aan de vacature werkt met dezelfde afspraken rekent.
Reacties uit verschillende kanalen komen samen in de kandidatenpijplijn, waar een eerste screening bepaalt wie doorgaat naar een kennismakingsgesprek en wie in de pool blijft voor een volgende vacature.
Kandidaten die passen bij het profiel worden met een onderbouwd voorstel aan de opdrachtgever voorgelegd, inclusief het gespreksverslag en de reden waarom deze kandidaat past bij de functie.
Gesprekken bij de opdrachtgever worden gepland en teruggekoppeld, en bij een akkoord worden arbeidsvoorwaarden tussen kandidaat en opdrachtgever afgestemd voordat het aanbod formeel wordt gedaan.
Bij indiensttreding gaat de fee gebaseerd op het jaarsalaris naar facturatie, en start meteen de garantietermijn met een signaal ruim voordat die afloopt, zodat je zelf tijdig contact opneemt in plaats van te reageren op een klacht.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Vacatures worden vanuit één centrale plek gepubliceerd op de kanalen die je gebruikt, en reacties komen automatisch terug in de kandidatenpijplijn.
Kandidaatprofielen en contactmomenten vanuit netwerken worden aan hetzelfde kandidaatdossier gekoppeld, zodat sourcing niet los staat van de rest van het proces.
Interviews met kandidaten en opdrachtgevers synchroniseren twee kanten op met Google- of Outlook-agenda's, zodat niemand een gesprek dubbel boekt.
Fee's per plaatsing sluiten automatisch aan op je boekhoudpakket, inclusief het percentage en de eventuele correctie na een terugbetaling binnen de garantietermijn.
De GrowMate-app, ingericht voor een recruitmentbureau
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Wie beroeps- of bedrijfsmatig arbeidskrachten bemiddelt, moet zich laten registreren in het handelsregister als arbeidsbemiddelaar volgens de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs. Zonder die registratie riskeer je een boete en kan een opdrachtgever bij een controle vragen stellen over de rechtmatigheid van de samenwerking.
Cv's, gespreksverslagen en referenties zijn persoonsgegevens, en voor afgewezen kandidaten geldt zonder aparte toestemming een beperkte bewaartermijn. Een vaste bewaartermijn per type kandidaatdossier, met automatische opschoning, voorkomt dat oude sollicitatiegegevens langer blijven staan dan toegestaan.
Recruitmentbureaus moeten kunnen aantonen dat de wervings- en selectieprocedure vrij is van discriminatie op bijvoorbeeld leeftijd, herkomst of geslacht, iets waarop de Nederlandse Arbeidsinspectie kan toetsen. Een vastgelegde, herhaalbare procedure per vacature met objectieve selectiecriteria geeft je die onderbouwing als daarnaar gevraagd wordt.
De meeste bemiddelingsovereenkomsten bevatten een garantietermijn waarin je bij vroegtijdig vertrek van de kandidaat kosteloos vervangt of een deel van de fee terugbetaalt. Die termijn per plaatsing vastleggen en tijdig laten signaleren voorkomt dat je wordt overvallen door een opdrachtgever die de bepaling zelf nauwkeuriger heeft bijgehouden dan jij.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste recruitment- en searchbureaus mee beginnen.
Dit is de kern van elk recruitmentbureau. Zonder een gedeelde kandidatenpijplijn en opdrachtgeversdossier blijft elke vacature een los excelbestand.
Voor de afspraken die het verdienmodel van een recruitmentbureau bepalen: het feepercentage per opdrachtgever en de garantietermijn na plaatsing.
Zodra de basis staat, laten dashboards zien welke vacatures goed lopen en welke vastzitten, en meet je hoe kandidaten en opdrachtgevers het proces ervaren.
Bij een groeiend kandidatenbestand vragen bewaartermijnen, toegangsrechten en correspondentie om structurele bewaking in plaats van losse actie.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Een werkwijze waarbij het recruitmentbureau alleen een fee ontvangt als de opdracht daadwerkelijk tot een geslaagde plaatsing leidt.
Een opdrachtvorm, vaak bij senior functies, waarbij de opdrachtgever vooraf een deel van de fee betaalt om de exclusieve zoektocht te starten.
De termijn na indiensttreding waarin het bureau bij vroegtijdig vertrek van de kandidaat kosteloos vervangt of een deel van de fee terugbetaalt.
Het overzicht van alle kandidaten voor een vacature, ingedeeld naar de fase waarin ze zich bevinden, van eerste contact tot aanbod.
De longlist bevat alle kandidaten die mogelijk passen bij een vacature; de shortlist is de kleinere selectie die daadwerkelijk aan de opdrachtgever wordt voorgesteld.
Ja. Per opdrachtgever leg je het afgesproken percentage vast, inclusief of bonus of andere looncomponenten meetellen. Bij plaatsing berekent het systeem de fee op basis van het vastgestelde jaarsalaris, zodat de factuur niet met de hand hoeft te worden nagerekend.
Bij elke plaatsing leg je de garantietermijn uit de bemiddelingsovereenkomst vast, en je krijgt ruim voor het einde daarvan een signaal. Zo kun je zelf contact zoeken met de opdrachtgever in plaats van pas te reageren als de kandidaat al is vertrokken.
Voor een recruitmentbureau rekenen we de inrichting af op werkelijke uren, tegen € 90 per uur. Voor een kandidatenpijplijn, opdrachtgeversbeheer, fee-berekening en garantiebewaking zit een bureau van deze omvang meestal in het pakket Kiem of de onderkant van Groei. Support en hosting zijn optioneel.
Ja. Kandidaten, opdrachtgevers en lopende vacatures uit je huidige systeem migreren we mee, zodat je niet met een lege pijplijn begint. Lopende garantietermijnen nemen we apart mee zodat er niets tussen wal en schip valt.
Ja, een nieuw ingevoerde kandidaat wordt automatisch vergeleken met bestaande dossiers op naam, e-mailadres en telefoonnummer. Bij een mogelijke match krijgt de recruiter een melding voordat hij contact opneemt.
Ja. Bij retained search leg je een vooruitbetaling en tussentijdse facturatiemomenten vast naast de uiteindelijke fee, terwijl contingency recruitment volledig op de einduitkomst wordt gefactureerd. Beide modellen lopen naast elkaar in dezelfde opdrachtgeversdossiers.
Ja, doorlooptijd en conversie per fase van de pijplijn zijn per vacature en per recruiter zichtbaar, zodat je kunt zien of een vacature vastloopt op instroom, op gesprekken of op een langzaam beslissende opdrachtgever.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een recruitmentbureau.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.