Tweehonderd uitzendkrachten bij dertig opdrachtgevers, elk met een eigen inlenersbeloning, en elke vrijdag honderden urenbriefjes die op tijd goedgekeurd moeten zijn voordat de loonrun sluit. GrowMate verbindt plaatsingen, urenbriefjes, fase- en beloningsafspraken en de G-rekening in één lijn, zodat de marge per plaatsing niet pas bij de jaarcijfers zichtbaar wordt.
Een uitzendbureau verdient aan het verschil tussen wat een opdrachtgever betaalt en wat een uitzendkracht kost, en dat verschil wordt honderden keren per week opnieuw bepaald: per plaatsing, per opdrachtgever, per week gewerkte uren. De inlenersbeloning hangt af van de cao van de opdrachtgever, de fase waarin een uitzendkracht zit bepaalt het contract en de rechten, en een deel van elke factuur moet naar de G-rekening om ketenaansprakelijkheid af te dekken. Blijft dat handwerk in spreadsheets en losse urenbriefjes, dan ontdek je een verkeerd berekende marge meestal pas als het kwartaal al voorbij is.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw uitzendbureau past: digitale urenbriefjes die de opdrachtgever ter plekke goedkeurt, fasebewaking die op tijd waarschuwt vóór een contract van fase verandert, inlenersbeloning die per opdrachtgever wordt vastgelegd, en facturatie die automatisch het deel voor de G-rekening afsplitst. Onze consultants richten dit in op jouw cao-toepassing en jouw opdrachtgevers, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk uitzendbureau terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
De ene opdrachtgever tekent een papieren briefje af, de andere stuurt een foto via WhatsApp en een derde laat de uitzendkracht zelf een Excelbestand invullen, en vrijdagmiddag moet dat allemaal verwerkt zijn voordat de loonrun sluit. Digitale urenbriefjes die de leidinggevende bij de opdrachtgever met één tik goedkeurt, halen die vrijdagmiddagpaniek grotendeels weg.
Een inleentarief lijkt kostendekkend tot blijkt dat toeslagen, reiskosten en de inlenersbeloning van die specifieke opdrachtgever de werkelijke loonkosten hoger maken dan begroot. Marge die per plaatsing en per week wordt bijgehouden, laat een tegenvallende opdracht al na een paar weken zien in plaats van pas bij de jaarafsluiting.
De cao van de opdrachtgever bepaalt het loon, de toeslagen en de reiskostenvergoeding van de uitzendkracht, en dat is bij dertig opdrachtgevers dertig keer een andere set regels. Vastleggen welke beloningsafspraak bij welke opdrachtgever hoort, voorkomt dat een uitzendkracht structureel te weinig of te veel wordt uitbetaald.
Een uitzendkracht die zonder dat iemand het doorheeft van fase verandert, krijgt andere rechten en een ander soort contract, en een gemiste overgang kan een uitzendbeding ineens ongeldig maken. Automatische signalen ruim vóór een fase-overgang geven de tijd om het juiste vervolgcontract klaar te zetten in plaats van achteraf te herstellen.
Bij elke factuur aan een opdrachtgever moet een deel naar de geblokkeerde G-rekening om loonheffing en btw te dekken, en dat handmatig per factuur berekenen kost tijd en gaat een keer mis. Facturatie die het G-rekeningdeel automatisch afsplitst, zorgt dat die storting nooit wordt vergeten of verkeerd berekend.
Dezelfde pool van uitzendkrachten wordt over verschillende opdrachtgevers en diensten verdeeld, en zonder actueel overzicht van wie waar al is ingepland, ontstaan dubbele boekingen of blijft een opdrachtgever onderbezet. Eén overzicht van beschikbaarheid over alle opdrachtgevers voorkomt dat de planning dat handmatig moet combineren uit losse lijstjes.
Zo loopt een week door GrowMate bij een uitzendbureau met meerdere opdrachtgevers:
Een opdrachtgever meldt een vacature met functie-eisen, inleentarief en de van toepassing zijnde cao, en die gegevens vormen meteen de basis voor de latere inlenersbeloning en facturatie.
Bij plaatsing wordt vastgelegd in welke fase de uitzendkracht valt en welk contract daarbij hoort, zodat rechten en het soort uitzendbeding vanaf dag één correct zijn geregistreerd.
De uitzendkracht registreert gewerkte uren via de app, en de opdrachtgever keurt het urenbriefje digitaal goed, zodat er aan het eind van de week geen los papiertje meer hoeft te worden nagejaagd.
Goedgekeurde uren gaan als loonrun de deur uit met de juiste inlenersbeloning, en tegelijk wordt bij de facturatie automatisch het bedrag voor de G-rekening gereserveerd.
De opdrachtgever ontvangt een factuur op basis van de goedgekeurde uren, en daarna zie je per plaatsing de werkelijke loonkosten tegen het inleentarief, dus de echte marge in plaats van een schatting.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Goedgekeurde uren met de juiste inlenersbeloning gaan als periodeverwerking naar het salarispakket, zonder handmatig overtypen per opdrachtgever.
Facturen aan opdrachtgevers sluiten aan op de boekhouding, met het G-rekeningdeel automatisch gesplitst van het bedrag dat naar de eigen rekening gaat.
Opdrachtgevers keuren urenbriefjes van hun ingeleende medewerkers zelf goed en zien welke plaatsingen actief zijn, zonder telefonisch contact met de planning.
Identiteitsbewijzen, werkvergunningen en verblijfsdocumenten worden bij plaatsing gecontroleerd en met een verloopsignaal bewaakt, ook bij arbeidsmigranten.
De GrowMate-app, ingericht voor een uitzendbureau
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Uitzendkrachten hebben recht op dezelfde beloning als vergelijkbaar personeel bij de opdrachtgever: loon, toeslagen, reiskosten en soms een periodieke verhoging volgens de cao van de opdrachtgever. Per opdrachtgever vastleggen welke beloningsafspraak geldt, voorkomt dat je bij dertig opdrachtgevers dertig regelsets uit het hoofd moet kennen.
De fase waarin een uitzendkracht zit, bepaalt of er een uitzendbeding geldt, hoeveel opvolgende contracten zijn toegestaan en wanneer een vast contract in beeld komt. Een gemiste overgang naar een volgende fase kan onbedoeld een vast dienstverband opleveren, dus is een tijdig signaal vóór elke overgang geen bijzaak maar een kernonderdeel van de administratie.
Om de aansprakelijkheid voor niet-afgedragen loonheffing en btw te beperken, storten opdrachtgevers een deel van de factuur op de geblokkeerde G-rekening van het uitzendbureau. Correct en automatisch berekenen van dat deel per factuur voorkomt geschillen met de opdrachtgever over hoeveel er precies geblokkeerd moet worden.
Uitzendbureaus moeten zich registreren als arbeidsbemiddelaar en bij elke plaatsing de identiteit en het werkrecht van de uitzendkracht controleren, zeker bij arbeidsmigranten van buiten de EU. Personeelsdossiers met verloopdatums van identiteitsbewijzen en verblijfsdocumenten voorkomen dat iemand zonder geldig werkrecht wordt ingepland.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste uitzendbureaus mee beginnen.
Dit is de kern van elk uitzendbureau. Zonder digitale urenbriefjes en een actueel overzicht van plaatsingen blijft de rest van de administratie achter de feiten aanlopen.
Voor het onderdeel dat een uitzendbureau juridisch kwetsbaar maakt als het misgaat: de juiste fase, de juiste inlenersbeloning en geldige documenten.
Zodra de basis staat, laat dit zien of een plaatsing en een opdrachtgever daadwerkelijk rendabel zijn, inclusief de verplichte G-rekeningstorting.
Voor grip op meerdere opdrachtgevers tegelijk en het aantoonbaar op orde hebben van privacy en dossiers.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
De verplichting dat een uitzendkracht minstens hetzelfde loon en dezelfde toeslagen krijgt als vergelijkbaar personeel bij de opdrachtgever.
Het systeem van opeenvolgende fases in de ABU- en NBBU-cao dat bepaalt welk contract en welke rechten een uitzendkracht heeft, afhankelijk van hoe lang hij al werkt.
Een geblokkeerde rekening waarop opdrachtgevers een deel van de factuur storten, bedoeld om loonheffing en btw veilig te stellen bij eventuele wanbetaling.
De aansprakelijkheid van een opdrachtgever voor niet-afgedragen loonheffing en btw van het uitzendbureau waarmee wordt samengewerkt.
De contractbepaling waarmee een uitzendovereenkomst automatisch eindigt zodra de opdrachtgever de opdracht beëindigt, meestal alleen geldig in de eerste fase.
Ja. De uitzendkracht registreert zijn uren via de app, en de leidinggevende bij de opdrachtgever keurt ze met één tik goed, ook vanaf de telefoon. Dat scheelt het verzamelen van papieren briefjes vlak voor de loonrun sluit.
Ja, per uitzendkracht wordt bijgehouden in welke fase hij zit en wanneer de volgende overgang eraan komt, met een signaal ruim van tevoren. Zo zet je op tijd het juiste vervolgcontract klaar in plaats van achteraf te corrigeren.
Voor een uitzendbureau rekenen we de inrichting af op werkelijke uren, tegen € 90 per uur. Voor urenbriefjes, fasebewaking, inlenersbeloning en facturatie met G-rekening zit een uitzendbureau van deze omvang meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel.
Ja. Uitzendkrachten, opdrachtgevers, lopende fases en cao-afspraken uit je huidige systeem migreren we mee, zodat je niet met een lege administratie begint. Lopende G-rekeningafspraken nemen we apart mee in de facturatie-inrichting.
Ja, per opdrachtgever leg je vast welke cao en welke loonschalen gelden, en die afspraak wordt automatisch toegepast op elk urenbriefje van uitzendkrachten die daar geplaatst zijn.
Ja, bij elke factuur aan een opdrachtgever wordt automatisch het percentage voor de G-rekening afgesplitst, zodat dat bedrag nooit handmatig hoeft te worden uitgerekend of vergeten wordt.
Ja, werkelijke loonkosten inclusief toeslagen worden per plaatsing afgezet tegen het inleentarief, zodat je per opdrachtgever en per week ziet of een plaatsing nog rendeert.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een uitzendbureau.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.