Een traject bestaat uit acht sessies verspreid over vier maanden, met aantekeningen die na de derde net zo vertrouwelijk zijn als na de laatste, en een offerte die voor zes sessies is uitgeschreven terwijl de cliënt inmiddels om een zevende vraagt. GrowMate verbindt trajectplanning, terugkerende sessies, dossiervoering en facturatie in één systeem.
Een coach of consultant verkoopt geen los uurtje, maar een traject: een reeks sessies die over weken of maanden is uitgesmeerd, met voorbereiding, aantekeningen en soms een tussentijdse mail die evenveel tijd kost als de sessie zelf. De offerte is geschreven voor een vast aantal sessies tegen een vaste prijs, maar de praktijk trekt zich daar niet altijd iets van aan: een cliënt vraagt om een extra gesprek, een sessie schuift twee weken op, en voor je het weet loopt een traject dat op papier winstgevend was toch uit de pas. Zonder een centraal beeld van sessies, uren en scope ontdek je dat meestal pas bij de eindfactuur.
GrowMate is geen agenda-app met een factuurknop, maar 439 modules waaruit je zelf een set samenstelt: trajecten met een vaste reeks terugkerende sessies, een dossier per cliënt dat afgeschermd blijft voor wie er niet bij hoort, meerwerk dat je vastlegt zodra het ontstaat, en facturatie die aansluit op hoe jij een traject afspreekt. Onze consultants richten dat in op jouw manier van werken, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk adviesbureau terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Voorbereiding, reistijd en een nabespreling per mail kosten net zoveel tijd als de sessie zelf, maar worden zelden apart bijgehouden. Reken je een vaste prijs per traject, dan drukt die onzichtbare tijd je effectieve uurtarief zonder dat je het doorhebt. Uren loggen op de sessie én op de voorbereiding eromheen laat zien wat een traject je werkelijk kost, niet alleen wat er gefactureerd wordt.
Halverwege een traject vraagt de cliënt om een extra gesprek, of een sessie wordt gesplitst omdat een onderwerp meer tijd nodig heeft. Wordt dat niet apart vastgelegd, dan is de offerte aan het einde stilzwijgend overschreden en blijft die extra tijd onbetaald. Meerwerk direct bij de sessie noteren en laten goedkeuren voordat je verdergaat, voorkomt dat een traject financieel tegenvalt terwijl het inhoudelijk goed liep.
Een terugkerende sessie wordt een dag van tevoren afgezegd, en zonder een vaste regel over wat dat betekent voor de planning schuift de hele reeks daarna een week op. Bij meerdere cliënten tegelijk wordt dat al snel een agenda vol losse verschuivingen. Een vaste sessiereeks met een duidelijke annuleringstermijn per traject houdt de planning voorspelbaar, ook als er af en toe iets tussenkomt.
Aantekeningen van een sessie belanden in een schriftje, een los Word-bestand of het geheugen van de coach zelf, terwijl ze vaak persoonlijker zijn dan een gewone klantnotitie. Vertrekt een collega-consultant of vraagt een cliënt om inzage, dan moet je die aantekeningen eerst bij elkaar zoeken. Eén afgeschermd dossier per cliënt, alleen zichtbaar voor de behandelend consultant, voorkomt dat gevoelige informatie op straat komt te liggen.
Bij een traject van vier maanden wordt vaak pas na de laatste sessie gefactureerd, waardoor je maandenlang voorfinanciert terwijl de kosten van je eigen praktijk gewoon doorlopen. Facturatie per maand of per afgeronde sessiereeks in plaats van pas aan het einde, houdt je cashflow gelijke tred houden met het werk dat je al hebt gedaan.
Aan het einde van het jaar draait de praktijk, maar niemand kan zeggen welk type traject structureel meer tijd kost dan er tegenover staat. Een intensief traject met veel tussentijds contact oogt hetzelfde in de omzet als een traject dat efficiënt liep. Uren per traject afzetten tegen de offerteprijs laat zien welke afspraken bij een volgende cliënt moeten worden bijgesteld.
Zo loopt een traject door GrowMate, van intake tot laatste factuur:
Na het intakegesprek staat het traject vast: aantal sessies, frequentie en prijs. De offerte is meteen het uitgangspunt waar latere uren en meerwerk tegen worden afgezet.
De sessiereeks wordt in één keer ingepland met een vaste frequentie, bijvoorbeeld elke twee weken. Verzet een cliënt een sessie, dan schuift alleen die afspraak, niet de hele reeks.
Na afloop worden aantekeningen direct bij het afgeschermde cliëntdossier gezet, met tijd voor voorbereiding en nabespreling apart geregistreerd naast de sessie zelf.
Vraagt de cliënt om iets buiten de offerte, dan wordt dat als meerwerk vastgelegd en akkoord gevraagd voordat het wordt uitgevoerd, zodat de eindfactuur nergens een verrassing bevat.
Facturatie volgt de afspraak die bij de offerte hoort: per maand, per sessiereeks of na afronding. Per traject zie je meteen de gewerkte uren tegen de afgesproken prijs.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Sessies verschijnen automatisch in je eigen agenda en die van de cliënt, inclusief een herinnering vóór een terugkerende afspraak.
Facturen per traject of per maand sluiten aan op je boekhoudpakket, zonder dat je een sessiereeks twee keer hoeft in te voeren.
Een factuur met betaallink laat een cliënt direct afrekenen, in plaats van dat je losse overschrijvingen moet natrekken.
Een cliënt of opdrachtgever ziet zelf hoeveel sessies er nog resten en wanneer de volgende gepland staat, zonder daarvoor te hoeven mailen.
De GrowMate-app, ingericht voor een adviesbureau
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Aantekeningen uit coach- of adviesgesprekken zijn vaak persoonlijker dan een gewone klantnotitie, en horen niet zomaar toegankelijk te zijn voor iedereen in de praktijk. Rollen en rechten per dossier, met toegang alleen voor de behandelend consultant, en een verwerkersovereenkomst met de systemen die je gebruikt, houden die informatie waar ze hoort.
Wat een cliënt verschuldigd is bij het afzeggen van een sessie kort van tevoren, verschilt van coach tot coach en wordt lang niet altijd vastgelegd. Zonder een vaste regel per traject ontstaat bij elke late afmelding opnieuw een gesprek over wat redelijk is. Annuleringstermijnen die aan het traject hangen, maken die afspraak identiek voor elke cliënt.
Advies dat niet aanslaat of een traject dat niet het gewenste resultaat oplevert, kan tot een claim leiden, wat een beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor veel zelfstandige consultants noodzakelijk maakt. Een dossier per traject met vastgelegde afspraken en verslagen onderbouwt bij een geschil wat er precies is afgesproken en uitgevoerd.
Veel coaches en consultants werken als zelfstandige en vallen mogelijk onder de kleineondernemersregeling voor de btw, wat andere eisen stelt aan de facturatie dan bij een reguliere btw-plichtige onderneming. Correcte facturen per traject, met het juiste btw-regime, voorkomen discussie bij de jaarlijkse aangifte.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste coaches en consultants mee beginnen.
Dit is de kern van elke coach- of adviespraktijk. Zonder trajectplanning en een afgeschermd dossier per cliënt blijft de rest los zand.
Voor het afschermen van gevoelige aantekeningen en het vastleggen van meerwerk dat buiten de offerte valt.
Zodat facturatie past bij hoe jij een traject afspreekt, en je per traject ziet of het rendabel is geweest.
Voor praktijken die willen zien welke trajecten aanslaan en die hun gegevensbeheer aantoonbaar op orde willen hebben.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Een reeks samenhangende sessies met een cliënt, met een vooraf afgesproken aantal, frequentie en prijs.
Het eerste gesprek waarin de vraag van de cliënt en de opzet van het traject worden vastgesteld, de basis voor de offerte.
De AVG-overeenkomst met een softwareleverancier die namens jou persoonsgegevens van cliënten verwerkt.
Een btw-regeling voor kleine zelfstandigen waarbij onder voorwaarden geen btw in rekening hoeft te worden gebracht.
De vastlegging van wat er in een sessie is besproken, meestal onderdeel van het vertrouwelijke cliëntdossier.
Ja. Een traject wordt als geheel aangemaakt met het aantal sessies en de frequentie, en verschijnt in één keer in de agenda. Verzet een cliënt een sessie, dan verplaatst alleen die afspraak, terwijl de rest van de reeks blijft staan zoals gepland.
De eenmalige implementatie reken je tegen € 90 per uur, hetzelfde tarief ongeacht het aantal trajecten dat je begeleidt. Een zelfstandige praktijk met trajectplanning, dossiervoering en facturatie past vaak al binnen het pakket Kiem, vanaf € 2.950 richtprijs. Support en hosting hoef je niet af te nemen.
Ja. Cliëntgegevens, contracten en lopende sessiereeksen uit een ander systeem of een spreadsheet worden bij de implementatie overgezet, zodat een traject dat al halverwege is niet opnieuw hoeft te worden opgezet.
Een dossier is standaard alleen zichtbaar voor de behandelend consultant en degene die je daar expliciet toegang toe geeft. Aantekeningen van de ene coach staan dus niet zomaar open voor een collega die niet bij dat traject betrokken is.
Elke sessie buiten de oorspronkelijke offerte wordt als meerwerk vastgelegd en moet worden goedgekeurd voordat hij wordt uitgevoerd. Zo komt een uitloop niet als verrassing op de eindfactuur, maar is die al tijdens het traject zichtbaar gemaakt.
Beide. Een zelfstandige coach start met trajectplanning, agenda en facturatie, en een adviesbureau met meerdere consultants voegt daar timesheet-goedkeuring en rapportages over meerdere trajecten aan toe. De basis is voor beide dezelfde.
Met het klantportaal ziet een cliënt of opdrachtgever hoeveel sessies er nog resten en wanneer de volgende gepland staat, zonder dat daarvoor telkens contact nodig is met de consultant.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een adviesbureau.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.