Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding is groot om trajectplanning, dossiervoering, facturatie en rapportages in één keer aan te zetten. Bij een coach- of adviespraktijk werkt dat averechts, omdat je vaak zelf, of met een klein team, tussen de sessies door weinig ruimte hebt om aan een heel nieuw systeem te wennen. Zet je alles tegelijk aan terwijl er lopende trajecten zijn, dan noteer je aantekeningen straks weer op papier omdat het systeem in de weg zit, en ben je verder van huis dan waar je begon.
Daarom richten we eerst in wat elk traject nodig heeft: de trajectplanning zelf, de terugkerende sessies in de agenda en een afgeschermd dossier per cliënt. Draait dat een aantal trajecten stabiel, dan sluiten we facturatie per traject en de rapportages over winstgevendheid aan, want die zijn pas nuttig als de basis eronder klopt.
De modulesets voor een adviesbureau
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: trajecten, sessies en dossier
Dit is de kern van elke coach- of adviespraktijk. Zonder trajectplanning en een afgeschermd dossier per cliënt blijft de rest los zand.
Vertrouwelijke dossiers en scope
Voor het afschermen van gevoelige aantekeningen en het vastleggen van meerwerk dat buiten de offerte valt.
Geld: facturatie en marge
Zodat facturatie past bij hoe jij een traject afspreekt, en je per traject ziet of het rendabel is geweest.
Vooruitzicht en compliance
Voor praktijken die willen zien welke trajecten aanslaan en die hun gegevensbeheer aantoonbaar op orde willen hebben.
Wat elke module doet voor coaches en consultants
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een adviesbureau betekent |
|---|---|---|
| Projectplanning | Projecten & Uren | Een traject wordt als geheel gepland met het aantal sessies en de looptijd, in plaats van als losse afspraken zonder onderling verband. |
| Terugkerende afspraken | Agenda & Planning | Een sessiereeks staat in één keer ingepland met een vaste frequentie, en een verzette sessie schuift alleen zichzelf op zonder de rest van de reeks te verstoren. |
| Uren op projecten | Projecten & Uren | Tijd voor de sessie zelf, voorbereiding en nabespreling wordt apart op het traject geschreven, zodat je werkelijke belasting per traject zichtbaar wordt. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Eerdere trajecten, contactgegevens en de status van een lopend traject staan bij elkaar, ook als een cliënt na een pauze terugkomt voor een nieuw traject. |
| Contactmomenten-log | CRM & Relatiebeheer | Een tussentijdse mail of telefoontje buiten de geplande sessie om wordt gelogd bij de cliënt, zodat context niet verloren gaat tussen sessies in. |
| Documentbeheer (DMS) | Documenten & Workflow | Sessieverslagen en aantekeningen staan afgeschermd per cliënt, met toegang alleen voor de behandelend consultant in plaats van voor de hele praktijk. |
| Bewaartermijnen | Documenten & Workflow | Aantekeningen en verslagen worden na afronding van een traject automatisch volgens een vaste termijn opgeschoond, zonder dat je daar handmatig aan hoeft te denken. |
| Meerwerkregistratie | Projecten & Uren | Een extra sessie of een uitgebreider onderwerp dan afgesproken wordt vastgelegd en akkoord gevraagd voordat het wordt uitgevoerd, zodat het niet stilzwijgend in de offerte verdwijnt. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | De offerte met aantal sessies, frequentie en prijs blijft leidend gedurende het hele traject, zodat een uitbreiding zichtbaar wordt als meerwerk. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Een factuur per traject of per maand gaat automatisch de deur uit op het moment dat bij de offerte is afgesproken, zonder dat je dat handmatig hoeft te plannen. |
| Termijnfacturatie | Facturatie & Betalingen | Een langlopend traject wordt in termijnen gefactureerd naarmate de sessiereeks vordert, in plaats van te wachten tot de laatste sessie is afgerond. |
| Projectwinstgevendheid | Projecten & Uren | Per traject zie je gewerkte uren, inclusief voorbereiding, tegen de offerteprijs, zodat je weet welke trajectvorm bij een volgende cliënt moet worden bijgesteld. |
| Timesheet-goedkeuring | Projecten & Uren | Bij een praktijk met meerdere consultants worden geschreven uren wekelijks gecontroleerd voordat ze de facturatie in gaan. |
| AVG-toolkit | Beheer & Compliance | Een verzoek van een cliënt om inzage of verwijdering van zijn dossier wordt gestructureerd afgehandeld, met een bewaartermijn per gegevenstype. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | Eén scherm met lopende trajecten, resterende sessies en openstaande facturen, zonder dat je dat handmatig uit losse agenda's hoeft te halen. |
| Agenda-synchronisatie | Koppelingen & Integraties | Sessies staan twee kanten op gesynchroniseerd met je eigen Google- of Outlook-agenda, zodat een dubbele boeking bij een ander traject direct zichtbaar wordt. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een adviesbureau, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een adviesbureau, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we alle modules tegelijk afnemen?
Nee. De meeste praktijken beginnen met trajectplanning, agenda en een afgeschermd cliëntdossier. Facturatie per traject en rapportages over meerdere consultants sluiten vaak in een tweede fase aan.
Wat als een traject niet in vaste sessies past, maar losser is opgebouwd?
Dan richten we projectplanning in zonder vaste frequentie, met losse sessies die je zelf inplant zodra ze nodig zijn. De rest van de structuur, zoals het dossier en de facturatie, blijft hetzelfde.
Kunnen we later een module voor meerdere consultants samen toevoegen?
Ja. Timesheet-goedkeuring en rapportages over de hele praktijk sluiten aan op bestaande cliënten en trajecten, zonder dat je opnieuw hoeft te beginnen met cliëntgegevens.
Is er iets extra's nodig voor coaches die ook trainingen geven?
Trainingen met groepen en certificaten vragen een andere inrichting dan individuele trajecten. Onze consultants adviseren dan of een combinatie van modules volstaat of dat een aparte inrichting logischer is.