Tussen een telefoontje over een schaafwond en een spoedvisite bij pijn op de borst zit de assistente die binnen een paar zinnen moet bepalen hoe dringend het is. Diezelfde praktijk houdt ook honderden patiënten met diabetes of COPD in een jaarcyclus van controles. GrowMate brengt planning, triage en ketenzorg samen zonder de zorginhoud zelf over te nemen.
Een huisartsenpraktijk werkt niet met vaste afspraken van een vast tarief, maar met een spreekuur dat elke ochtend opnieuw moet worden ingedeeld op urgentie: wie kan wachten tot morgen, wie moet er binnen het uur gezien worden. Tegelijk lopen er ketenzorgtrajecten voor chronische patiënten die jaren doorlopen, met vaste controlemomenten die niet mogen wegvallen tussen de acute vragen door. Zodra dat naast elkaar in losse systemen leeft, is het de assistente die 's ochtends de knopen doorhakt zonder overzicht van wat er al gepland stond.
GrowMate is geen vast HIS-vervangend pakket, maar 439 modules waaruit een praktijk zelf samenstelt wat nodig is naast het bestaande huisartsinformatiesysteem: triage-ondersteuning bij de telefonische intake, planning van ketenzorgcontroles, en declaratieverwerking richting de zorgverzekeraar via de daarvoor bedoelde koppeling. Onze consultants richten dit in op jouw praktijkorganisatie en jouw ketenzorgprogramma's, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk huisartsenpraktijk terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
De ene assistente stuurt een patiënt met hoofdpijn meteen door naar de huisarts, de andere plant een telefonisch consult voor later die dag, en niemand kan achteraf reconstrueren waarom die keuze werd gemaakt. Bij een praktijk met meerdere assistenten ontstaat zo willekeur in wie snel wordt gezien. Een vast triageprotocol dat als checklist meeloopt bij de telefoon, geeft iedereen dezelfde basis.
Een patiënt met diabetes heeft elk kwartaal een controle nodig, maar tussen de acute telefoontjes en de reguliere agenda door is dat de afspraak die het eerst vergeten wordt. Bij honderden patiënten in ketenzorgprogramma's is dat geen incident maar een structureel risico. Een planning die losstaand van de waan van de dag herinnert wie wanneer aan de beurt is, voorkomt dat een controle later plaatsvindt dan bedoeld.
Een verrichting die niet met de juiste declaratiecode is vastgelegd, wordt afgewezen door de zorgverzekeraar, en de assistente moet uitzoeken welk van de consulten die maand een correctie nodig heeft. Bij een praktijk met duizenden verrichtingen per kwartaal loopt die nazoektijd snel op. Directe koppeling van de verrichting aan de juiste code bij vastlegging voorkomt dat een fout pas bij de afwijzing wordt ontdekt.
Een waarnemende huisarts start op maandag zonder scherp beeld van welke patiënten die week een ketenzorgcontrole hebben of welke uitslag nog moet worden nabesproken. Zonder een actueel overzicht van lopende trajecten leunt de kwaliteit van de waarneming op wat de vaste huisarts toevallig heeft doorgesproken. Een overzicht van openstaande controles en acties per patiënt geeft een waarnemer meteen grip.
Bij drukte gaat de telefoon niet op tijd open of staat de wachtrij lang, terwijl veel vragen helemaal geen telefonisch contact nodig hebben: een herhaalrecept, een uitslag opvragen, een afspraak verzetten. Een patiëntenportaal waar dat soort verzoeken zelfstandig geregeld kan worden, haalt een deel van die telefonische drukte weg bij de assistentes die dan meer tijd overhouden voor de triage die er echt toe doet.
Bij een praktijkvisitatie of accreditatie wordt gevraagd hoe ketenzorgprogramma's worden gevolgd en hoe klachten worden afgehandeld, terwijl die informatie soms alleen in het hoofd van de praktijkhouder zit. Een overzicht van lopende trajecten en afgehandelde klachten dat rechtstreeks uit de dagelijkse praktijk komt, maakt die verantwoording een kwestie van rapporteren in plaats van reconstrueren.
Zo loopt een dag van telefoon tot declaratie door GrowMate bij een huisartsenpraktijk:
De assistente neemt het telefoontje aan en doorloopt het triageprotocol dat past bij de klacht. Op basis daarvan wordt een consult ingepland, een terugbelverzoek genoteerd of direct doorverwezen, met de urgentie zichtbaar voor de huisarts die die dag het spreekuur draait.
Reguliere consulten en ketenzorgcontroles staan naast elkaar in de agenda, zodat een assistente in één oogopslag ziet welke patiënt die dag zowel een acute klacht als een openstaande diabetescontrole heeft, in plaats van dat apart te moeten combineren.
Na het consult legt de huisarts de verrichting vast, gekoppeld aan de juiste declaratiecode. Bij een ketenzorgpatiënt wordt de controle direct als afgerond gemarkeerd in het traject, zodat de volgende afspraak automatisch op de kalender komt.
Verrichtingen worden gebundeld en volgens de declaratiestandaard aangeboden aan de zorgverzekeraars via de gebruikelijke koppeling. Afwijzingen komen terug met de reden, zodat een assistente gericht kan corrigeren in plaats van het hele bestand na te lopen.
Aan het einde van de periode zie je hoeveel ketenzorgpatiënten hun controles op tijd hebben gehad en welke klachten zijn afgehandeld. Dat overzicht is meteen bruikbaar bij een visitatie of bij het overleg met de zorggroep.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Verrichtingen worden volgens de geldende declaratiestandaard bij zorgverzekeraars aangeboden via het knooppunt dat daarvoor in de zorg gangbaar is.
GrowMate vult het bestaande HIS aan op planning, triage en praktijkorganisatie, zonder het medisch dossier zelf te vervangen.
Patiënten vragen zelf een herhaalrecept aan, plannen een afspraak of vragen een uitslag op, buiten het telefonische spreekuur om.
Voortgang van ketenzorgprogramma's sluit aan op de rapportage die de zorggroep periodiek van aangesloten praktijken vraagt.
De GrowMate-app, ingericht voor een huisartsenpraktijk
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Patiëntgegevens vragen een beveiligingsniveau dat is afgestemd op de norm voor informatiebeveiliging in de zorg, van toegangsbeheer tot het beperken van wie welke dossiers mag inzien. Rollen en rechten per functie binnen de praktijk zorgen dat een medewerker alleen ziet wat voor die rol nodig is, en dat is aantoonbaar bij een audit.
De Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst verplicht tot een zorgvuldig dossier per patiënt met een wettelijke bewaartermijn. Contactmomenten, verrichtingen en verwijzingen die aan het dossier raken, worden vastgelegd met datum en herkomst, zodat de bewaarplicht niet afhangt van het geheugen van een individuele medewerker.
Gezondheidsgegevens gelden als een bijzondere categorie persoonsgegevens met een verzwaarde beveiligingsplicht. Toegang tot triagegegevens, ketenzorgstatus en declaratiehistorie wordt daarom per rol afgeschermd, en elke inzage is herleidbaar tot een gebruiker en een moment, in plaats van een gedeeld account voor de hele praktijk.
De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg verplicht praktijken tot een laagdrempelige klachtenprocedure met een aangesloten geschilleninstantie. Een klacht die als dossier wordt vastgelegd met datum, aard en afhandeling, geeft de praktijk houvast bij het beantwoorden van de klacht en bij de jaarlijkse verantwoording daarover.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste huisartsenpraktijken mee beginnen.
Het fundament van een huisartsenpraktijk: een actueel patiëntoverzicht, een agenda die triage en spreekuur combineert, en documentatie die aan de dossierplicht voldoet.
Voor het bewaken van chronische zorgtrajecten die jaren doorlopen, met controlemomenten die niet mogen verdwijnen tussen de acute vragen van de dag door, ook niet bij drukte.
Voor het correct en volledig declareren van verrichtingen bij zorgverzekeraars en het bewaken van wat daarvan nog openstaat of is afgewezen en gecorrigeerd moet worden.
Voor praktijken die bij een visitatie of accreditatie moeten kunnen aantonen hoe klachten worden afgehandeld en hoe ketenzorg wordt gevolgd, met toegang die per rol is afgeschermd.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het bepalen van de urgentie van een zorgvraag, meestal telefonisch door de assistente, aan de hand van een vast protocol.
Een gestructureerd zorgprogramma voor chronische aandoeningen zoals diabetes of COPD, met vaste controlemomenten over meerdere jaren.
Een geleverde zorghandeling die met een declaratiecode wordt vastgelegd voor vergoeding door de zorgverzekeraar aan de praktijk.
Het knooppunt waarmee zorgaanbieders declaraties en gegevens digitaal en beveiligd uitwisselen met zorgverzekeraars in Nederland.
Huisartsinformatiesysteem: het systeem waarin het medisch dossier van patiënten wordt bijgehouden en beheerd door de huisarts zelf.
Nee. GrowMate is geen medisch dossiersysteem en vervangt het HIS niet. Het vult de praktijkorganisatie eromheen aan: triage-ondersteuning bij de telefoon, planning van ketenzorgcontroles en declaratieverwerking, terwijl het medisch inhoudelijke dossier in het HIS blijft staan.
Praktijkorganisatorische gegevens zoals afsprakenhistorie, ketenzorgstatus en contactvoorkeuren migreren we bij de implementatie mee vanuit je huidige systeem, voor zover die apart van het medisch dossier worden bijgehouden.
De implementatie wordt gerekend tegen € 90 per uur. Voor triage-ondersteuning, ketenzorgplanning en declaratieverwerking zit een praktijk van gemiddelde omvang doorgaans in het pakket Kiem of Groei, afhankelijk van het aantal behandelaars en de gewenste koppelingen. Support en hosting neem je er los bij als je dat wilt.
Toegang is ingericht per rol: een doktersassistente ziet andere gegevens dan een waarnemend huisarts of de praktijkmanager. Elke inzage is herleidbaar tot een gebruiker en een moment, in lijn met de eisen die NEN 7510 en de AVG aan gezondheidsgegevens stellen.
Het triageprotocol staat los van wie er die dag telefoon aanneemt, zodat een invallende assistente dezelfde vragen en dezelfde urgentie-indeling volgt als een vaste medewerker. Dat vermindert de afhankelijkheid van individuele ervaring bij een acute inschatting.
Een patiënt met zowel diabetes als COPD heeft twee lopende trajecten met eigen controlemomenten. Beide staan naast elkaar op de patiëntkaart, zodat een controleafspraak voor het ene programma niet per ongeluk de andere over het hoofd ziet.
Via het patiëntenportaal kan dat, voor de aanvragen die daarvoor geschikt zijn. Spoedeisende of inhoudelijk gevoelige vragen blijven via de telefonische triage lopen, zodat het portaal de assistente ontlast zonder de zorgvuldigheid van de triage te ondermijnen.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een huisartsenpraktijk.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.