Om negen uur een kind van zeven met een uitspraakprobleem waarvoor de leerkracht al drie keer heeft gebeld, om half elf een volwassene die na een beroerte weer woorden leert vinden: in een logopediepraktijk lopen heel verschillende behandelseries door elkaar, elk met een eigen verwijzing en een eigen einddatum. GrowMate houdt per cliënt bij welke serie loopt, welke verwijzing erbij hoort en wie er nog een verslag krijgt.
Een logopediepraktijk behandelt geen losse afspraken, maar behandelseries: een vastgesteld aantal zittingen binnen één verwijzing, voor een kind met een taalontwikkelingsstoornis of een volwassene die na een CVA revalideert. Elke serie heeft een eigen verwijzer, een eigen einddatum en vaak een school of een andere zorgverlener die op de hoogte gehouden wil worden. Zodra dat in losse mapjes en een agenda zonder onderscheid tussen kind en volwassene zit, wordt het lastig te zien welke verwijzing bijna afloopt en wie er nog een verslag moet krijgen.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij een logopediepraktijk past: een agenda die behandelseries als reeks inplant, een cliëntdossier dat verwijzing en behandeldoelen bij elkaar houdt, sjablonen voor verslagen richting scholen en huisartsen, en declaratie via Vecozo. Onze consultants richten dat in op jouw caseload van kinderen én volwassenen, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk logopediepraktijk terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een verwijzing dekt een vastgesteld aantal behandelingen, en zonder overzicht ontdek je pas bij de laatste zitting dat er een nieuwe verwijzing nodig is. Als het resterende aantal zittingen per serie zichtbaar is bij het cliëntdossier, kun je op tijd bij de huisarts of specialist aankloppen in plaats van de behandeling stil te moeten leggen.
Een leerkracht of intern begeleider vraagt tussentijds hoe het gaat met een kind, en dat verslag wordt dan los van het gewone behandeldossier opgesteld. Als het schoolverslag wordt opgebouwd uit dezelfde behandelgegevens die je toch al bijhoudt, is het geen extra rapport maar een export van wat er al vastligt.
Een dossier voor een kind met stotterproblematiek vraagt om andere velden dan een dossier voor een volwassene die na een beroerte revalideert, maar in een generiek systeem worden ze vaak op dezelfde manier ingericht. Aparte behandelplansjablonen per doelgroep schelen het invullen van velden die voor die cliënt toch niet van toepassing zijn.
Een kind komt niet omdat een ouder de afspraak vergeten is of net geen vervoer heeft, en die uitval kost bij een volle agenda een moeilijk te vullen gat. Een automatische herinnering naar de ouder de dag ervoor voorkomt een deel van die gemiste afspraken zonder dat de balie zelf hoeft te bellen.
Een verwijzing heeft een geldigheidsduur, en loopt die af terwijl de behandeling nog niet klaar is, dan riskeer je een afgewezen declaratie. Een signaal ruim vóór de vervaldatum van een verwijzing geeft tijd om tijdig een verlenging te vragen in plaats van dat achteraf te ontdekken.
Behandelingen bij kinderen onder de achttien vallen buiten het eigen risico, terwijl diezelfde behandeling bij een volwassene daar wel onder valt, en die uitleg moet steeds opnieuw aan de balie gebeuren. Als dat onderscheid al bij de cliënt vastligt, hoeft niemand dat elke keer opnieuw te bedenken.
Zo loopt een behandelserie door GrowMate van verwijzing tot afronding:
De verwijzing van huisarts of specialist, de reden van aanmelding en of het om een kind of een volwassene gaat, komen bij de start van het dossier vast te liggen, inclusief het aantal behandelingen dat de verwijzing dekt.
Per doelgroep wordt een passend behandelplan opgesteld met concrete doelen, bijvoorbeeld uitspraak, woordvinding of stemgebruik. Dit plan is de leidraad voor elke volgende zitting binnen de serie.
De reeks zittingen wordt in één keer ingepland volgens de afgesproken frequentie, met automatische herinneringen aan ouders of cliënt. Wijzigt de frequentie, dan schuift de rest van de serie automatisch mee.
Per zitting wordt de voortgang op de behandeldoelen genoteerd, en een tussentijds verslag voor school of verwijzer wordt hieruit samengesteld in plaats van apart geschreven.
Bij de laatste zitting van de serie wordt het eindverslag afgerond, gaat de declaratie via Vecozo naar de zorgverzekeraar, en krijgt de verwijzer een signaal als een nieuwe verwijzing nodig is voor vervolgbehandeling.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Declaraties voor behandelseries gaan via Vecozo naar de zorgverzekeraar, met per cliënt zichtbaar hoeveel zittingen van de verwijzing al zijn gedeclareerd.
Voortgangsverslagen worden als document gedeeld met school of intern begeleider, zonder dat behandelgegevens los per mail rondgaan.
Eindverslagen en signalen over aflopende verwijzingen gaan automatisch richting de verwijzende huisarts of specialist.
Facturen voor niet-vergoede zittingen en eigen bijdrages sluiten aan op het boekhoudpakket, zonder dubbel invoeren.
De GrowMate-app, ingericht voor een logopediepraktijk
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Bij cliënten onder de zestien hebben ouders inzagerecht in het dossier, terwijl dat recht bij oudere jeugdigen en volwassenen anders ligt. Rechten die per leeftijdscategorie zijn ingesteld, voorkomen dat een medewerker per geval moet uitzoeken wie het dossier van een specifieke cliënt mag inzien.
Spraak- en taalgegevens van kinderen zijn gezondheidsgegevens én gegevens van minderjarigen, met extra zorgvuldigheidseisen uit de AVG. Vastgelegde toestemming van ouders bij de intake en beperkte toegang tot het dossier houden dat beheersbaar, ook als een school om informatie vraagt.
Voor herregistratie moet een logopedist voldoende behandeluren en nascholing op het eigen vakgebied hebben gevolgd, bijvoorbeeld rond stem-, spraak-, taal- of slikstoornissen. Signalen vóór het verlopen van de registratietermijn maken dat een kwestie van tijdig plannen in plaats van een deadline die je overvalt.
Klachten over de behandeling van een kind komen vaak van een ouder namens het kind, en de Wkkgz verplicht een laagdrempelige afhandeling daarvan. Een klacht met datum, betrokkene en afhandeling vastgelegd geeft houvast, ook wanneer een klacht pas maanden later bij de klachtenfunctionaris terechtkomt.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste logopediepraktijken mee beginnen.
De kern voor elke logopediepraktijk: een agenda die een hele behandelserie in één keer inplant en een dossier dat verwijzing, doelen en voortgang bij elkaar houdt.
Voor het bewaken van aflopende verwijzingen, het opstellen van verslagen aan school of huisarts, en het declareren van de behandelserie.
Zodra de basis staat, geeft een portaal ouders inzicht in de voortgang en houdt klachtenregistratie de kwaliteitsverantwoording op orde.
Bij meerdere logopedisten met elk hun eigen caseload van kinderen en volwassenen vragen registraties en nascholing om structurele bewaking.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het aantal behandelingen dat binnen één verwijzing wordt vergoed, gericht op een vastgesteld set doelen voor een specifieke spraak-, taal- of slikstoornis.
De mogelijkheid om in sommige gevallen zonder verwijzing van een arts bij de logopedist terecht te kunnen, waarna eventueel alsnog een verwijzing wordt gevraagd voor de vergoeding.
Het beveiligde netwerk waarlangs logopediepraktijken declaraties digitaal indienen bij zorgverzekeraars.
Het beroepsregister voor onder meer logopedisten, waarin herregistratie afhangt van voldoende werkervaring en gevolgde bij- en nascholing.
De afsluitende rapportage aan het einde van een behandelserie, met het verloop van de behandeldoelen en een advies voor vervolg of afronding.
Ja. Per behandelserie wordt bijgehouden hoeveel zittingen de verwijzing nog dekt en wanneer die verloopt, met een signaal ruim voor de laatste zitting. Zo kun je op tijd een verlenging aanvragen in plaats van de behandeling te moeten onderbreken.
Het verslag wordt samengesteld uit de behandeldoelen en voortgang die je toch al per zitting vastlegt, dus het is geen apart document dat je van voren af aan schrijft. De inhoud en vorm stem je bij de implementatie af op wat scholen in jouw regio verwachten.
De implementatie wordt tegen € 90 per uur op maat berekend. Voor een praktijk met agenda, dossiers voor kinderen en volwassenen, verslaglegging en declaratie zit je meestal in het pakket Kiem of de onderkant van Groei. Support en hosting zijn optioneel.
Lopende behandelseries, verwijzingen en cliëntgegevens worden bij de implementatie ingelezen, zodat een lopende serie niet opnieuw hoeft te beginnen. De overstap plan je bij voorkeur tussen twee schoolvakanties in, als de caseload rustiger is.
Bij de intake kies je het type cliënt, waarna het bijpassende behandelplansjabloon en de juiste velden worden gebruikt. Zo vul je bij een kind geen velden in die alleen bij een volwassen CVA-cliënt relevant zijn, en omgekeerd.
Via het ouderportaal zien ouders de geplande zittingen en de algemene voortgang, en kunnen ze een afspraak binnen de beschikbare ruimte verzetten. Behandelinhoudelijke aantekeningen blijven voorbehouden aan de logopedist.
Behandelingen bij cliënten onder de achttien vallen buiten het eigen risico, terwijl dat bij volwassenen wel meetelt. Dat onderscheid staat vast bij het cliëntdossier, zodat de declaratie via Vecozo automatisch de juiste route volgt.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een logopediepraktijk.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.