Een koeriersbedrijf plant geen ritten voor morgen, maar voor over twintig minuten: een spoedbestelling die om elf uur wordt aangenomen, moet om half twaalf al bij de chauffeur in de bus liggen. GrowMate laat opdrachten rechtstreeks vanuit het systeem van je opdrachtgever binnenkomen, verdeelt ze over de dichtstbijzijnde chauffeur en legt elke aflevering vast met foto en handtekening.
Een koeriersbedrijf verdient niet aan één grote rit, maar aan tientallen tot honderden kleine ritten per dag, elk met een eigen ophaaladres, aflevertijd en opdrachtgever. Een rit die om elf uur wordt aangenomen, moet vaak binnen het uur zijn opgehaald en afgeleverd, en de opdrachtgever wil intussen precies weten waar zijn zending is. Komt een pakket toch te laat, dan is het eerste wat gevraagd wordt: waar is het bewijs van aflevering? Zonder een sluitend antwoord op die vraag verlies je niet alleen de discussie, maar vaak ook het vertrouwen van die klant.
GrowMate stelt uit 439 modules de set samen die bij jouw koeriersbedrijf past: spoedritten die direct vanuit het systeem van de opdrachtgever binnenkomen, dispatch die de dichtstbijzijnde chauffeur voorstelt, bewijs van aflevering met foto en handtekening, en facturatie per zone of per rit. Onze consultants richten dit in op jouw opdrachtgevers en jouw ritvolume, en dat staat binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk koeriersbedrijf terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een opdrachtgever belt of mailt een spoedrit door, en tussen het aannemen en het daadwerkelijk inplannen bij een chauffeur gaat kostbare tijd verloren. Bij honderd ritten per dag stapelt die vertraging zich op tot gemiste tijdvensters. Ritten die rechtstreeks vanuit het systeem van de opdrachtgever binnenkomen, staan meteen klaar voor dispatch, zonder tussenstap.
Een opdrachtgever meldt dat een zending niet is aangekomen, en zonder foto, handtekening en tijdstip van aflevering sta je met lege handen. Dat kost niet alleen een creditnota, maar ook vertrouwen. Bewijs van aflevering dat automatisch bij elke rit wordt vastgelegd, geeft je binnen een paar seconden het antwoord.
Zonder een systeem dat ritten aan de dichtstbijzijnde beschikbare chauffeur toewijst, rijdt de ene chauffeur zich suf terwijl een collega een straat verderop stilstaat. Dispatch op locatie en beschikbaarheid verdeelt nieuwe ritten over wie er het snelst kan zijn, in plaats van over wie toevallig als eerste opneemt.
De ene opdrachtgever mailt een opdracht, de andere belt, een derde heeft een eigen bestelportaal waar iemand handmatig moet inloggen om de rit over te typen. Koppelingen die opdrachten automatisch overnemen uit het systeem van de opdrachtgever, schelen dat overtypen en de fouten die daarbij ontstaan.
Bij een hoog volume aan kleine ritten wordt handmatig factureren al snel een dagtaak, zeker als tarieven per zone, gewicht of spoedtoeslag verschillen. Facturatie die per opdrachtgever automatisch de uitgevoerde ritten van de periode optelt, voorkomt dat je facturatie een week achterloopt op de uitvoering.
Een vaste opdrachtgever met een scherp tarief kan alsnog verlieslatend zijn als de ritten structureel langer duren dan gecalculeerd. Zonder rendement per opdrachtgever kom je daar pas achter bij de jaarafsluiting. Marge per opdrachtgever, bijgehouden per rit, laat dat veel eerder zien.
Zo loopt een spoedrit door GrowMate bij een koeriersbedrijf met veel opdrachtgevers:
Een spoedrit komt automatisch binnen vanuit het systeem van de opdrachtgever, of wordt handmatig ingevoerd bij een telefonische melding, met ophaaladres, aflevertijd en type zending.
Op basis van locatie, beschikbaarheid en het toegestane laadvermogen van het voertuig krijgt de meest logische chauffeur de rit voorgesteld, zodat de opdracht zonder tussenkomst van een planner wordt opgepakt.
De chauffeur haalt de zending op en de opdrachtgever kan de rit live volgen, zodat een telefoontje over de status overbodig wordt.
Bij aflevering wordt een handtekening of foto vastgelegd, met tijdstip en locatie, direct zichtbaar voor de opdrachtgever en meteen het bewijs bij een eventuele klacht.
Aan het eind van de periode worden alle ritten per opdrachtgever verzameld en gefactureerd tegen het afgesproken tarief per zone, gewicht of spoedtoeslag, zonder dat iemand ze een voor een hoeft na te tellen.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Opdrachtgevers zoals webshops, apotheken of drukkerijen sturen ritten rechtstreeks vanuit hun eigen systeem aan, zonder dat iemand een order hoeft over te typen.
Opdrachtgevers volgen hun lopende ritten live en downloaden zelf het bewijs van aflevering, in plaats van daarvoor te bellen.
Ritten per opdrachtgever en per periode sluiten automatisch aan op je boekhoudpakket, inclusief spoedtoeslagen en zonetarieven.
Actuele verkeersinformatie wordt meegenomen in de routekeuze van de chauffeur, zodat een spoedrit niet vaststaat in een file die te vermijden was.
De GrowMate-app, ingericht voor een koeriersbedrijf
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Voor bestelbussen tot 3.500 kg gelden de Europese rij- en rusttijdenregels meestal niet, maar zodra je met zwaardere voertuigen rijdt, gelden dezelfde eisen als voor het reguliere goederenvervoer. Een wagenpark met gemengde voertuigen vraagt dat je per voertuig weet welke regels van toepassing zijn, in plaats van overal dezelfde aanname te doen.
Bij grensoverschrijdend beroepsvervoer gelden ook voor lichtere bestelbussen eisen rond een vervoerdersvergunning en vakbekwaamheid, sinds die regels enkele jaren geleden zijn uitgebreid naar voertuigen die eerder waren vrijgesteld. Wie internationaal rijdt, moet dus per voertuig kunnen aantonen dat aan die vergunningseisen is voldaan.
Bij verlies, schade of een gemiste aflevering is het bewijs van aflevering vaak doorslaggevend voor wie aansprakelijk is: de koerier, de opdrachtgever of de ontvanger. Een tijdgestempelde handtekening of foto per zending is niet wettelijk verplicht, maar in de praktijk je enige verdediging bij een geschil.
Namen, adressen en soms medische of vertrouwelijke inhoud van zendingen, bijvoorbeeld voor een apotheek of laboratorium, vallen onder de AVG. Bewaartermijnen en toegang tot afleverbewijzen moeten daarom beperkt en verantwoord zijn, niet toegankelijk voor iedereen die met het systeem werkt.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste koeriersdiensten mee beginnen.
De kern van elk koeriersbedrijf: een rit snel bij de juiste chauffeur krijgen en de aflevering hard kunnen bewijzen.
Voor opdrachtgevers die willen dat een rit automatisch vanuit hun eigen systeem bij jou binnenkomt.
Als het ritvolume eenmaal stabiel loopt, moet de facturatie het tempo bijhouden.
Voor de mensen en voertuigen die het ritvolume dagelijks moeten waarmaken.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Het proces waarbij een binnengekomen rit automatisch of handmatig wordt toegewezen aan de meest geschikte beschikbare chauffeur.
De vastlegging van tijdstip, locatie en handtekening of foto bij het afleveren van een zending, ook wel proof of delivery genoemd.
Een rit die binnen een kort tijdvenster, vaak binnen het uur, moet worden opgehaald en afgeleverd.
Een tarief dat is gebaseerd op de afstand tussen ophaal- en afleveradres, ingedeeld in vaste prijszones.
De technische verbinding waarmee een opdrachtgever ritten rechtstreeks vanuit zijn eigen systeem aanlevert bij het koeriersbedrijf.
De implementatie is maatwerk tegen € 90 per uur en hangt af van het aantal koppelingen met opdrachtgevers dat je nodig hebt. Met dispatch, bewijs van aflevering en facturatie per zone zit je meestal in het pakket Groei, vanaf € 12.500 richtprijs. Support en hosting zijn optioneel.
Ja. Chauffeurs, opdrachtgevers en tarieven uit je huidige systeem migreren we mee, en de koppelingen met je grootste opdrachtgevers richten we tijdens de implementatie opnieuw in, zodat er geen ritten tussen wal en schip vallen.
Zodra een opdrachtgever de rit via de koppeling of het portaal aanmeldt, verschijnt hij direct in de dispatch en wordt de dichtstbijzijnde beschikbare chauffeur voorgesteld. Er zit geen handmatige tussenstap meer tussen het aanmelden en het inplannen.
Je zoekt de rit op en ziet direct het tijdstip, de locatie en de foto of handtekening van de aflevering. In de meeste gevallen is de discussie daarmee binnen een minuut opgelost, in plaats van dat je een chauffeur moet nabellen.
Ja, tarieven per zone, gewicht of spoedtoeslag stel je per opdrachtgever in, en elke opdrachtgever logt in op zijn eigen deel van het klantportaal met alleen zijn eigen ritten en facturen.
Ja. Rittenregistratie en planning werken voor elk type voertuig in je wagenpark. Voor de zwaardere voertuigen waarop wel rij- en rusttijden van toepassing zijn, houdt de planning daar apart rekening mee.
Ja, marge per opdrachtgever zet de gefactureerde tarieven af tegen de werkelijke rijtijd en afstand per rit, zodat je ziet welke opdrachtgever nog steeds binnen de afgesproken marge past.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een koeriersbedrijf.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.