Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
Het is verleidelijk om dispatch, koppelingen met opdrachtgevers, facturatie en margeanalyse in één keer aan te zetten. Bij een koeriersbedrijf werkt dat averechts, omdat het ritvolume geen ruimte laat om meerdere nieuwe systemen tegelijk te leren: een chauffeur die tussen twee spoedritten door moet uitzoeken hoe een nieuw scherm werkt, levert een gemiste aflevering op. Bovendien heeft margeanalyse pas waarde als dispatch en facturatie al een tijdje betrouwbaar naast elkaar draaien.
Daarom richten we eerst dispatch en bewijs van aflevering in, zodat elke rit vanaf dag één traceerbaar is. Zodra dat stabiel draait, volgen de koppelingen met je grootste opdrachtgevers en de facturatie per zone. Wagenparkbeheer en margeanalyse per opdrachtgever sluiten de rij, want die zijn vooral nuttig als er al een paar maanden aan ritdata staat.
De modulesets voor een koeriersbedrijf
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: dispatch en aflevering
De kern van elk koeriersbedrijf: een rit snel bij de juiste chauffeur krijgen en de aflevering hard kunnen bewijzen.
Koppelingen met opdrachtgevers
Voor opdrachtgevers die willen dat een rit automatisch vanuit hun eigen systeem bij jou binnenkomt.
Facturatie per zone en opdrachtgever
Als het ritvolume eenmaal stabiel loopt, moet de facturatie het tempo bijhouden.
Wagenpark en chauffeurs
Voor de mensen en voertuigen die het ritvolume dagelijks moeten waarmaken.
Wat elke module doet voor koeriersdiensten
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een koeriersbedrijf betekent |
|---|---|---|
| Transport & expeditie | Branchemodules | De branchemodule voor vervoer: rit- en tariefbeheer met chauffeursuren, hier de basis onder dispatch en de koppelingen met opdrachtgevers. |
| Routeplanning | Logistiek & Transport | Verdeelt binnenkomende spoedritten over de dichtstbijzijnde beschikbare chauffeur, in plaats van op volgorde van binnenkomst. |
| Chauffeurs-app | Logistiek & Transport | De chauffeur ziet zijn ritten, ophaaladres en aflevervenster op zijn telefoon, en kan een rit direct als opgehaald of afgeleverd markeren. |
| Foto- & handtekeningregistratie | Service & Buitendienst | Legt bij elke aflevering een foto of handtekening vast met tijdstip en locatie, het bewijs waar een discussie mee wordt opgelost. |
| Bezorgnotificaties | Logistiek & Transport | De opdrachtgever krijgt automatisch een melding zodra een zending is opgehaald of afgeleverd, zonder dat daarvoor gebeld hoeft te worden. |
| Track & trace-portaal | Logistiek & Transport | Opdrachtgevers volgen hun lopende ritten live, wat het aantal statustelefoontjes tijdens drukke uren aanzienlijk vermindert. |
| Open REST API | Koppelingen & Integraties | Opdrachtgevers met een eigen systeem sturen ritten rechtstreeks aan, zodat niemand een opdracht handmatig hoeft over te typen. |
| Webhooks | Koppelingen & Integraties | Statuswijzigingen zoals opgehaald of afgeleverd worden realtime teruggestuurd naar het systeem van de opdrachtgever. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Elke opdrachtgever ziet zijn eigen ritten, facturen en afleverbewijzen, gescheiden van die van andere opdrachtgevers. |
| Verzendkostenberekening | Logistiek & Transport | Berekent het tarief per rit op basis van zone, gewicht en eventuele spoedtoeslag, meteen bij het aannemen van de opdracht. |
| Prijs- & margeafspraken | Facturatie & Betalingen | Legt per opdrachtgever de afgesproken tarieven vast, zodat facturatie nooit per ongeluk het verkeerde tarief toepast. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Telt alle ritten van een opdrachtgever over de periode automatisch op tot een factuur, in plaats van dat iemand ze een voor een natelt. |
| Rittenregistratie | Wagenpark & Materieel | Legt kilometers en tijden per rit en per voertuig vast, nodig voor kilometeradministratie en voor het herkennen van omrijdgedrag. |
| Wagenparkbeheer | Wagenpark & Materieel | Houdt bij welk voertuig welk laadvermogen en welke uitrusting heeft, belangrijk bij het automatisch toewijzen van een rit. |
| Roosterplanning | HR & Personeel | Plant chauffeursdiensten op basis van verwachte drukte per dagdeel, zodat er bij een piek genoeg chauffeurs beschikbaar zijn. |
| Leverbetrouwbaarheid-KPI | Logistiek & Transport | Meet het percentage ritten dat binnen het afgesproken tijdvenster is afgeleverd, per opdrachtgever en per chauffeur. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een koeriersbedrijf, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een koeriersbedrijf, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Beginnen we met dispatch of met de koppelingen naar opdrachtgevers?
Meestal met dispatch en bewijs van aflevering, omdat dat de dagelijkse uitvoering is. Koppelingen met de grootste opdrachtgevers volgen vaak in dezelfde fase, kleinere koppelingen kunnen later.
Moeten alle opdrachtgevers meteen een eigen koppeling krijgen?
Nee. Je begint met de opdrachtgevers die het grootste ritvolume aanleveren, en voegt kleinere opdrachtgevers of nieuwe koppelingen later toe zonder de bestaande inrichting opnieuw te doen.
Kan personeelsplanning voor chauffeurs later worden toegevoegd?
Ja, roosterplanning sluit aan op de bestaande chauffeursgegevens en ritdata, en is een module die veel koeriersbedrijven pas toevoegen als het team boven een bepaalde omvang groeit.
Wat als een opdrachtgever een koppeling wil die niet standaard beschikbaar is?
Dan bouwen onze consultants een koppeling op maat via de open API, zodat ritten alsnog automatisch vanuit het systeem van die opdrachtgever binnenkomen.