Eén klant, één contract, en daaronder schoonmaak, groen, technisch onderhoud en misschien beveiliging die allemaal via dezelfde servicedesk binnenkomen: bij een facilitair bedrijf is het probleem zelden het uitvoeren van het werk, maar het overzicht houden over wie waarvoor verantwoordelijk is. GrowMate koppelt meldingen, onderaannemers, prestatieafspraken en facturatie aan elkaar, per klant en per discipline.
Een facilitair dienstverlener verkoopt geen losse dienst maar ontzorging over meerdere disciplines heen, van schoonmaak tot technisch onderhoud, vaak uitgevoerd door een mix van eigen mensen en onderaannemers. Komt een melding over een lekkage binnen bij de verkeerde discipline, of wordt een onderaannemer ingezet terwijl zijn VCA-certificaat vorige maand is verlopen, dan is dat niet zomaar een foutje: het is precies het risico waarvoor de klant een facilitair bedrijf inhuurt in plaats van zelf vijf leveranciers aan te sturen.
GrowMate zet de servicedesk, contractbeheer, onderaannemers en facturatie in één systeem. Een melding wordt automatisch naar de juiste discipline gerouteerd, onderaannemersdocumenten worden bewaakt op geldigheid, en prestatieafspraken zoals een NEN 2767-conditiescore worden vastgelegd zodat je bij de contractevaluatie met cijfers komt in plaats van met een gevoel. Je kiest zelf uit 439 modules wat jouw dienstenpakket nodig heeft, ingericht binnen één tot drie weken.
Zes knelpunten die we bij vrijwel elk facilitair bedrijf terugzien — en wat GrowMate daar concreet aan verandert.
Een melding over een lekkende kraan komt binnen bij de schoonmaakploeg in plaats van bij de technische dienst, en ligt daar een dag te wachten voordat iemand het doorstuurt. Een servicedesk die een melding op basis van type en locatie automatisch aan de juiste discipline toewijst, voorkomt dat oponthoud.
Een onderaannemer wordt ingepland zonder dat iemand ziet dat zijn VCA-certificaat of aansprakelijkheidsverzekering vorige maand is verlopen. Bij een incident is dat direct een probleem voor jouw bedrijf, niet alleen voor de onderaannemer. Documentbewaking met vervaldatum voorkomt dat je iemand inzet die niet meer gedekt is.
Een contract rekent af op prestatie in plaats van op gewerkte uren, maar bij de evaluatie is er geen vastgelegde conditiemeting of kwaliteitsscore om op terug te vallen. De klant en jij verschillen dan van mening over wat er geleverd is. Periodieke metingen vastgelegd per object maken die discussie een kwestie van cijfers.
Schoonmaak factureert maandelijks, technisch onderhoud per kwartaal en groenvoorziening per seizoen, allemaal los van elkaar naar dezelfde klant. Die krijgt drie keer een andere factuur en gaat twijfelen aan je overzicht. Facturatie per contract met duidelijke deelposten per discipline voorkomt die verwarring.
Een NEN 2767-meting had drie maanden geleden opnieuw uitgevoerd moeten worden, maar niemand had dat gesignaleerd totdat de klant er zelf naar vroeg. Een onderhoudsplan met signalering vóór de vervaldatum van elke meting voorkomt dat je achter de feiten aanloopt.
De schoonmaakploeg, de technische dienst en de groenvoorziening houden allemaal hun eigen dossier bij van dezelfde klant, en niemand ziet het geheel. De klant wil één aanspreekpunt en één overzicht, niet drie losse rapportages die elkaar tegenspreken.
Zo loopt een melding door GrowMate bij een facilitair bedrijf met meerdere disciplines per klant:
Per klant staat vast welke disciplines onder het contract vallen, met welke SLA-termijnen en tarieven, en welke onderaannemers voor welk onderdeel worden ingezet.
Telefoon, mail of het klantportaal komen samen in één servicedesk. Op basis van het type melding en de locatie wordt deze automatisch aan de juiste discipline of onderaannemer toegewezen.
De eigen ploeg of de onderaannemer voert het werk uit en legt dat vast met een werkbon, foto of checklist, inclusief eventuele conditiescore van het object.
Reactietijd en afhandeltijd worden per melding tegen de afgesproken SLA gezet, met een signaal zodra een melding dreigt te laat te worden.
Aan het eind van de periode gaan de deelposten per discipline samen naar één heldere factuur per klant, in plaats van losse rekeningen die de klant zelf moet optellen.
De app is geen uitgeklede versie van het systeem, maar precies het deel dat op locatie nodig is: wat er te doen is, wat er is afgesproken en wat er is gedaan. Zonder papier, zonder appjes achteraf.
Facturen per klant en discipline sluiten aan op je boekhoudpakket, inclusief e-facturatie richting grote opdrachtgevers.
Onderaannemers leveren documenten aan en zien hun eigen planning, zodat je niet handmatig achter geldige certificaten aan hoeft te bellen.
Klanten volgen zelf de status van hun meldingen over alle disciplines heen, met één overzicht in plaats van vijf losse contactpersonen.
Technische installaties zoals klimaatbeheersing of toegangscontrole kunnen gekoppeld worden, zodat storingsmeldingen vanuit die systemen automatisch in de servicedesk terechtkomen.
De GrowMate-app, ingericht voor een facilitair bedrijf
Software die de regels van je sector niet kent, verplaatst het werk alleen naar Excel. Dit nemen we bij de inrichting standaard mee.
Deze norm scoort de technische staat van gebouwonderdelen op een vaste schaal en vormt vaak de basis voor onderhoudsplannen en prestatiecontracten. Periodieke metingen per object vastleggen laat zien of een onderhoudsniveau daadwerkelijk gehaald wordt, in plaats van dat je erop moet vertrouwen.
Zet je onderaannemers in, dan kun je aansprakelijk zijn voor hun loonheffing en btw als die niet correct wordt afgedragen. Betalingen via een G-rekening en het bijhouden van geldige documenten per onderaannemer beperken dat risico aanzienlijk.
Voor technisch werk op locatie wordt vaak een geldig VCA-certificaat geëist, zowel van je eigen mensen als van ingehuurde partijen. Bewaking van certificaten op vervaldatum voorkomt dat een onderaannemer zonder geldige papieren aan het werk gaat.
Een servicedesk registreert namen, locaties en soms foto's van medewerkers of bewoners bij een melding. Leg vast wie toegang heeft tot die gegevens en hoelang ze bewaard blijven, zodat een verzoek om inzage niet leidt tot uitzoekwerk in losse mappen.
Uit 439 modules stellen we een set samen die bij jouw werkwijze past. Dit is het startpunt waar de meeste facilitaire dienstverleners mee beginnen.
Eén servicedesk die meldingen automatisch aan de juiste discipline koppelt, is de kern van elk multiservice-contract.
Zonder bewaking van documenten en kwaliteit bij onderaannemers draagt jouw bedrijf het risico van hun werk.
Meerdere diensten bij dezelfde klant moeten samenkomen in één heldere factuur, met marge zichtbaar per discipline.
Prestatiecontracten en SLA's vragen bewijs, en een klant met meerdere objecten wil één overzicht in plaats van losse rapportages.
Bij de inrichting gebruiken we jouw begrippen, niet die van een softwareleverancier.
Een norm die de technische staat van gebouwonderdelen scoort op een vaste schaal, vaak gebruikt als basis voor onderhoudsplannen en prestatiecontracten.
Een contract waarin meerdere facilitaire diensten, zoals schoonmaak, groen en technisch beheer, voor dezelfde klant gebundeld zijn.
Een via telefoon, mail of portaal binnengekomen verzoek dat wordt geregistreerd en doorgezet naar de juiste discipline of onderaannemer.
Een contract waarin de betaling geheel of deels afhangt van aangetoonde prestatie, in plaats van uitsluitend van gewerkte uren.
De aansprakelijkheid van een opdrachtgever voor loonheffing en btw van onderaannemers verder in de keten van uitvoering.
Ja. Elke discipline krijgt zijn eigen planning en registratie, maar deelt hetzelfde klantdossier en contract. Zo zie je per klant het geheel, terwijl elke discipline toch zijn eigen werkwijze houdt.
Elk inrichtingsuur kost € 90, of dat nu aan een servicedesk-koppeling of aan een onderaannemersportaal wordt besteed. Voor meerdere disciplines met contractbeheer en facturatie zit je meestal in het pakket Groei of Bloei, afhankelijk van het aantal contracten. Support en hosting blijven optioneel.
Ja. Contracten, klantgegevens, meldingshistorie en onderaannemersinformatie migreren we bij de implementatie mee, zodat je niet met een leeg systeem begint.
Per object leg je de meetfrequentie vast, en het systeem signaleert ruim voordat een nieuwe meting nodig is. De scores blijven gekoppeld aan het object, zodat je de trend over meerdere metingen kunt volgen.
Certificaten, verzekeringen en VCA-registraties worden per onderaannemer bewaakt op vervaldatum. Loopt iets bijna af, dan krijg je een signaal voordat je die partij weer inplant voor een nieuwe klus.
Ja. Conditiemetingen, kwaliteitscontroles en SLA-cijfers per contract worden vastgelegd, zodat je bij een contractevaluatie met onderbouwde cijfers komt in plaats van met een indruk.
Ja. Het klantportaal toont alle meldingen, contracten en rapportages van een klant over alle disciplines en objecten heen, zodat er geen vijf losse contactpersonen meer nodig zijn.
Veel bedrijven zitten op het snijvlak van meerdere sectoren. Deze inrichtingen liggen dicht bij die van een facilitair bedrijf.
Staat jouw branche er niet bij? Bekijk alle sectoren
Geen algemene productdemo, maar een gesprek over jouw objecten, jouw processen en jouw cijfers. Vrijblijvend en zonder verkooppraatje.