Beginnen met te veel modules is duurder dan beginnen met te weinig
De verleiding om servicedesk, contractbeheer, onderaannemersbeheer, kwaliteit, facturatie en dashboards in één keer aan te zetten is groot, zeker omdat een facilitair bedrijf per definitie met veel losse onderdelen werkt. Toch werkt dat slecht, omdat je medewerkers en onderaannemers dan in één keer met een compleet nieuw proces geconfronteerd worden terwijl ze net gewend waren aan hun eigen manier van melden en registreren. Dan valt iedereen terug op telefoon en mail, en verdwijnt precies het overzicht waarvoor je het systeem invoerde.
Daarom richten we eerst de servicedesk en het contractbeheer in, zodat elke melding bij de juiste discipline terechtkomt en één klant met meerdere diensten al herkenbaar is in het systeem. Draait dat stabiel, dan volgen onderaannemersbewaking, kwaliteitscontroles zoals conditiemetingen en de facturatie die alle disciplines samenbrengt in één rekening per klant.
De modulesets voor een facilitair bedrijf
Set 1 en 2 vormen samen bijna altijd fase één van de implementatie. Set 3 en 4 volgen zodra het dagelijkse proces staat.
Basis: servicedesk, contracten en meldingen
Eén servicedesk die meldingen automatisch aan de juiste discipline koppelt, is de kern van elk multiservice-contract.
Onderaannemers en kwaliteit
Zonder bewaking van documenten en kwaliteit bij onderaannemers draagt jouw bedrijf het risico van hun werk.
Geld: facturatie per discipline
Meerdere diensten bij dezelfde klant moeten samenkomen in één heldere factuur, met marge zichtbaar per discipline.
Verantwoording en gebouwbeheer
Prestatiecontracten en SLA's vragen bewijs, en een klant met meerdere objecten wil één overzicht in plaats van losse rapportages.
Wat elke module doet voor facilitaire dienstverleners
Dezelfde module doet in elke branche iets anders. Hier staat wat hij bij jou oplevert.
| Module | Categorie | Wat het voor een facilitair bedrijf betekent |
|---|---|---|
| Storingsregistratie | Service & Buitendienst | Meldingen van klanten komen gestructureerd binnen met locatie en type, zodat de juiste discipline of onderaannemer meteen kan worden toegewezen. |
| Servicecontracten | Service & Buitendienst | Per klant en discipline staan de afgesproken diensten, tarieven en SLA-termijnen vast, als basis voor zowel planning als facturatie. |
| Ticketsysteem | Communicatie & Klantservice | Elke melding wordt een ticket met status, zodat een klant altijd kan zien of iets is opgepakt, in behandeling is of afgerond. |
| SLA-bewaking | Communicatie & Klantservice | Reactie- en afhandeltijden per melding worden getoetst aan de afgesproken norm, met een signaal vóór een melding te laat wordt. |
| Leveranciersbeheer | Inkoop & Leveranciers | Alle onderaannemers staan met contactgegevens, tarieven en geldige documenten centraal, in plaats van verspreid over losse mappen. |
| Leveranciersbeoordeling | Inkoop & Leveranciers | Onderaannemers worden gescoord op kwaliteit, levertijd en klachten, zodat je bij een nieuwe klus weloverwogen kiest wie je inzet. |
| Contractbeheer | Sales & Offertes | Multiservice-contracten met looptijd, indexering en verlengmomenten worden bewaakt, zodat je tijdig weet wanneer een contract herzien moet worden. |
| Klantportaal | CRM & Relatiebeheer | Een klant met meerdere disciplines en objecten ziet alle meldingen en rapportages op één plek, in plaats van bij vijf losse contactpersonen. |
| Klantprofiel 360° | CRM & Relatiebeheer | Contracten, meldingshistorie en contactgegevens van een klant staan op één klantkaart, ook als er meerdere disciplines bij die klant lopen. |
| Kwaliteitscontroles | Productie & Planning | Periodieke controles per object en discipline leveren de cijfers waarmee een prestatiecontract onderbouwd kan worden. |
| VCA-projectdossiers | Kwaliteit & Certificering | Veiligheidsdocumenten van eigen medewerkers en onderaannemers zijn compleet en vindbaar per klus, klaar voor een audit. |
| Verkoopfacturen | Facturatie & Betalingen | Deelposten per discipline komen samen in één heldere factuur per klant, in plaats van losse rekeningen per dienst. |
| Terugkerende facturen | Facturatie & Betalingen | Vaste contractbedragen per discipline gaan periodiek automatisch de deur uit, met ruimte voor losse meldingen die daarnaast gefactureerd worden. |
| Kostenplaatsen & -dragers | Financieel & Boekhouding | Kosten van eigen personeel en onderaannemers worden per klant en discipline toegewezen, zodat je marge per contract inzichtelijk is. |
| Realtime dashboards | Business Intelligence | SLA-scores, openstaande meldingen en marge per discipline staan op één scherm, klaar voor het gesprek met een opdrachtgever. |
| Gebouwbeheer | Facilitair & Veiligheid | Panden, installaties en onderhoudscontracten van een klant staan in overzicht, gekoppeld aan de meldingen en conditiemetingen van die locatie. |
Dit is een selectie. Bekijk alle 439 modules of laat ons een pakket voorstellen op basis van je huidige werkwijze.
Van keuze naar draaiend systeem in 1 tot 3 weken
Wat er in die weken gebeurt bij een facilitair bedrijf, en wat we van jou nodig hebben.
Intake en procesopname
We lopen jouw werkwijze door: welke stappen doorloopt een opdracht bij een facilitair bedrijf, wie doet wat, en waar loopt het nu vast. Hier komt de definitieve moduleset uit.
Inrichting en datamigratie
De gekozen modules worden ingericht met jouw begrippen, statussen en rapportages. Bestaande gegevens uit Excel of je huidige pakket worden ingelezen en gecontroleerd.
Testen met echte gegevens
Je draait een aantal echte opdrachten door het systeem. Wat niet logisch voelt, passen we aan voordat iedereen ermee gaat werken.
Livegang en begeleiding
Korte instructie per rol, geen dagenlange training. De eerste weken zit er iemand naast je om af te maken wat in de praktijk pas opvalt.
Uitbreiden per fase
Zodra het dagelijkse proces staat, kiezen we de volgende set modules. Je betaalt alleen de inrichtingsuren van wat je toevoegt.
Vragen over modules en fasering
Moeten we voor elke discipline apart beginnen met modules?
Nee. De meeste facilitaire bedrijven starten met de servicedesk, contractbeheer en facturatie, en voegen daarna per discipline de specifieke onderdelen toe, zoals kwaliteitscontroles voor schoonmaak of conditiemetingen voor technisch beheer.
Wat als een klant een afwijkende SLA-afspraak heeft per discipline?
Dat wordt per contract en per discipline ingericht. De ene dienst kan een reactietijd van vier uur hebben en de andere van een dag, binnen hetzelfde klantcontract.
Kunnen we een nieuwe discipline toevoegen zonder de bestaande contracten te raken?
Ja. Een nieuwe discipline sluit aan op de bestaande klanten en contracten. Je betaalt dan alleen de inrichtingsuren van die uitbreiding, de rest blijft ongewijzigd.
Is er een aparte module voor onderaannemersbeheer?
Onderaannemers worden beheerd binnen leveranciersbeheer, met documentbewaking en beoordeling per partij, gekoppeld aan de klussen waarvoor ze zijn ingezet.